Maakt u het soms ook mee dat vergaderingen urenlang duren zonder duidelijk resultaat? Of dat mensen met de verkeerde verwachtingen naar een vergadering komen?
Wat kan u doen om uw vergadering efficient en effectief te houden? Naast het rechtopstaand vergaderen waar we het eerde over hadden, is het handig om tijdens elke vergadering die u organiseert de volgende zeven zaken in de gaten te houden:
Context.
Schets helemaal in het begin even de context van de vergadering. Vertel de deelnemers over welk project of onderwerp het gaat, of er al een eerdere vergadering was over dit onderwerp en wie de betrokken partijen zijn. Zorg ook dat de deelnemers van de vergadering aan elkaar voorgesteld worden moest niet iedereen elkaar kennen.
Objectief. Leg kort maar duidelijk aan alle deelnemers uit wat het doel is van de vergadering. Is het hoofddoel kennisoverdracht? Of moet er een belangrijke beslissing genomen worden? Of is het een brainstorm over mogelijke oplossingen voor een bepaald probeem? Zorg dat alle neuzen in dezelfde richting staan aan het begin van de bijeenkomst.
Als u degene bent die de vergadering organiseert, zorg dan dat de context en het doel van de vergadering al mee in de uitnodiging verwerkt zijn. Daardoor zal iedereen met dezelfde verwachtingen uw vergadering binnenkomen en vermijdt u misverstanden. En ook al had u de context en het doel in de uitnodiging verwerkt, leg ze toch nog eens kort uit in het begin van de vergadering. Want niet iedereen leest even aandachtig uw uitnodiging en sommige mensen hebben zoveel vergaderingen dat ze even een update van de agenda nodig hebben.
Rollen.
Zorg dat iedereen zijn rol binnen de vergadering kent. Het moet bijvoorbeeld voor iedereen duidelijk zijn wie de vergadering modereert en wie achteraf het verslag zal schrijven.
Procedures.
Als uw vergadering een bepaalde procedure volgt, zorg dan dan alle deelnemers die procedure kennen en hou u ook aan die procedure. Niets is minder efficient dan een vergadering waarin eindeloos uitgeweid wordt over irrelevante zaken of waar agendapunten ver buiten de vooropgestelde tijd gaan.
Interactie. Houd tijdens elke vergadering de interactie tussen de verschillende deelnemers in de gaten. Door niet alleen bewust bezig te zijn met wat er allemaal gezegd wordt, maar ook met hoe dat gezegd wordt, zal u uw collega’s en de onderlinge relaties veel beter begrijpen. En zo kunt u beter inspelen op elkaar en bereikt u sneller en beter oplossingen waar iedereen achter kan staan.
Conclusie. Herhaal aan het einde van de vergadering altijd even de conclusie of beslissingen die genomen zijn. En vraag ook aan alle aanwezigen of ze het hiermee eens zijn. Zo voorkomt u dat dat er achteraf onduidelijkheid bestaat over wat er nu precies beslist was. En zo kan ook niemand achteraf de genomen beslissingen nog ontkennen of zomaar naast zich neerleggen.
Acties. Als er tijdens de vergadering bepaalde taken of acties gesteld werden, lijst die dan nog even op aan het einde van de vergadering. Zorg dat de afgesproken acties geen vage ideeën blijven maar formuleer ze heel concreet. Ken daarom ook aan eke actie een verantwoordelijke en een deadline toe. Zo zorgt u dat werk niet blijft liggen en makkelijk op te volgen is. Tijdens een eventuele vervolgvergadering kan u dan deze actielijst overlopen en naar de resultaten vragen.
Vaak zijn de conclusie en de acties die u stelde aan het einde van de vergadering ook alles wat in het verslag van de vergadering hoeft te staan. Houd het verslag kort en krachtig en vraag aan de deelnemers om hun eventuele opmerkingen op het verslag aan u door te sturen.
Ziezo. Met deze zeven zaken in uw achterhoofd zullen uw vergaderingen efficienter en effectiever worden. Ik zet ze voor u nog even op een rijtje:
Context
Objectieven
Rollen
Procedures
Interactie
Conclusie
Acties
Om geen enkele van deze zeven aandachtspunten te vergeten, gebruik ik vaak een ezelsbruggetje. Ik zet alle eerste letters na elkaar en moet dan enkel het woord CORPICA onthouden. Neem dus voortaan ook CORPICA mee naar al uw vergaderingen en maak ze zo een stuk efficienter.
Jef is werkzaam als management consultant vanuit U-Vision en is vooral bezig met projectleiding en coaching. Daarnaast verzorgt Jef ook trainingen rond effectiviteit en peoplemanagement.
Leuk lijstje dat we natuurlijk allemaal al kennen.
Het lijkt me wel nuttig om met deze lessen eens naar het zuiden af te zakken.
De afgelopen jaren veel met Belgen en Fransen gewerkt en als je met die mensen een vergadering hebt dan moet je met het volgende rekening houden:
1. Ze komen nooit op de afgesproken tijd. Uren te vroeg komt voor, maar uren tot dagen te laat is normaal.
2. Ze hebben zich nooit voorbereid.
3. Ze praten overal over, behalve over het onderwerp dat op de agenda staat
4. na afloop is er nooit een besluit genomen.
Misschien een beetje overdreven, maar je snapt als georganiseerde chaoot niet dat het mogelijk is dat er in deze landen ondernemingen bestaan.
Deze uitnodiging accepteer ik van ganser harte. Ik lees veel over de overheid in België en ben echt benieuwd hoe een en ander daar loopt.
Mijn vooroordelen zijn wel ontstaan door veelvuldig met Belgen en Fransen te werken. Hoe dichter bij Frankrijk, hoe meer mijn vooroordeel opgaat.
S. Lapré
|
|
12
-
03
-
2008
|
15
:
06
uur
Dat genoemde zaken bekend zijn bij trainers en managers lijkt mij duidelijk. Toch is het goed om het weer eens op een rijtje te zien.
Mijnheer de Beer, jammer dat u deze ervaring hebt met belgische en franse ondernemingen. Mijn ervaringen zijn gelukkig anders. En ik weet dat de problematiek die u noemt in elke vergaderzaal ter wereld KAN voorkomen. Vandaar dit artikel.
Sunny Lapré,
Trainer en coach
Benelux en frankrijk.
Evert
|
|
12
-
03
-
2008
|
08
:
15
uur
Laat Jef eerst maar eens de spelfouten van z'n site afhalen... Bijvoorbeeld in het stukje wat hij schrijft over 'wat is RSS feed'.
Dit is een schoolvoorbeeld van veralgemening wat we kunnen missen als kiespijn.
Ik wil de heer de Beer uitnodigen naar vergaderingen die ik voorzit bij de Vlaamse Overheid en hem op deze wijze afhelpen van zijn vooroordelen.
Noël Van Herreweghe
Adviseur
Bestuurszaken
Vlaamse Overheid
Volgens mij wordt er nu te veel gekeken naar eigen ervaringen-gezien de reacties.
Het stuk is geschreven na aanleiding van dit soort voorbeelden,niet om ze d.m.v dit artikel te doen ontstaan.laat het gaan over de inhoud.
Natuurlijk herkennen,erkennen en verbeteren is het doel.
andreas de jong
|
|
14
-
03
-
2008
|
10
:
20
uur
Als Mr Van Herreweghe daarmee denkt te kunnen aantonen dat de Vlaamse overheid een pareltje van efficiënte vergadercultuur is dan maakt hij zich evengoed schuldig aan veralgemening. Daarmee help je niemand van zijn vooroordelen af
E.R. de Vries
|
|
25
-
04
-
2008
|
09
:
44
uur
als ik alle reacties zou horen in één vergadering dan klopt de stelling volkomen.
Over de auteur:
