Op het moment dat deze bijdrage verschijnt, heeft dit jaar nog 68 werkdagen. Zo weinig dagen en waarschijnlijk nog zóveel dat gerealiseerd moet worden van de doelstellingen van 2010. Wat doet u? Alle improductiviteit schrappen en maar vooral hard aan het werk?
Nieuw elan
Veel bedrijven moesten na de zomer constateren dat ze in omzet een kwartaal achterliepen (Conjunctuurenquête Nederland). Er zijn ongetwijfeld veel nieuwe plannen getrokken: een nieuwe realiteit vraagt om een nieuw vertrekpunt. En juist met dat nieuwe elan zult u vaker moeten terugkoppelen: zitten we op het goeie spoor, waar moeten we bijstellen? Organisaties een vast stramien kenden voor hun overleggen zullen dat moeten bijstellen: wilt u nog kunnen bijstellen, zorg dan dat u op tijd bent.
Vergaderen is geen werk
In omzetgedreven (lees: klantgestuurde) organisaties krijg ik op de vraag hoe vaak er overlegd wordt meestal een antwoord dat lijkt op "in principe ééns in de…" en dan volgt de frequentie. Dat laatste kan me niet zoveel schelen: ik vind dat "in principe" zorgelijk! Dat betekent dat men al een slag om de arm houdt; als er wat tussenkomt, schuift het overleg gewoon op. Ik heb er al eens eerder aan gerefereerd: in ons conservatieve Nederland regeert Genesis 3:19; werk is alleen werk als het zweet op je voorhoofd staat. Vergaderen hoort daar dus niet bij.
Niet communiceren is een doodzonde
Maar een overleg is bedoeld om gegevens te verzamelen, samen te voegen en er in gezamenlijkheid ‘informatie’ van te maken. Organisaties kunnen niets met kale gegevens, die hebben informatie nodig om besluiten te kunnen nemen. En dat betekent input van en terugkoppeling door medewerkers. Als die er niet zijn, gaat het proces haperen. Dan kan er niet meer adequaat gestuurd worden.
En wie denkt later in de week nog zinvol te kunnen bijdragen, slaat de plank mis. Ga maar na: als er op maandag een overleg plaats vindt waarin, door het ontbreken van sleutelfiguren, geen besluiten kunnen worden genomen, dwingt de actualiteit toch ad hoc besluiten af. De business moet dóór, maar er wordt dus besloten op basis van onvolledige gegevens. Gegarandeerd dat halfweg de week, met alsnog input van de sleutelfiguren, de besluiten moeten worden teruggedraaid – waar dat nog kan… Dat is verkeerde energie. Een organisatie die niet goed communiceert, verliest haar slagkracht. En dat is het allerlaatste wat u zich op dit moment kunt veroorloven.
Tips - Zorg dat uw bijgestelde plannen voor de rest van dit jaar gecommuniceerd zijn tot in alle hoeken en gaten van de organisatie.
- Zorg dat iedereen weet wat voor de komende maanden (weken!) prioriteit heeft; welke speerpunten hanteren we, welke initiatieven zijn in de koelkast gezet?
- Zorg dat iedereen weet wat het voorgaande voor consequenties heeft voor planontwikkeling, projecten, acquisities, kortom voor heel zijn persoonlijke planning.
- Richt alle overleggen in op het terugkoppelen van de vorderingen; wat u wilt weten is: ‘hebben we een juist besluit genomen en zo ja, zijn we op de goede weg?’
- Sluit alle feedbacklussen, weet waarop u zou willen bijsturen als dat noodzakelijk is en richt processen daarop in.
Een laatste, misschien wel meest belangrijke tip: duld geen, nogmaals, geen afwezigheid bij overleggen tot eind 2010.
Succes!
Over de auteur:
