In het vorig jaar is er maar liefst 20% minder nieuwbouw gepleegd dan de jaren ervoor. Te verwachten is dat dat cijfer in het lopende kwartaal nog verder wegzakt.
In tijden van recessie investeren bedrijven vaak minder in nieuwbouw. Er is zelfs een trend om nieuwbouw te laten voor wat het is, en in de bestaande bouw wat aanpassingen te plegen. Lees hoe ook ú kunt besparen op vierkante meters.
Meer ruimte nodig?
Volgens cijfers die vastgoedspecialist CB Richard Ellis in november 2008 publiceerde, is in de verhuursector zelfs nog veel minder gebouwd dan in eigen-bouw. De aanleiding is, zoals te verwachten, de onzekerheid door de kredietcrisis.
Eén van de redenen om nieuw te bouwen is vaak om te kunnen voldoen aan toegenomen vraag naar ruimte en het is nog maar de vraag of die ruimte de komende jaren nodig is. Bedrijven die in dat opzicht flexibel willen blijven, kunnen nú vierkante meters winnen door bijvoorbeeld papier te saneren.
Papier vreet ruimte…
In het bedrijfsleven is het gebruikelijk dat een medewerker een hele of halve archiefkast tot zijn beschikking heeft. Dat is een kast met twee of vijf legplanken; daarin passen, schrik niet, tussen de twintigduizend en veertigduizend A4’tjes. Wanneer zo’n organisatie effectiever met de werkomgeving omgaan onderzoekt, denken medewerkers in eerste instantie dat ze al dat papier niet kunnen missen. Maar als puntje bij paaltje komt, kan er vaak drastisch gesaneerd worden.
…maar kan vaak gemist worden
Veel papier kan men echt zonder problemen missen. Kunt u zich hierbij iets voorstellen:
Meer dan driekwart van de bewaarde stukken wordt nooit meer geraadpleegd
Bijna de helft van alles wat bewaard wordt, is een kopie (het origineel is elders)
Zo´n 3% wordt verkeerd opgeborgen
Eén op de 20 documenten raakt werkelijk zoek
Bijna 10% van de werktijd wordt besteed aan het zoeken naar documenten
Als u voor papier een alternatieve informatiedrager kiest en u voldoet daarbij aan een paar voorwaarden, kunt u veel winst behalen.
Veel winst te halen
Omdat de standaard-printer in veel kantoren nog een papierprinter is, beoordelen veel medewerkers aan de hand van een testafdruk hoe een uiteindelijke print eruit komt te zien. Adobe en nu ook Microsoft hebben beide een documentformaat ontwikkeld dat er op het scherm uitziet als een A4, maar het fysiek niet is. Stel u voor dat die testafdrukken binnen uw eigen organisatie niet per definitie op papier afgedrukt zouden worden, hoeveel papier zou dat schelen? En stel u voor dat u documenten intern en misschien wel grotendeels ook extern digitaal zou gaan delen?
Een paar voorwaarden
Gemiddeld kunnen medewerkers met één plank of zelfs minder bergruimte uit de voeten. Wilt u ze motiveren om die andere vier planken in te leveren, dan moet u denken aan het volgende:
Zorg voor een structuur waarin digitale documenten slim worden opgeborgen; met name overheden gebruiken al systemen waarbij tevoren vastgelegd is waar een medewerker zijn documenten opslaat en raadplegen kan.
Zorg voor een goed alternatief: Adobe Acrobat maakt universeel uitwisselbare, goed leesbare PDF-documenten. Ook het XPS-formaat dat in Vista standaard wordt meegeleverd is goed leesbaar, maar nog niet zo ingeburgerd. Iedere medewerker moet op zijn computer zo’n PDF of XPS kunnen lezen en liefst ook kunnen maken.
Zorg dat groot-formaat documenten (A-0 en A-1), waar dat nodig is, goed geraadpleegd kunnen worden in PDF en XPS. Doe niet moeilijk over een flinke beamer.
Zorg voor schermen waarop twee A-4’tjes naast elkaar bekeken kunnen worden: dat is in de regel een 21 of 22 inch scherm.
Beknibbel niet op de schijfruimte die u uw medewerkers ter beschikking stelt.
Zorg voor een netwerk met voldoende bandbreedte (=snelheid).
Laat ook oude documenten digitaliseren.
Verander de afdruk-cultuur: papier is van vóór de crisis!
Nog meer winst?
Een papierloos kantoor zal er wel niet gauw van komen, maar u kunt wel streven naar papier-onafhankelijk werken. In dat geval raadplegen uw mensen gedigitaliseerde documenten zonder dat ze aan het papier gebonden zijn. Dat heeft ook tot voordeel dat ze aan kleinere bureaus kunnen werken. Of zelfs niet meer altijd op kantoor hoeven werken, waardoor u nog eens bespaart op vierkante meters. Van die investering heeft u nu direct al profijt en het geeft u een voorsprong in het geval er weer betere tijden aanbreken.
Over de auteur:
