Wat is de grootste verandering die u, uit eigen vrije wil, bent doorgegaan de laatste 5 jaar? U kunt hierbij denken aan afvallen, stoppen met roken of het gaan doen van heel ander werk.
Hoe ging dat in zijn werk? Gebeurde dat ‘zomaar’? Of was er inspanning, focus en commitment voor nodig? Waarschijnlijk het laatste want doelbewust veranderen gaat niet vanzelf. Veranderen, ook voor organisaties, gaat stap voor stap.
DE EERSTE FASE: INTENTIE
Bij een veranderproces binnen organisaties moet een aantal fasen doorlopen worden. En de eerste stap is het beantwoorden van de vraag wat de intentie is. Oftewel, waarom moet de organisatie veranderen? Gaat het niet goed? Dwingt de concurrentie ons? Zijn de doelstellingen veranderd?
Kortom, waar staan we met zijn allen voor en waar willen we naar toe? Bij de intentie-fase gaat het dus zowel over het bepalen van het doel als het creëren van de juiste mindset.
Vaak echter wordt er te snel actie ondernomen zonder voldoende na te denken over de intentie. Maar als dit wel goed wordt aangepakt krijgt het veranderproces opeens veel meer focus en snelheid. Een quote uit Alice in Wonderland illustreert fraai het belang van een doel:
"Which road do I take?" (Alice) "Where do you want to go?" "I don't know," Alice answered. "Then, said the cat, it doesn't matter."
Een voorbeeld van een intentie van een organisatie zou kunnen zijn: het scheppen van een respectvol werkklimaat om zowel het ziekteverzuim als het personeelsverloop terug te dringen. Waarom? Het kost de organisatie veel geld, ondermijnd de klanttevredenheid en verminderd de interne kennis.
GEDRAG
Als helder is waarom er veranderd moet worden kan er nagedacht worden over de vraag hoe de verandering vorm gaat krijgen. In deze fase: geen woorden maar daden. Want aanpassingen op papier in de structuur zijn geen verandering!
Welk gedrag is er nodig om de intentie (lager ziekteverzuim/verloop) daadwerkelijk waar te gaan maken? Welke zichtbare actie moet ondernomen worden?
Het spreekt uiteraard voor zich dat het management bij deze verandering een grote verantwoordelijkheid heeft. Zonder zichtbare steun van het (senior)management is het heel lastig – zo niet onmogelijk – succesvol veranderingen door te voeren. Management dient zich faciliterend op stellen waarbij de organisatiedoelstellingen op de eerste plaats komen. Zij zijn in staat de juiste voorwaarden en structuur te scheppen en hun goede voorbeeld in gedrag is goud waard.
In de dagelijkse praktijk komt respectvol gedrag dikwijls tot uitdrukking in hele kleine dingen. Bijvoorbeeld een oprecht compliment van een leidinggevende. Of op tijd komen voor vergaderingen en elkaar een hand te geven voordat men begint.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden want vrijwel altijd zijn de medewerkers – als de juiste intentie helder is! - heel goed in staat om op creatieve wijze invulling te geven aan gedrag dat hoort bij het waarmaken van die intentie.
EFFECT
De derde fase bij verandering gaat over effect. Wordt het beoogde doel bereikt met het gedrag? Levert het nieuwe gedrag de gewenste effecten op? Of zijn die juist averechts?
Het is noodzakelijk om (continu) te toetsen of het gedrag ook feitelijk teweeg brengt wat de bedoeling was. Want als dit niet het geval is moet er bijgestuurd worden. Het is een continu proces van bijsturen aan gedrag om datgene te bereiken wat oorspronkelijk de intentie was.
TRAININGSAANPAK PER FASE
Iedere fase tijdens verandering heeft zijn eigen trainingsdoelen en aanpak. In de eerste fase van intentie zal het vooral gaan over bewustwording (attitudetraining). Het waarom van de verandering staat daarin centraal.
De tweede fase is veel praktischer van aard. Daar gaat het vaak om het aanleren van nieuw gedrag. Het waarom (de intentie) is duidelijk maar in deze fase gaat het juist om het doen (vaardigheidstraining).
In de laatste fase gaat het vooral over het vermogen om te volharden in het nieuwe gedrag en de effecten te blijven toetsen aan de oorspronkelijke intentie. Hier kunnen intervisiegroepen en follow-up sessies een belangrijke rol in spelen.
Want een goede trainingsopbouw voorziet ook in het monitoren én borgen van het effect.
Kortom, trainingen die daadwerkelijk bijdragen aan een solide verankering van een verandering zijn meer dan een verplicht en alleenstaand nummer. Het is daarom van belang dat de trainingen afgestemd zijn op het beoogde resultaat, de doelgroep en de fase van de verandering.
Over de auteur:
Peter Siks, initiatiefnemer van www.simpelveranderen.nl. Dit is een netwerkorganisatie die organisaties ondersteunt bij effectief veranderen door middel van training, workshops en advies.
Over de auteur:
