In het Financieele Dagblad pleit een IBM-medewerker voor een e-mailvrije wereld. Volgens Luis Suarez is het een vervelend en inefficiënt medium. Wie na twee of drie weken terugkomt van vakantie, schrikt zich rot van de hoeveelheid e-mails die hij moet beantwoorden, zo redeneert hij. Daar heeft hij wel een punt. Plus: vijf tips voor efficiënt e-mailbeheer.
In het FD zegt hij: "De meeste mensen krijgen rond de 35 mailtjes per dag. Daar zijn ze misschien een uurtje mee bezig. Maar krijg je na je vakantie twee dagen om alle achterstallige mailtjes te beantwoorden? Nee! Maar als je ze in één keer verwijdert, vraagt bijna niemand waarom je niet hebt teruggemaild."
Alternatief? Dat is waar. Zelfs als ik een paar dagen mijn e-mail niet heb gecheckt, zit mijn inbox al bomvol. En veelal met overbodige e-mails, inderdaad. Maar heeft Suarez een alternatief?
Jazeker!
De IBM-medewerker heeft de oplossing. Hij communiceert nu nog uitsluitend via MSN, een soort Hyves, een weblog en via 'wiki's'.
Huh?!
Dus Suarez (hij is 'social computing evangelist' bij IBM...) ruilt één -imperfect- medium in voor VIER nieuwe. Dat lijkt mij geen oplossing van het probleem, maar een vergroting ervan. Persoonlijk moet ik er niet aan denken dat ik tijdens werktijd voortdurend wordt lastig gevallen via MSN en ook nog eens mijn Hyves (of anderssoortig) profiel moet controleren. Om daarna nog eens kennis te gaan delen via weblogs en wiki's van mijzelf en anderen. Dan kom ik aan werken helemaal niet meer toe. Dat is vermoedelijk alleen weggelegd voor een 'social computing evangelist'.
Tips
Heeft Suarez geen punt dan? Jazeker wel. E-mail wordt niet altijd effectief en efficient gebruikt. Maar met wat (zelf)regulering valt heel wat te bereiken. Vijf tips.
1. Check uw e-mail één keer per dag
Maar zelden is het nodig om uw e-mail vaker dan één keer per dag te controleren. Toch doen we het soms wel tien, twintig keer per dag. Niet nodig! Heeft iemand u wel een heel dringend mailtje gestuurd, dan belt hij u wel op als u niet snel genoeg reageert. De rest van de e-mails wordt binnen 24 uur beantwoord. Dat is meestal ruim op tijd.
2. Doe aan 'mappen-beheer' Vrijwel elk e-mail-programma biedt de mogelijkheid om e-mails van bepaalde afzenders of met een bepaalde onderwerpregel te verplaatsen naar een bepaalde map. Zo kunt u e-mails, waarvan u weet dat ze niet zo heel belangrijk zijn (zoals nieuwsbrieven) naar een speciale map verplaatsen. Die leest u vervolgens alleen als u er tijd voor heeft.
3. Verbied cc'en
In veel organisaties wordt er maar op los-gemaild. Elk pre-pre-conceptplannetje/ideetje/gedachte wordt aan een ieder die er maar iets toe doet ge-cc't. Verbied cc'en! Voer het liefst in de hele organisatie een verbod in op cc'en! En als dat niet lukt, dan voor u persoonlijk. Zorg dat u alleen ge-cc't wordt als u daar specifiek om heeft gevraagd.
4. Meld u af Meld u af voor nieuwsbrieven, berichten, circulaires, notificaties et cetera die u toch niet leest.
5. Practice what you preach
Niet onbelangrijk: wie niet teveel e-mail wil ontvangen, moet er ook niet teveel versturen. Doe het alleen wanneer het nodig is en aan degene(n) die het echt moeten ontvangen.
E-mail is here to stay, denk ik, maar we moeten moeten het wel wat beter en overdachter gaan doen. Heeft u nog aanvullende tips? U kunt ze hieronder kwijt.
Inderdaad! Veel mensen realiseren niet dat wiki zich niet beperkt tot kennisdelen maar ook slimmer samenwerken faciliteert. Het natuurlijk gevolg is kortere vergaderingen doordat men minder details hoeft uit te werken. Minder e-mail is het gevolg van het vermijden van herhaal verkeer.
Helemaal mee eens. Klaarblijkelijk richt deze IBM guru zich op eigen titel tot ..... Als IT manager propageer ik email voor veel doeleinden ten einde een acceptabel medium te hebben. Daarbij stel ik altijd intern geen attachments maar url's mee te sturen. Je ontkomt er verder niet meer aan en ik vind dat prima.
De tips die jij hier geeft zijn bij uitstek bruikbaar voor velen. TNX
Wat een gezeur!
Wees blij dat er e-mail is. Dan kun je zelf bepalen wanneer je een berichtje opent of niet. Beter dan overvallende telefoontjes of niet dan? Laten we oplossingsgericht kijken naar de mogelijkheden! en dan staat het onderwijs bekend als een klaagsector....
Het mooie aan e-mail is dat je het kunt lezen op een moment dat het jou uitkomt in tegenstelling tot veel andere vormen die interrupties vormen op momenten dat je geconcentreerd aan het werk bent. Probleem met e-mail is, is dat we het allemaal gebruiken, de basistechniek wel beheersen, maar dat er in organisaties weinig is nagedacht over protocollen en efficiënte processen. De gegeven tips zijn als uitgangspunt daarom prima. Uit onderzoek is overigens gebleken dat de gemiddelde kantoorwerken zijn e-mail 30 tot 40 keer per dag checkt. Zet dan ook alle vormen van reminders, geluidjes en envelopjes uit, want als je éénmaal heb gespot dat er iets nieuws binnen is dan wint de nieuwsgierigheid het toch van de efficiency.
Overige Tips:
E-mail checken is e-mail verwerken. Niet even snel scannen, maar direct een besluit nemen wat er mee moet. Na het checken van je e-mail is je Inbox leeg. Dat geeft rust en overzicht.
E-mail versturen? zorg dat je helder hebt wat je aan de ander vraagt, binnen welke termijn en met welke specificaties. Dat voorkomt eindeloos heen en weer gemail.
Tot slot: Als je 's morgens de computer aanzet, bekijk eerst je agenda (wat zijn de vaste dingen die vandaag op het programma staan) je takenlijst (als je die hebt). Pas als je een basisplanning hebt voor de dag, bekijk je je e-mail. Daarmee voorkom je dat je de eerste twee uur alleen bezig bent met reageren op ... en uit het oog verliest dat waar je echt mee bezig wilde zijn.
Over de auteur:
