Het vorige artikel over gebruik van visitekaartjes sloeg, zoals u dat waarschijnlijk al door had, op het gebruik daarvan in Nederland. Maar in een land waar veel zaken wordt gedaan met buitenlanden, is het goed om er even bij stil te staan hoe men daar visitekaartjes gebruikt.
Japan, China, Korea
Als u in de toekomst contacten met vertegenwoordigers van deze landen gaat krijgen, is het handig te weten dat u uw kaartjes altijd dubbelzijdig moet laten bedrukken; in het Latijnse schrift (bij voorkeur Engels) aan de ene kant en in het karakterschrift van de genoemde landen aan de andere kant. Laat de tekst altijd controleren door een beëdigde tolk/vertalen om te voorkomen dat de ontvanger van uw kaartje onbedaarlijk gaat lachen of u aankijkt met een blik die kan doden. Pas op: geen twee talen op één kant!
In tegenstelling tot de eerder gegeven tips is het aan te raden zo veel mogelijk telefoonnummers en vestigingen op uw kaartje te vermelden; u geeft daarmee de indruk dat u de vertegenwoordiger bent van een grote onderneming. Men heeft daarvoor doorgaans ontzag en het geeft u extra geloofwaardigheid. Vermeld wel duidelijk uw functie; consultant of sales manager is voor hen een beetje te vaag. Liever: Verantwoordelijk voor inkoop, verkoop, exportopdrachten. Nederlandse titels zeggen in deze landen niet zoveel maar functieaanduidingen als CEO, CFO e.d. des te meer.
Overhandig in Japan en China kaartjes met beide handen aan uw nieuwe contact en neem hun kaartje ook met beide handen aan; alleen in Korea geeft u uw kaartje met de rechterhand af. Ontvangen doet u weer met twee handen. Stop het kaartje niet ongezien weg, (zeker niet in uw achterzak!) maar neem even de moeite het nauwkeurig te bekijken. Schrijf niets op het kaartje en berg het zorgvuldig weg. Het gebruik van een visitekaartdoosje is daarom aan te bevelen.
De beschreven procedure lijkt wat omslachtig, maar vormt een noodzakelijk ritueel voor het maken van een goede indruk. In China kent men over het algemeen maar zo'n 400 familienamen. Men gebruikt daarnaast ook de naam van het geslacht waaruit men afkomstig is en de voornaam. De voornaam staat doorgaans als laatste vermeld op het visitekaartje. Dit is echter geen garantie want Chinezen met een westerse oriëntatie willen de volgorde nog wel eens omdraaien. Niet zelden gebruiken zij een Engels klinkende voornaam omdat deze voor westerlingen gemakkelijker is uit te spreken. Bij twijfel, vraag er even beleefd naar.
België/Zwitserland
Ook hier is het zinvol uw kaartjes in de landstalen af te drukken. Om het Zwitserse kaartje niet al te druk te maken, maak ik zelf gebruik van twee verschillende kaartjes.
Het ene kaartje is in het Duits en Frans gesteld, het andere in het Italiaans en Romanisch. Academische titels worden als regel achterwege gelaten en men hecht daaraan ook minder dan aan uw functie. Adellijke titels maken in Zwitserland daarentegen wel indruk ondanks dat dit een republiek is.
Spaans- en Portugeestalige landen
Men hecht hier wel aan academische titels alsmede de functie. Ook hier is het wenselijk om een internationaal gebruikelijke (academische) titel op te nemen omdat Nederlandse titels al Drs., Ir, Mr. Of Ing. hen niets zegt. Uiteraard stelt u, waar nodig, een leesbare tekst op in de landstaal. U geeft daarmee duidelijk aan de gesprekspartner belangrijk te vinden en het is een vorm van beleefdheid en wellevendheid die zeker op prijs zal werden gesteld.
Duitsland en Oostenrijk
U kunt naast uw academische titel en uw functie ook nog Frau of Herr voor uw naam zetten. Veilig is om alleen uw voorletter(s) te vermelden en niet uw roepnaam, ook al begint dit steeds meer in zwang te raken. Kijk niet vreemd op als men u in Duitsland uit respect voor uw hoge functie met Frau of Herr Doctor aanspreekt; ook al heeft u die titel niet. Het gebruik wordt wel minder, maar ik kom het af en toe nog steeds tegen.
Dit gebruik beperkt zich overigens niet tot een land als Duitsland, maar ook in Zuid-Amerikaanse landen zult u, uit respect, veelvuldig met Doctor worden aangesproken. Ga daarom niet omstandig uitleggen dat u die titel niet heeft. U zou ze alleen maar teleurstellen.
Frankrijk
Fransen vermelden zelden hun academische titel op hun kaartjes; artsen uitgezonderd. Ze schrijven liever ‘Ancien élève de ...' (oud-leerling van) als zij op een prestigieuze school hebben gezeten. U kunt dat achterwege laten tenzij u aan de Sorbonne hebt gestudeerd. Een Nederlandse of Belgische universiteit zegt hen meestal niet zoveel.
Rusland
Veel Russen gebruiken na hun voornaam vaak het initiaal van hun vader, bijvoorbeeld: Pjotr A. Abramov. Vandaar dat Russen elkaar vaak met twee namen aanspreken: Pjotr Alexandrovitsj. Het kan dus voorkomen dat men u geïnteresseerd zal vragen naar de betekenis van uw tweede of meerdere initialen op uw kaartje. U weet dan wat daarvan de achtergrond is.
Arabische landen
Bedruk uw kaartjes tweezijdig: de ene kant in het Engels de andere in het Arabisch. Uiteraard overhandigt u uw kaartje altijd met de landstaal van de ontvanger naar boven gekeerd. Net als in Rusland gebruiken Arabieren drie namen; voornaam, de naam van de vader en de familienaam. Voorbeeld: Abdul bin Hassan-Dawud Al Saud. Treft u achter de naam van uw Arabische contact ‘hadj’ aan, dan is deze op pelgrimstocht in Mekka geweest.
Ik heb niet de pretentie compleet te zijn geweest, maar heb u graag enkele voorbeelden willen geven hoe men in diverse buitenlanden met visitekaartjes omgaat. Gebruiken veranderen met de tijd en u zult dan ook ongetwijfeld uitzonderingen op de gegeven informatie kunnen geven. Ik zal met belangstelling uw aanvullingen lezen.
Over de auteur: Phil H. Kleingeld is auteur, ghostwriter en columnist, Onder de naam Rent-a-Penverzorgt hij workshops in hedendaagse digitale en analoge communicatievormen waaronder sociale media. Phil is daarnaast spreker en auteur van 24 boeken op het gebied van zakelijke communicatie zoals netwerken, verkoop, telefonische communicatie, relatiebeheer, time management, marketing en schriftelijke communicatie.
Een van de specialisaties van Phil is het verzorgen van workshops over sales gerelateerde onderwerpen als Neuroselling, Storytelling en Offertes omzetten in opdrachten.
Over de auteur:
