Mijn buurman Arie is rundveehouder: uit mijn werkkamer kijk ik uit over zijn 12 hectare grasland, waar hij het voer voor zijn koeien verbouwt. Vroeger zou ik hebben gezegd: ‘waar zijn koeien grazen’, maar dat is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig staan de koeien in een loopschuur, waar ze het gras opeten dat de boer op het land voor ze gemaaid heeft. Zie waar zijn procesplanning lijkt op die van u!
Klein boertje, grote boer
Toen de ruilverkaveling hem een paar jaar geleden in staat stelde om de verschillende lapjes grond in de omgeving aanéén te rijgen, kreeg Arie een stuk grond dat veel efficiënter te bewerken is. Zoals veel boeren richtte hij met zijn zoons een maatschap op: een vorm die voordeel oplevert bij de bedrijfsoverdracht op een later moment.
Natuurlijk horen bij die schaalvergroting ook investeringen. Forse zelfs, want waar Arie het boerenbedrijf eerst samen met zijn vrouw runde, doen nu vier man m/v het werk. En die moeten wel gefaciliteerd. Dus kwamen er twee grote trekkers bij, die werden toegerust met een laadschop, een grasschudder, een dubbele maaier en twee grasraapwagens.
Productieplanning
Inmiddels ken ikzelf de volgorde van werken op het grasland al precies: eerst maaien, dan een paar keer keren, dan in baantjes harken en tenslotte rapen. Het is een overzichtelijk proces.
Maar in het begin kon het voorkomen dat er ´s nachts in allerijl gemaaid werd, omdat voor morgen kennelijk ´keren´ op de planning stond en er tussen de mannen van de ploegen niet op tijd was afgestemd.
Ook afgelopen weekend ging het weer mis. Ik hoorde een trekker aankomen en verwachtte Arie met de maaier. Het gras was daar al een paar dagen heel erg aan toe.
Groot was mijn verbazing toen Arie aankwam met de graskeerder achter zijn trekker. Ook hijzelf was stomverbaasd: hij reed het land op en stapte toen uit. Naast zijn trekker stond hij, met zijn handen in zijn zij, zichzelf te overtuigen van wat er in zijn waarneming niet klopte. Er was nog helemaal niet gemaaid. Het was een foto waard geweest.
Zes niet te missen stappen bij up- of downsizing
Voor wie niet ook overvallen wil worden door een nieuwe werkelijkheid, wat tips:
1. Ga na of de oorspronkelijke doelstelling nog moet worden nagestreefd
Ga terug naar missie en visie van de organisatie. Hebt u die wellicht gaandeweg al gerealiseerd? Wat wordt dan de Nieuwe Ster waarop u zich gaat richten? Of bent u verder van uw Doel af dan ooit? Wat gaat u dan doen om weer op de goede Weg te raken?
2. Hoe ziet de buitenwereld eruit?
Wat in de omgeving van uw organisatie is bedreigend, en wat kan helpen om uw Doel te bereiken? Laat daar drie ‘werkelijkheden’ op los, als ware het scenario’s voor de toekomst. Ontwikkel een Slechtweer-, een Mooiweer en een Zozo-scenario. Werk die uit en zet ze af tegen uw eigen Sterke en Zwakke Punten.
3. Pas uw Strategie aan
Met drie scenario’s scherp op het netvlies moet u in het huidig tijdsgewricht een keuze maken: wat gaan we, onder de huidige externe omstandigheden, doen om onze Doelen te bereiken? Welke middelen hebben we nodig? Welke projecten liggen er en hoe gaan we die realiseren?
4. Verdeel de Taken eventueel opnieuw Bij een nieuwe werkelijkheid hoort het kritisch kijken naar het samenstel van Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden. Wie doet wat en wanneer? Wie mag waarover beslissen en met welke vrijheid? Maak dit formeel en zorg dat de hele organisatie op de hoogte is van de nieuwe situatie.
5. Leg communicatielijnen opnieuw vast
Wat zijn kritische aspecten in de voortgang? Wie bewaakt die en op welke momenten koppelen we vorderingen (of het gebrek daaraan!) terug naar dat deel van de organisatie dat de middelen bestuurt?
6. Evalueer en stuur bij
Niets is zo verlammend als een organisatie die niet leert van haar eigen gedrag. Zorg ervoor dat ‘best practices’ worden verspreid en dat van fouten wordt geleerd. Pas de cultuur op dat laatste punt aan: in veel organisaties worden fouten op het laatste moment en met veel moeite rechtgebreid. Vervolgens wordt het feit onder de mat geveegd, waardoor de volgende keer precies dezelfde fout wordt gemaakt.
Over de auteur:
