Mensen werken hard om zo effectief mogelijk te zijn. Hoe gaat u binnen uw werk zo efficient mogelijk met uw tijd om. In dit korte artikel 20 tips die u direct kunt gebruiken om veel tijd te winnen. Kies uw top 3 die u direct helpen in boeken van tijdwinst.
Er volgen 20 korte tips. U hoeft niet alles tegelijk te veranderen. Kies de drie tips uit die u een quantumsprong kunnen geven. Begin dan bij de meest belangrijke tip en voer deze stap voor stap in. Ga dan naar de volgende tip.
Tip 1:focus op 1 ding tegelijk!
Mensen multitasken te veel. Uit onderzoek blijkt dat zowel mannen als vrouwen hierdoor 25% minder effectief worden. Richt u dus op 1 taak per keer en maak dit af met focus.
Tip 2: blok zelfde soort activiteiten achter elkaar. Hierdoor krijgt u de kans om in het ritme te komen van die activiteit. Door dezelfde handeling achter elkaar te doen wordt u er als het ware handig in. Dus geen werksituatie waarin u email leest, meteen een collega te woord staat, dan een rapport leest, een telefoontje pleegt, om vervolgens weer te vergaderen. Vanaf nu plaatst u alle telefoontjes achter elkaar. U maakt eerste een voorselectie van uw email waarna u alles achter elkaar leest.
Tip 3: plan voor elke taak 20% extra tijd in. U focust op het niet gebruiken van die tijd. Doet u dit 5 keer dan ontstaat het mentale voordeel van 100% gewonnen tijd. Deze tijd kunt u gebruiken om te ontspannen, calamiteiten op te vangen, u voor te bereiden op een vergadering, rustig te reizen naar uw volgende bestemming etcetera.
Tip 4: zie al uw communicatiekanalen als informatie en laat deze samen komen in een systeem. Draag hiervoor een boekje bij u waarin u gedurende dag alle informatie uit telefoon, email, persoonlijke gesprekken, vergaderingen, twitter, post verzameld. Verwerk deze informatie 1 keer per dag in uw to do lijst, planning/ agenda/ projectlijst. U krijgt hierdoor veel meer overzicht.
Tip 5: verzamel bij elke taak voordat u begint eerst alle informatie!
U schat de benodigde tijd in, stelt vragen, haalt de kernboodschap eruit. Daarna beslist u of u het wel of niet gaat doen. En in geval dat u de taak accepteert of u het nu of later zult doen. Hierdoor wordt u niet meer enkel urgentiegedreven aangestuurd maar maakt u een gedegen afweging wat u doet op een dag!
Tip 6: bepaal altijd vooraf uw optimale route en modus. Bepaal uw doel, benodigde tijd, uw meest optimale stappenplan en voer de taak zo effectief en efficient mogelijk uit. Op deze manier activeert u in uw brein een mechanisme (uw RAS) dat ervoor zorgt dat u met focus aan uw taken werkt. Of u nu begint stukken te lezen, te vergaderen, te communiceren, te coachen of telefoneren...u begint pas als u weet waar u eindigt en wat de meest effectieve route is naar uw doel!
Tip 7: Ruim uw bureau en pc op.
Deel alles zo in, zodat u het direct kunt pakken wanneer u het nodig hebt. De rommelpotten onder ons hebben vaak als argument dat ze alles eenvoudig terug kunnen vinden. Toch zijn juist zij vaak spullen aan het zoeken. Het...wie heeft er aan mijn spullen gezeten is dan niet van de lucht! Een schone werkplek geeft een rustig hoofd en dit werkt mentaal continue door. Gooi alle informatie die u lange tijd niet meer hebt aangeraakt weg. Zet alles waar u over twijfelt op een lijst ooit/ misschien. Hanteer 3 bakjes: to do/ to file, to read en schoon deze regelmatig. Gebruik plastic mapjes en label deze aan de binnenkant met post it nootjes. U kunt dan alles snel pakken.
Tip 8: Start met luisteren tijdens communicatiemomenten.
Luisteren bespaart veel tijd en levert meer relevante informatie op. Bevestig uw gesprekspartner dat u hem of haar hebt gehoord, formuleer zijn of haar wens en vraag hier actief op door. U weet dan sneller wat de ander zijn wens of verwachting is. Uw begrip verbetert hierdoor, de ander voelt zich ook meer begrepen en zal minder geneigd zijn tot langdradig discussieren.
Tip 9: plan vergaderingen vlak voor de lunch of het einde van de dag.
Mensen willen naar huis of naar de lunch en zullen alles er aan doen om zo effectief mogelijk te vergaderen.
Tip 10: plan maar 1 tot 3 meest belangrijke taken per dag. Plan uw meest belangrijke taak aan het begin van de dag. Probeer hier dan zo ongestoord mogelijk aan te werken en zorg dat u de taak ook af krijgt. Dit geeft immers veel voldoening. Als u dit niet doet dan zullen vaak urgente zaken de belangrijke zaken overrulen. U komt er dan ook niet meer aan toe. De meeste mensen plannen te veel, te positief en beinne met minder belangrijke dingen de dag. u komt dan niet toe aan wat werkelijk belangrijk is! De waan van de dag haalt u dan te vaak in!
Tip 11: wees actief in communiceren van uw tijd en bezigheden aan uw omgeving. De omgeving weet dan wat u precies uitvoert en er kan
dan meer rekening worden gehouden met uw taken.
Tip 12: wees alert op stoorzenders.
Ga eens na door wie u met grote regelmaat gestoord wordt waardoor u tijd verliest (uzelf of anderen!).. Ga een gesprek met hen aan en verzin ook een actieplan om tijdverlies te voorkomen.
Tip 13: stem uw taken en bioritme op elkaar af.
Plan uw meest belangrijke taken als u het meest fit bent en uw routinematige taken als u minder fit bent. U kunt hierdoor gefocust werken op tijden dat het werk meer focus en alertheid nodig heeft.
Tip 14: kom zelf uw afspraken na en houdt uw omgeving ook aan hun afspraken.
Tip 15: werk met passie.
Dit zorgt ervoor dat u meer gefocust kunt werken.
Tip 16: raadpleeg voor accepteren van een taak altijd eerst uw agenda.
Bekijk uw meest belangrijke taken en vraag uzelf af of u het gaat doen of niet en of u het nu of later zult uitvoeren. Stel hierbij gericht duidelijke prioriteiten.
Tip 17: bepaal uw prioriteiten op basis van VLENS.
Dit acroniem bevat de volgende kenmerken: is het mijn verantwoordelijkheid of niet? Is er een legitieme deadline? Zit er een economisch belang aan vast voor mijn bedrijf? Kan iemand of een team niet verder als ik het niet uitvoer? Is het vanuit sociaal/ collegiaal standpunt te verantwoorden om de taak uit te voeren. Voor een collega die altijd iets voor u doet, kunt u mogelijk meer empathie opbrengen dan voor een collega die u ook niet helpt.
Tip 18: ontwerp routines.
Hierdoor hoeft u minder na te denken. Stap 2 versimpel uw routines.
Tip 19: plan 2 x 20 minuten denktijd in.
Dit gebruikt u om uw energielevel, uw planning van de dag en meest belangrijke taken van de dag te evalueren: hoe gaat het hiermee? Gaat het goed of dien ik een aanpassing te maken?
Tip 20: Focus u op inplannen van taken die niet urgent en wel belangrijk zijn!
Werk dus niet enkel aan taken die urgent en belangrijk zijn .Anders blijft u rennen! U kunt op middellange termijn heel veel tijd winnen door te werken aan planmatige verbetering van uw werkwijze (niet urgent - wel belangrijk!).. Door na te denken over hoe u bepaalde processen kunt verbeteren, zodat het u meer tijd zal opleveren. Vraag uzelf af: wat moet ik dan meer, minder en niet meer doen!
Succes met uitvoeren van deze tips en laat me eens weten welke tips specifiek handig voor u zijn:
Download ook onze BrainBoost Powerbox voor 100% Tijdwinst en plezier!
Over de auteur:
Wout Plevier
Coach, Trainer, Spreker l Persoonlijke Effectiviteit l Teamsucces l Versneld Leren en Lezen
info@woutplevier.nl
W 073 52 2 5656
https://woutplevier.nl
SLiM! Training, inspirerende spreekshows en topcoaching voor meer persoonlijke grip in werk. Inspiratie en DOE trainingen met 100% rendement voor managers, teams en werkende professionals.
Belangrijkste is voor mij de laatste tip:
Plan tijd voor dingen die belangrijk zijn, je kerntaken. Houdt dus je doel voor ogen. En gebruik je agenda om tijd te reserveren voor die kerntaken. Dat is dus ook tip 10.
Als je dat doet en je werkt aan 1 ding tegelijk aan een opgeruimd bureau, dan boek je vooruitgang.
Breng overzicht aan in je tijd en in je werk, zodat je toekomt aan dingen/zaken die werkelijk belangrijk zijn!
Arthur
|
|
14
-
10
-
2010
|
10
:
45
uur
Na aanleiding van het lezen van bovenstaande tips, hierbij een reactie.
Als middenkadermanager heb ik te maken met een BM en PM echter, hier merken wij zeer weinig van, taken zoals hierboven beschreven zijn bij hen niet of nauwelijks van toepassing en worden niet herkend of erkend waardoor effectief managen / coachen naar de werknemers ver ondergeschikt blijft aan protocollen/ quota's en men dus zeer effectief op de bureaustoel blijft zitten.In al deze tips zit wel een passage die gebruikt zouden kunnen / moeten worden om effectiever te zijn naar het middenkader cq werknemer om, continuïteit te waarborgen binnen het segment waarin men werkzaam is.
In tip 2, waarin u een werksituatie beschrijft kan ik mij goed vinden, er vindt geen voorselectie plaats en over het vergaderen en werkoverleg maar te zwijgen. Taken plannen , communiceren= informeren,want als men niet communiceert heb je ook geen informatie en vise versa.Tijd bepalen voor een optimale route en modus om de dag door te komen staan hoog in het vaandel, dus de doelstelling van BM em PM zijn vooraf al bepaald.Als de suggestie gewekt wordt dat er aan spullen zou worden gezeten die überhaubt niet aanwezig zijn, zou de voetnoot in deze kunnen zijn, ,,en mijn bureau is altijd opgeruimd''
Het plannen van vergaderingen/ overleg vlak voor de lunch of het einde van de dag? No way José, zonde van mijn doelstelling, dat doen we maar even tussendoor op de door hun geplande tijden wat uiteraard wederom niet ten goede komt aan productiviteit en er gemekkerd gaat worden over protocollen die niet uitgevoerd kunnen worden en quota's( targets )die niet gehaald worden wat wel de doelstelling moet zijn van het middenkader.
Uiteraard is ( wordt) de middenkadermanager dan de stoorzender die ze liever niet aan zien komen laat staan met deze mensen communiceren, waardoor deze mensen zich terecht ondergewaardeerd voelen en merken dat ze niet serieus worden genomen die dan actie moeten ondernemen en zeer inventief moeten zijn om de werknemers binnen het tijdbestek wat ze hebben te informeren over wat er besproken(??? ) is tijdens de vergaderingen cq werkoverleg.Zoals de Paus altijd heeft aangegeven, geslachtsgemeenschap moet gericht zijn op het maken van leven, Nou, dan schreeuwen we er maar wat bij'' ja toch , verzin iets, een actieplan of doelstelling , als er maar wat op papier staat.
Als middenkadermanager moet ik inderdaad mijn bioritme aanpassen op mijn taken en niet andersom, als je pm 55/60 uur werkt p/w heb je geen tijd om niet fit te zijn en ben je gefocust op het werk om de doelstelling( target ) te halen welke op papier staat en is verzonnen.
Afspraken nakomen, man om man ,woord om woord en een sluitende deal maken, dat zou bij ons een prachtig leermoment zijn in de top, andersom wordt het wel van je verwacht als het de geplande taken en doelstelling bovenin maar niet door elkaar gooit, dan is de focus weg en de routine kan niet worden gehandhaaft.
Als het aanspreekpunt voor deze mensen hun agenda is en deze te raadplegen over to do/ not to do zijn ze ver gezonken en niet cappabel adequaat te reageren. Prioriteiten stellen en gericht te werk gaan? allee zeg!!
Geachte,
Ik kan hier nog wel even over doorgaan en er misschien wel een boek over schrijven die zo dik is als een ludlum.
In onze economie zou het speerpunt en aandachtspunt eens het middenkader en werknemersfront moeten zijn en zich af gaan vragen hoe het komt dat er juist in deze categorie zoveel mensen ziek zijn / worden en langdurig thuislopen en geen klankbord hebben.
Waarom spelen de adviesbureaus hier niet op in? Natuurlijk niet, dan moeten zij de opdrachtgevers gaan bekritiseren en ja'' de pijp moet toch blijven roken nietwaar!!
Middenkadermanagers en werknemers zijn hard nodig in deze harde tijd om de economie weer op pijl te krijgen, de managers die leiding zouden moeten geven en alleen maar met een dikke nek lopen en die zouden moeten weten hoe om te gaan met zijn / haar personeel ffe lekker links laten liggen en geen aandacht aan schenken dan weet ik zeker dat ze tzt te rade gaan bij het middenkader en werknemers om zodoende info in te winnen over bv hoe het binnen de toko gesteld is en gaat, instanties en bureaus zouden de ballen moeten hebben zich te focussen op het middenkader en werknemers en met deze mensen in gesprek gaan hoe zij hun ( topmanager) kunnen coachen en bijstaan zodat deze inzicht krijgt hoe het met deze mensen gesteld is die zijn toko naar de gevraagde doelstelling ( target ) kunnen helpen.Topmanagers kunnen dan hun managementboekjes in no time door de schredder halen. Middenkadermanagers worden doorgaans altijd met problemen opgezadeld waar doorgaans geen oplossing voor te vinden is en die ook niet wordt aangedragen door het topmanagement. het gevoel, misbruikt, ondergewaardeerd te worden frustraties die de boventoon voeren komt voor 100% op het conto van het topmanagement.Mismanagement waardoor onze economie naar de ....... gaat. men zou trots en dankbaarder moeten zijn voor de inzet van Middenkader en werknemers en niet gaan lopen flaneren met HUN zogenaamde Know How.
Gebruik maken van de kennis en kunde binnen je toko, het volle potentieel waarderen en op een goede manier gebruiken, niet structureel dezelfde fouten maken, dan zijn super effectieve tips om direct tijd te winnen niet nodig, die zijn ook maar bedacht en verzonnen aan de hand van instromende info die de topmanagers nog gekker maken en, zeer zeker de jeugdige managers die er dan ook nog het zogenaamde vakjargon doorheen moeten gooien, hoe gek kan het worden, soms lijkt het wel een toneelstuk waar de topmanager zelf de hoofdrol in speelt, solliciteer bij Joop van den Ende dan win je misschien nog eens wat.
En dan nog even dit, een opgeruimd bureau is een stap in de goede richting en boek je vooruitgang oké maar, als je dat al niet hebt ingezien en er d.m.v. dit artikel op moet worden geatendeerd dan ben je al heel lang onderweg of je hebt veel gemist of de onjuiste begeleiding gehad.Met alle respect hoor, maar alles heeft een oorzaak.
Wanner je een topmanager met een stuk touw ziet slepen kun je hem vragen waarom hij dat stuk touw achter hem aansleept, in veel gevallen kun je het antwoord zelf wel invullen, ik heb geprobeert het stuk touw voor mij uit te duwen maar dat gaat niet.??
Volgens mij is mijn reactie voor snellezers, zoniet, dan ben je minimaal 2 minuten van je tijd kwijt geweest, vooral omdat je ook tussen de regels door moet lezen en je eigen bevindingen en ervaringen ffe op een rijtje moet zetten.
Oké relax, relax man, komt goed, ffe voorsorteren dit verhaaltje, lekker kort door de bocht neem het mee in je bagage en weer lekker door met je dagelijkse beslommering
Over de auteur:
