Met humor leren is een goede manier voor uw brein om zaken te onthouden. In dit artikel beschrijven we de acht meest gemaakte feedbackfouten. Gebruik ze veelvuldig en uw gesprekken verlopen absoluut stroef. Draai ze om en uw communicatie versoepelt!
De acht meest gemaakte feedbackfouten zijn:
1. Beschuldig de persoon i.p.v. praten over diens gedrag
2. Haal oude koeien uit de sloot
3. Praat vanuit een derde partij
4. Praat in de verleden tijd
5. Focus enkel op de negatieve aspecten
6. Gebruik veel vergrotende taal
7. Denk zwart-wit
8. Draai alles om
U beschuldigt de ander en valt zijn identiteit aan in plaats van zijn gedrag. "Jij bent altijd zo chaotisch, geen wonder dat je de informatie niet kunt vinden". Dit is een garantie op discussie en negatieve uitlatingen. Formuleer de boodschap dus in de Ik-vorm en richt u op het effect van het gedrag op u: "Ik zie dat je de informatie niet direct kunt vinden. Ik vind het belangrijk dat je het voortaan een vaste plaats geeft, dan kunnen we direct bij de informatie wanneer nodig".
"Oude koeien uit de sloot halen" is een menselijke eigenschap en werkt fantastisch om iemand op de kast te krijgen. Benoem een negatieve eigenschap van de ander en draag veelvuldig voorbeelden aan waar dit al eerder fout is gegaan. Wilt u toch de communicatie soepel houden, houdt dan de feedback in het heden. Dus niet: "dit is nu al de derde keer dat je te laat bent" Voor u er erg in hebt, gaat de discussie over iets heel anders. Dus meer: "Je bent later dan afgesproken. We dienen om 17.00 uur in het restaurant zijn en het is nu 17.15 uur. Ik denk dat het belangrijk is om op tijd te komen en vindt het prettig als je je aan je afspraak houdt".
Mensen geven bij feedback vaak als eerste door wat er allemaal verkeerd ging, om daarna een klein plusje te geven. Door enkel de nadruk te leggen op de negatieve aspecten wordt het voor je gesprekspartner moeilijk om te blijven luisteren. Wilt u dus niet luisterende mensen, richt u dan vooral op negatieve aspecten. Het drukt de sfeer en het luisteren naar elkaar wordt absoluut minder. Geef eerst aan wat u goed vindt en vertel vervolgens wat het nog beter kan maken. Dus niet: "je werkt als een einzelgänger en denkt helemaal niet na over hoe we als team beter kunnen functioneren". Beter is: "Ik vind het goed dat je je eigen plan trekt en denk tegelijkertijd dat het ook belangrijk is dat je je focust op een goede samenwerking met het team. Hoe kunnen we deze twee dingen combineren?".
Bij vergrotende taal wordt de fout gemaakt zaken veel te absoluut te stellen. Door veelvuldig gebruik van extra krachtwoorden, bent u verzekerd van irritaties en conflicten. Gebruik daarvoor woorden als altijd, nooit en steeds. Wilt u toch een efficiënte manier, houdt dan feedback feitelijk. Dit voorkomt in veel gevallen negatieve reacties. Dus niet: "je bent altijd te laat" en meer: "je bent later dan afgesproken".
Een andere fout van de mens is dat men heel snel zwart-wit denkt. Dit doen we omdat het leuk is en ons allen gemakkelijk afgaat. "Hij is bot. Zij is preuts. Hij is gestructureerd". Vrijwel alles in het leven is nuanceerbaar. Er is geen zwart-wit. Zelfs in de kleuren zwart-wit zitten kleurnuances. Dit geldt ook voor communiceren. Laat wat meer nuances toe in uw feedback en het zal meer de realiteit benaderen. Dus niet: "jij waardeert het helemaal niet dat ik je help met de offertes" en meer: "ik vind het fijn als je af en toe eens een compliment geeft voor mijn bijdrage aan de offertes".
Een andere gave veel voorkomende denkfout is dat mensen denken gedachten te kunnen lezen. U kunt nog zo goed intuïtief ontwikkeld zijn. Reken er maar op dat u het meer fout dan goed zult hebben. Denkt u iets, check dan met vragen of u het bij het goede eind hebt. Dus niet: "wat kijk je chagrijnig, nou dat wordt weer een gezellige vergadering". Meer: "Je kijkt een beetje bedrukt. Hoe is je dag geweest?"
Een veel gebruikte truc bij kritiek is zaken omdraaien. Men neemt het argument van een ander en gebruikt het als argument tegen hem. Een voorbeeld is: "Ik vind dat we als team beter moeten samenwerken" Dus niet: "dat mag jij zeggen, wanneer werk jij als volledig teamlid?" Betere reactie is: "Ja dat klopt, wat zijn jouw ideeën hierover?" Op deze wijze blijft de communicatie op gang.
Het komt wel eens voor dat je kritiek ontvangt die min of meer terecht is. Wees krachtig genoeg om ook eens sorry te zeggen. Dit opent de communicatie. Wordt het iets te heftig? Maak dan de afspraak om een time-out te nemen en praat later verder. Dan is de lading van het gesprek af en wordt het eenvoudiger om naar elkaar te luisteren.
Veel leidinggevenden in organisaties praten inhoudelijk over het werk. Prima, dat moet gebeuren. Mijn advies: plan ook geregeld een moment met uw collega’s waarin u de onderlinge communicatie bespreekt. U werkt dan iets dat als vanzelfsprekend wordt beschouwd maar dat zeer zeker niet is. Het mooie is dat de inhoud van het werk hierdoor ook zeker zal verbeteren.
Zet een stap vooruit! Ja maar wordt ja en!
Verruil morgen ja maar eens voor ja en. Zoek naar 3 voorbeelden waarin u normaal met "ja maar" zou reageren en reageer nu door te beginnen met "ja en…". Zoek daarbij naar het positieve in het verhaal van de ander en koppel dat eerst terug alvorens een open vraag te stellen met een positief accent op de wens. Noteer elke dag een aantal voorbeelden waarin u succesvol bent geweest. Slim feedback geven Geef vanaf vandaag gericht feedback aan uw omgeving. Benoem eerst wat u goed vindt gaan en geef hen dan een tip waardoor het nog beter zal gaan. Probeer het eerst uit bij wat simpele zaken en richt u dan op meer complexe situaties. Vraag www.woutplevier.nl/contact/ om een goede tip!
Over de auteur:
Wout Plevier
Coach, Trainer, Spreker l Persoonlijke Effectiviteit l Teamsucces l Versneld Leren en Lezen
info@woutplevier.nl
W 073 52 2 5656
https://woutplevier.nl
SLiM! Training, inspirerende spreekshows en topcoaching voor meer persoonlijke grip in werk. Inspiratie en DOE trainingen met 100% rendement voor managers, teams en werkende professionals.
Over de auteur:
