Communicatie tijdens veranderprocessen wordt steeds belangrijker. Een van de manieren die steeds meer gebruikt wordt is het geven van presentaties. En zoals de foto laat zien gaat dat nog wel eens mis… Dit is te voorkomen.
Er worden vandaag de dag heel veel (Powerpoint) presentaties gegeven. Helaas wordt de kwaliteit van het merendeel als onvoldoende bestempeld door de toeschouwers. Hoeveel presentaties heeft ú de laatste tijd bijgewoond waarin Powerpoint misbruikt werd? De schatting is nu dat er wereldwijd zo'n 30 miljoen Powerpoint presentaties per dag gegeven worden. En als meer dan 75% daarvan onvoldoende scoort zijn dat heel veel slechte presentaties... Voor Nederland betekent dit ongeveer 5.000 presentaties per dag. Daarvan worden in de evaluaties er bijna 4000 als onvoldoende gekwalificeerd. Desondanks groeit het aantal presentaties in rap tempo en wordt er een groot beroep op het uithoudingsvermogen van het publiek gedaan. De top 5 van ergernissen:
De spreker denkt dat zijn publiek analfabeet is en leest daarom de slides voor;
De tekst is te klein om te lezen achter in de zaal;
Er zijn slecht contrasterende kleuren gebruikt. Dit leidt tot onleesbaarheid en onduidelijkheid;
De slides bevatten veel lange zinnen;
De maker probeert te imponeren met bewegende of invliegende tekst of grafieken.
Is dit erg? Ja. En waarom?
Er wordt een relevant publiek in de zaal niet bereikt. Heeft u eindelijk iedereen in de zaal die er toe doet en dan bent u niet in staat indruk te maken. Bedenk eens hoeveel marketinggeld één toehoorder 'waard' is.
Er is wel degelijk tijd (en dus geld!) besteed aan het maken van de presentatie. Ook het maken van slechte presentaties kost geld!
Het levert u imagoschade op. "Na zo'n onduidelijk en warrig verhaal snap ik nog steeds niet waar ze naar toe willen. Ze kunnen in 20 minuten nog niet uitleggen wat hun toegevoegde waarde is...".
Een niet goed doordachte en slecht voorbereide presentatie zorgt voor veel stress bij de spreker wat het eindresultaat nog minder overtuigend maakt.
Kortom, het doel wordt niet bereikt!
Hoe is dit te veranderen? Door het belang van een goede presentatie te onderkennen en u goed voor te bereiden. De volgende simpele basisregels behoeden u voor de grootste valkuilen.
Bepaal heel helder wat het doel van de presentatie is. Wanneer is het een succes?;
Maak vooraf een verhaallijn en houd hierbij de kernboodschap voor ogen;
Weet waar u over praat maar wil niet teveel vertellen;
Ontwerp een heldere slide als basis met goede kleuren en gebruik een duidelijk en voldoende groot lettertype;
Beelden zeggen meer dan duizend woorden. Gebruik daar waar mogelijk een aansprekend beeld om de essentie weer te geven;
Maak de inhoud van de slides simpel. "Less is more";
Oefen de presentatie - als u denkt dat u klaar bent – voor uzelf met een horloge in de hand. De kans is groot dat u bijna twee keer zoveel tijd ‘verbruikt’ dan u werkelijk krijgt. Om met Bomans te spreken: "Presenteren is ook schrappen.";
Oefen de presentatie voor een (intern) publiek dat kritisch maar opbouwend feedback mag geven;
Laat u eens inspireren door presentaties van bijvoorbeeld Steve Jobs van Apple of Garr Reynolds.
Maar naast een goed opgebouwde presentatie is enthousiasme en passie voor het onderwerp misschien nog wel belangrijker. Mensen die van nature geen "presentatie-talenten" zijn worden boeiend als ze vol enthousiasme over een onderwerp kunnen vertellen. Ook zorgt een goede voorbereiding tezamen met enthousiasme voor het vrijwel geheel verdwijnen van spreekangst. Presenteren met een goede Powerpoint presentatie als basis - en zonder spreekangst - houdt de toehoorders bij de les. En daar was het allemaal om begonnen.
Over de auteur:
Peter Siks, initiatiefnemer van www.simpelveranderen.nl. Dit is een netwerkorganisatie die organisaties ondersteunt bij effectief veranderen door middel van training, workshops en advies.
Prima om hierop eens de aandacht te vestigen. Een PP-presentatie kan alleen dienen om een goede voordracht te ONDERSTEUNEN, niet om deze te vervangen. Zet dus alleen kernbegrippen en plaatjes op de slides. En bedenk, dat je al gauw 2-3 minuten per slide aan het praten bent, als je er tenmiste iets ''omheen'' vertelt. Dan de regel van 7 voor de slides: Absoluut niet meer dan 7 regels en niet meer dan 7 woorden op een regel.
En heel belangrijk: Zorg dat je tevoren de techniek in de zaal hebt geprobeerd. Niets komt slechter over dan geklungel met een (nog) niet werkend systeem.
Bijna per definitie zijn in-house gemaakte presentaties van bedroevende kwaliteit, laten we zeggen van 'secetasse niveau' of erger. Nu doen deze dames natuurlijk erg hun best alleen vergeten wordt dat creativiteit niet op een dagcursus kan worden geleerd. Hetzelfde geld voor de managers, sterk in creatief denken maar hoe deze gedachten te visualiseren in wat anders dan suffe bulletpoints is vaak een brug te ver. Daar zijn dan ook powerpoint-specialisten voor. Nu tik ik dit niet in eerste instantie om reclame te maken maar veel meer om te verduidelijken dat creativiteit een talent is en powerpoint een specialisme. Zo bezien zullen intern in elkaar geknutselde presentaties voorlopig dus nog wel even tranentrekkend blijven.
Daarom is het van belang dat je het inlevingsvermogen bij je toehoorders cq. de doelgroep juist stimuleert en prikkelt! Dit doe je door interactief in te spelen op de persoonlijke belevingswereld van betrokkenen. Door serieuze onderwerpen op een luchtige manier te benaderen. Wij van deusevents noemen dat edutainment of entertrainment!
Want zeg nu zelf ”Je ontdekt meer in een uur spelen dan een jaar converseren” Plato (427 tot 342 v. Chr.)
Over de auteur:
