Nu de vakantietijd er aan zit te komen (of is hij net voorbij) is het leuk om eens een metafoor te schrijven over de overeenkomsten tussen managen en op vakantie gaan. Beide activiteiten leiden vaak tot stress en, hoe kan het ook anders, vaak is de oorzaak vergelijkbaar.
Om een eventuele claim voor te zijn, ik heb me bij het schrijven van dit stukje laten inspireren door Youp van het Heck, die ooit een prachtige conference over vakantieperikelen heeft gehouden, dus Youp, als je dit leest, ik heb wel wat van Ratelband, Tjakka!
Visie
Ook vakantie begint met visie, of beter gezegd, zou moeten beginnen met visie. "na een jaar voor stress is een tijdje ontspanning goed" als voorbeeld. Maar ook andere visies komen in aanmerking. "Ik heb een zittend leven met veel emotionele spanningen, dus is een vakantie met fysieke inspanningen geschikter dan een luie vakantie". En zo zijn er meerdere visies te ontwikkelen. Maar doet iedereen het zo? Of grijpen we een folder uit het rek bij een reisbureau? Of laten we ons inspireren door de mooie foto in een of ander tijdschrift en gaan we, zonder verder na te denken impulsief mee? Och, in het bedrijf doen we het ook maar al te vaak zo, dus waarom niet?
Missie
Nadat we een visie hebben ontwikkeld gaan we aan de slag. Boeken. Of toch niet? Even terug gaan zitten met de familie en een missie ontwikkelen. Moeilijk, want wat willen we eigenlijk. Moeder de vrouw wil uitgebreid aan het strand liggen, vader wil bergen beklimmen en de kids willen niets liever dan een hoop water en voldoende gelegenheid om ook ’s avonds goed uit de bol te gaan. Even bij elkaar zitten en alle wensen op een rijtje krijgen en een gemeenschappelijke missie uitpluizen kan veel ergernis besparen. Probeer samen die ene oneliner te ontwikkelen, "wij willen……" Want als we die missie samen hebben uitgedokterd en het er ook over eens zijn, dan is de eerste basis voor een crisis al bezworen.
Plannen
Wat een verschil met vroeger. Als de eerste ideeën voor een vakantie opkwamen, dan werd er ijverig overlegd. Vader ging naar de ANWB of het reisbureau en gewapende met tientallen folders en wegenkaarten werd samen gewerkt aan een plan. Maandenlang was er niets zo leuk als de voorpret. De dagen kropen voorbij, nog maar 200 te gaan, en we vertrekken. Twee weken tevoren was moeder al bezig de koffers in te pakken, overal lagen keurige pakjes met kleren die mee moesten, de mondvoorraad voor de lange reis werd weken tevoren al ingekocht, bang dat we maar iets zouden vergeten.
Vader was ondertussen bezig met het uitwerken van het reisplan. Naar Spanje, de reis ging door Frankrijk, tolwegen, bergen, maar vooral, de periferique, de befaamde rondweg om Parijs. Essentieel daarbij was de afslag Lyon, miste je die……….
Doelstelling, strategie en tactiek
Doelstelling Spanje, strategie met de auto door Frankrijk. Tactiek, moeder zou op de periferique letten op het bordje Lyon. Daarna was het simpel, al was de route nauwkeurig beschreven, kilometer voor kilometer. De plaatsen waar gestopt zou worden en de thermoskan aangesproken, want die Fransen kunnen niks van koffie zetten. De eetpauzes stonden vast en wat genuttigd zou worden en dus meegenomen, want in het buitenland was alles drie keer zo duur.
Doen we het nog steeds zo? Nou nee, meestal plannen we een vakantie een paar weken tevoren, we gooien de auto vol met wat koffers en zetten de TomTom aan, en weg zijn we. Planning schijnt een bijzaak te zijn geworden, al kan het wel een hoop ellende schelen. Want hoewel dat stemmetje in de TomTom aardig de weg weet, het is maar een stuk software en het ding kan niet denken, niet anticiperen op incidenten. En laat er nu onderweg iedere keer wel ergens een incident zijn. Antwerpen, file per definitie voor de Kennedey, de Liefkenshoek is een optie. Weet de TomTom dat? Niet altijd, zeker niet als er geen TMC op zit. En met TMC wordt vaak wel het incident aangegeven, maar voordat een alternatief is berekend zit je vaak al midden in de file.
Plan, do, check, act
Het is beter om regelmatig informatie te krijgen over de toestand van het verkeer en op basis van deze informatie het beleid of de tactiek aan te passen. Dan is de kans dat de doelstelling, op tijd in Spanje zijn, wordt bereikt. De Deming Cirkel is ook op reizen van toepassen. Maar ja, als we in de dagelijkse routine ook niet het volgen van de informatie die het bedrijf ons geeft al niet tot een gewoonte hebben gemaakt……..
Maar na enkele uren is het zover, we zitten op de periferique. Moeder houdt angstvallig de bordjes in de gaten, maar raakt in verwarring van de Franse manier van bewegwijzering. Tientallen keren heeft ze de naam Lyon al gezien, links van de weg, wat voor de Fransman aanleiding is om links te blijven rijden, maar voor moeder een reden is om steeds meer in de stress te raken. Tot op het moment suprême, ze kijkt vertwijfelt naar vader en vraagt "hoe heette dat plaatsje ook al weer?" net als het grote blauwe bord met daarop Lyon gepasseerd wordt.
Tante TomTom heeft het wel door en heeft tijdig geroepen dat na 2 kilometer de afslag moet worden genomen. Angstig laveert vader de auto van links naar rechts, tussen de meute Renaults door, bestuurd door Fransen die op het laatste moment besluiten welke afslag ze moeten nemen. Het angstzweet laat de ramen aanslaan. Dat hadden we niet verwacht. Dat er ook Fransen in Frankrijk op de weg zitten en dat die leven als God in Frankrijk en dat ze impulsief besluiten nemen.
Kennen we onze business partners ook zo goed? Kennen we de cultuur van onze relaties? Hebben we ons daarop voorbereid als we naar die "alles of niets" meeting gaan?
Voorbereiding is het halve werk
Voorbereiding is het halve werk. Klakkeloos gaan rijden en op de TomTom vertrouwen is niet voldoende. Zorg steeds dat er een alternatief voorhanden is, anticipeer op de cultuur en het gedrag van de anderen.
Maar ja, eindelijk zitten we op de weg naar Lyon, Spanje lonkt, de zon gaat schijnen, langzaam zakt de stress in de auto. Met een vaartje van 140 over de mooie tolwegen. Fuck! Sinds wanneer flitsen ze ook in Frankrijk? Meteen is de sfeer weer om te snijden. Moeder zit uit te rekenen hoe vaak ze nu weer moet koken om toch uit te komen met het vakantiebudget terwijl vader luidkeels zit te roepen dat Balkenende wel wat nuttiger kan doen dan die Fransen vertellen over de flitspalen en de opbrengsten die daar uit voort vloeien. En zo begint de vakantie die bedoeld was om tot rust te komen met een hoop stress.
Vakantie is net werken.
- Definieer een visie, dan weet U waarom u met vakantie gaat, dan weet U waarom u een bedrijf aan het runnen bent.
- Definieer een missie, dan weet iedereen waarvoor we het allemaal doen, waar we samen voor staan, zowel uw reisgezelschap als uw medewerkers.
- Definieer een beleid. Gaat u over tolwegen, lekker snel, of de route National, niet zo snel, maar wel mooier en betere restaurants onderweg. Binnen het bedrijf, bepaal de randvoorwaarden, hoe gaat u met geld om, met de medewerkers, met de kapitaalgoederen.
- Definieer een strategie, bepaal hoe u op reis gaat, met het vliegtuig, de trein of de eigen auto. Pas uw planning daarop aan. Ik ken een manager die dit niet deed en op het vliegveld met een overgewicht van 15 kilo aankwam. Hij had een voorraadje bier meegenomen omdat in Thailand het bier niet te drinken was. Ook binnen zijn bedrijf loste hij de problemen pas op als ze er waren, tot dat ene probleem kwam dat iedereen had voorzien, behalve……
- Plan de reis goed, bepaal het einddoel, maak een schema, vertrouw niet blindelings op de TomTom. Plan rustpunten. Check vooraf en gedurende de reis kritieke punten en de actuele situatie en zorg voor een back-up plan als zich calamiteiten voordoen. Ook voor uw bedrijf geldt dit, zorg voor momenten van rust, maak een tijdschema, plan gedetailleerd, pas de Deming Cirkel consequent toe. Laat u informeren over belangrijke kengetallen.
- Zorg ervoor dat uw medereizigers goed geïnformeerd zijn en hun mening over belangrijke zaken hebben gegeven en houdt rekening met hun wensen. In het dagelijkse leven zijn alle vormen van medezeggenschap (werkoverleg, OR, functioneringsgesprekken) cruciaal voor de voortgang.
- Maak gebruik van de competenties van uw medereizigers. Uw zoon met een rijbewijs kan ook best een stukje rijden. Als u de tent op gaat zetten is het misschien wel beter dat moeder vast wat boodschappen gaat doen en niet belast wordt met het inhameren van de haringen. Ook in uw bedrijf heeft u medewerkers die best een paar van uw taken kunnen uitvoeren. Dat verlicht uw werk en geeft deze mensen ook weer een gevoel van erkenning.
Tot Slot
Volg deze richtlijnen op en er is een kans dat u zich ook daadwerkelijk weet te ontspannen op vakantie. Volg de richtlijnen in uw bedrijf op, misschien heeft u dan volgend jaar helemaal geen behoefte meer aan vakantie.
Tot slot dit. Op de A1 van Lille naar Parijs staat bij kilometerpaal 130 een flitspaal. Als u terug gaat naar Nederland, staat de eerste flitspaal weer net over de grens.
Ad de Beer is een gedreven all round business coach en interim manager die organisaties helpt om vanuit de kracht van mensen verbeteringen te realiseren.
Het losmaken van de kracht van mensen is een voorwaarde voor bedrijven en organisaties om succesvol en te zijn en optimaal te presteren. Zijn bedrijf F-ektief Business Coaching begeleidt bedrijven in deze processen.
Over veranderen door mensen schreef hij het boek “klantgericht veranderen”.
Ook is hij een onderhoudend spreker over diverse onderwerpen.
Ook is hij eigenaar van Interim-anders, agamedes, zzp-marktplaats.eu en de community managersenondernemers.nl
telefonisch is hij te bereiken op 0612724659
Met dank aan de inspiratie via Joep en het verhaal van Ad.
Daarom plan ik al jaren geen “grote” vakantie meer.
Het hele jaar ben je bezig met plannen, visies, uitvoering (soms zoals op de snelweg in Frankrijk) en dan dat ook nog eens over hebben voor je vrije tijd.
Dus niets plannen en wanneer we dan een weekje weg, zorg dragen dat het met zo min mogelijke moeite door andere wordt uitgevoerd.
Ja lever een paar keer per jaar iets onverwachts doen, dan een grote vakantie te plannen, maar je moet dan ook geen schoolgaande kinderen hebben.
Mijn grootste probleem is vaak de financiële mogelijkheden en minder de tijd.
Dus eerst maar weer gewoon stressen!
Chiel Kruissen
|
|
27
-
05
-
2008
|
14
:
49
uur
Remco Campert schreef ooit in zijn column CAMU in de Volkskrant: 'Zolang het werk goed gaat is het eigenlijk ook vakantie'.
Over de auteur:
