Als journalisten de onderhandelende politici benaderen, worden ze met een vriendelijke glimlach en afwerend gebaar afgehouden: "We doen op dit moment geen mededelingen, het is radiostilte!" Maar als we niets horen, vullen we zelf wel in wat er 'blijkbaar' gebeurt! Deze blog is een vervolg op mijn artikel:Zo gaat u om met de geruchtenstroom, naar aanleiding van de reacties.
In een sfeer van geheimhouding
Hoe ontstaan geruchten? Daar ging ik in dat artikel vooral op in. Ik noemde als voorbeeld de frequente MT-vergaderingen, waar geen informatie over gegeven werd. Als u geheimzinnig doet over uw activiteiten, kunnen medewerkers daarmee aan de haal gaan. Ze proberen het plaatje voor zichzelf weer compleet te maken: wat onbekend is, wordt naar waarschijnlijkheid ingevuld. En dat gaat vervolgens de ronde door. Geruchten worden door managers gezien als verstorende communicatie Toch kunnen managers de geruchten door hun gedrag zelf in het leven roepen. Vaak worden bijvoorbeeld zaken geheim gehouden die tegelijkertijd openlijk waarneembaar zijn - en dus helemaal niet zo geheim. Dat is voer voor speculatie. Er wordt trouwens sowieso meer geheim gehouden dan nodig is.
Mysterieuze radiostilte
Neem bijvoorbeeld de politieke onderhandelingen die op dit moment gaande zijn. Als journalisten de politici benaderen, worden ze met een vriendelijke glimlach en afwerend gebaar afgehouden: "We doen op dit moment geen mededelingen, het is radiostilte!" En evenals in een bedrijf leidt dergelijke radiostilte tot geruchten. Als we niets horen, vullen we zelf wel in wat er blijkbaar gebeurt! Natuurlijk hoeven de politici niet prijs te geven wat hun strategische inbreng was of welke meningsverschillen er werden uitgevochten in de onderhandeling, maar ze zouden bijvoorbeeld wel kunnen zeggen. "Vandaag hebben we gesproken over de woningmarkt en daarin zijn we al behoorlijk goed tot elkaar gekomen'. Dit geeft informatie, en daarmee rust. Zonder informatie gaan we daarover speculeren.
Hoe bedreigend zijn onware geruchten?
Dat medewerkers geruchten verspreiden, is hen niet kwalijk te nemen. Mensen hebben de natuurlijke neiging om op zoek te gaan naar verklaringen en duidelijkheid in onzekere situaties. Als zij die niet van hun manager krijgen, dan gaan ze daarover in gesprek met elkaar. Gezamenlijk vormen ze conclusies over wat er schijnbaar aan de hand is. Managers vinden de geruchtenstroom die ontstaat soms vervelend, maar als er alleen maar onzin verspreid zou worden, is dat niet eens zo bedreigend. U zou kunnen denken: 'ach, laat ze maar kletsen, er klopt toch niets van!'. U zou ook gemakkelijk de verhalen kunnen ontkrachten, maar waarom zou u dat doen als medewerkers geheel op een verkeerd spoor zitten? Het gerucht werkt dan misschien juist als een hulpmiddel om uw geheim te bewaren. Zodra u later met verklarend nieuws komt, verliest het gerucht immers meteen zijn geloofwaardigheid.
Dicht bij de waarheid
Lastiger is het echter als de medewerkers met hun speculaties op het juiste spoor zitten. Soms worden dan gevoelige snaren geraakt. Het kan zijn dat er zo door medewerkers openlijk over zaken gesproken wordt, die u op dit moment liever nog geheim houdt. Wellicht concluderen de medewerkers aan de hand van uw ontwijkende lichaamstaal dat ze behoorlijk in de buurt komen met hun veronderstellingen. Hun volgende conclusie is dan mogelijk dat gezien uw non-verbale reactie het hele gerucht wel eens de waarheid zou kunnen zijn. Roei dat nog maar eens uit!
Dat medewerkers met hun geruchten vaak redelijk op het goede spoor zitten is overigens helemaal niet zo vreemd. Ze trekken namelijk conclusies uit wat ze (gewoon) horen en zien. De individuele observaties worden in de wandelgangen aaneengesmeed en zo ontstaat een verhaal dat angstvallig veel waarheid bevat.
Effectief omgaan met geruchten
Lezers gaven in hun reactie op mijn artikelte kennen dat ze graag tips krijgen hoe ze effectief met de geruchtenstroom kunnen omgaan. Hier wil ik graag een paar ideeën geven.
1. Creëer geen onnodige geheimen
Als er in uw MT wordt gesproken over geheimhouding, vraag u dan af of álles wel geheim moet blijven, of dat er ook zaken zijn die wel besproken mogen worden.
2. Bied zoveel mogelijk openheid
Bespreek deze zaken openlijk met uw personeel, desnoods met een kleine delegatie (niet iedereen hoeft aanwezig te zijn) en zorg dat de feiten die u mededeelt op schrift terug te vinden zijn. Daarmee voorkomt u waarheidsverdraaiing in de speculaties.
3. Geef een duidelijke termijn aan uw geheimen
Maak duidelijk wanneer u wel meer kunt vertellen. Ook daarmee weten uw medewerkers beter waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten.
4. Neem onnodige zorgen weg
Als u geruchten verneemt die duidelijk onwaar zijn en die schadelijk zijn voor personen, ontken dan stellig die geruchten. Aangezien u door bovenstaande punten al vertrouwen hebt gecreëerd, zullen uw medewerkers uw ontkrachting van de geruchten gemakkelijk accepteren.
5. Ga niet in gevecht tegen geruchten van het onschuldige type
U kunt geruchten niet altijd tegengaan maar vaak is dat ook niet eens nodig. Zoals ik in mijn artikel beschreef zijn geruchten ook functioneel. Negeer onschuldige geruchten. Beantwoord vragen zover dat mogelijk is (punt 1) en verwijs naar het moment dat u meer zult vertellen (punt 3).
6. Ga niet op zoek naar een zondebok of oproerkraaier
Presenteer niet openlijk uw afkeuring over de geruchten. Doe niet uw best om de geruchtenstroom 'uit te roeien' middels een confronterende presentatie. Dat is namelijk olie op het vuur. Niemand voelt zich de eigenaar van een gerucht of meent die (persoonlijk) actief te hebben verspreid. Er bestaat geen 'zondebok' of ''oproerkraaier' die de geruchten in het leven heeft geroepen. De speculatieve verhalen en misvormingen zijn gewoon ontstaan in de overdracht. De medewerkers hebben 'gewoon iets gehoord' en toetsen hun ideeën daarover aan de mening van anderen. Als u uw afkeuring over de geruchten uitspreekt, zal niemand zich persoonlijk aangesproken voelen. Uw medewerkers zullen het wellicht zelfs grondig met u eens zijn en verklaren dat ze 'ook niet weten' hoe die verhalen zijn ontstaan. Vervolgens is uw 'praatje' weer aanleiding tot een nieuwe roddel zoals: 'het zit hem wel hoog hè?'
7. Zorg voor een goede debriefing
Op het moment dat u uiteindelijk met verklaringen komt, leg dan achteraf uit waarom u eerder de zaken geheim hield die toen actueel waren. Evalueer de onrust die is ontstaan en stel mensen gerust. Met een dergelijke debriefing zult u zeker veel vertouwen winnen
Over de auteur:
