De kans van slagen van een veranderproces hangt nauw samen met de communicatie erover. Goede communicatie vergroot het draagvlak en medewerking, vermindert de weerstand en de kans van slagen wordt zodoende significant verhoogd. De volgende acht tips behoeden u voor de grootste valkuilen.
1. Wordt er überhaupt gecommuniceerd?
Wellicht een open deur maar te vaak wordt er helemaal niet gecommuniceerd over het hoe en waarom van een verandering. Stap 1 is natuurlijk wel communiceren! Doe dit met vaste regelmaat en hou dit vol. Vertel uw medewerkers met regelmaat wat u op dat moment weet. Vertel er ook bij dat het morgen kan veranderen maar nú is de stand van zaken …. U bouwt hiermee geloofwaardigheid, vertrouwen en goodwill op.
2. Is het wel KISS KISS? (Keep It Stupid Simple) Iedereen die uw boodschap ontvangen heeft zou in staat moeten zijn de drie belangrijkste punten daaruit na te kunnen vertellen. Als er teveel informatie gegeven wordt is onduidelijk wat hoofd- en bijzaken zijn en zien mensen door de bomen het bos niet meer. Creëer daarom een elevator pitch waarin u in 20 seconden exact kunt vertellen wat de essentie is.
3. Is de boodschap aansprekend? Een plaatje zegt meer dan duizend woorden; ondersteun uw verhaal met krachtige beelden. Risk Management in de wegenbouw is een abstract begrip. Maar als u een levensgrote foto zie van een viaduct dat afgebroken is snapt u heel goed waar het over gaat!
Ook tijdens een project of verandering kan gecommuniceerd worden in beelden. De voortgang van een project visualiseren als metrolijn, waar de tussengelegen stations de mijlpalen zijn, is hier een prachtig voorbeeld van.
4. Wordt de 'nou en?'-vraag beantwoord? Vertel wat de verandering concreet gaat betekenen voor mensen. Communiceer niet in concepten zoals : waarde toevoegen, strategie operationaliseren en het centraal stellen van klanten. Een individuele werknemer kan denken:"Nou en…?" Nee, maak het zo concreet mogelijk en hou het simpel. Niet "We moeten klantvriendelijker zijn." maar "Vanaf nu nemen we de telefoon op binnen 10 seconden."
5. Worden metaforen gebruikt? De kracht van een goede metafoor is vele malen sterker dan het exact beschrijven van een complexe werkelijkheid. Een vriend van me gebruikte eens een metafoor om aan zijn team uit te leggen wat er moest gebeuren in een lastig software ontwikkelingstraject. Hij zei:"Het enige wat de klant wil zien is 100 meter rails in de goede richting waarop een trein kan rijden. De klant is niet geïnteresseerd in onze meest ingenieuze oplossingen voor problemen die misschien gaan ontstaan. We moeten nu gewoon rails leggen en de problemen met de bergen en rivieren op lossen we op als we daar zijn."
6. Is het eerlijk en open?
Wees eerlijk en oprecht in uw communicatie en laat daarin ook uw gevoel te laten spreken. Durf u kwetsbaar op te stellen.
Verandering wordt mogelijk gemaakt door mensen. En mensen komen in beweging voor mensen én voor aansprekende doelen. Abstracte concepten laten mensen niet zo hard lopen. Wees daarbij ook open en stel meer informatie beschikbaar. Maar stort het niet in één keer als onbegrijpelijke brij over de toehoorders uit.
7. Is het niet te vroeg (of te laat)?
ming is van groot belang bij communicatie. Te vage, abstracte communicatie zorgt voor veel ruimte voor eigen interpretatie. Dit kan tot weerstand, onrust, apathie en onzekerheid leiden. Dit kunt u verminderen door steeds door te vragen met:"Nou en?" Dit zal u dwingen door te denken en concreet te worden. Als er daarentegen te laat wordt gecommuniceerd zorgt dat bij de ontvanger voor het gevoel van niet serieus genomen te worden. Het is ouwe koek die bij iedereen al bekend was.
8. Benut u alle technische mogelijkheden? Technologie is in haar huidige vorm uitstekend te gebruiken om de communicatie in een verandertraject effectiever te maken. Waarom zou alleen een beperkte groep mensen een wekelijkse update mogen krijgen over de voortgang? Maak wekelijks een kort filmpje van anderhalve minuut voor het intranet waarin u kort en bondig schetst hoe de zaken ervoor staan. Een ander hulpmiddel is SMS. Dit is een uitstekende manier om mensen regelmatig een update te geven. Het kan ook ingezet worden als motivatie tool door wekelijks een quote van de week te sturen die gerelateerd is aan de verandering.
Kortom, communiceren tijdens verandering is een essentieel onderdeel van succes. Trap niet in de grootste valkuil dat u niet hoeft te communiceren. Mensen zien toch waar u mee bezig bent? Nee dus. Communiceer helder en maak gebruik van alle beschikbare middelen en kanalen.
Over de auteur:
Peter Siks, initiatiefnemer van www.simpelveranderen.nl. Dit is een netwerkorganisatie die organisaties ondersteunt bij effectief veranderen door middel van training, workshops en advies.
Over de auteur:
