Alleen al deze week maakte de pers melding van drie grote projecten met veel problemen: de ICT-projecten bij de Belastingdienst, de Roertunnel en de verbouwing van het Rijksmuseum. De resultaten deugen niet, het kost nog meer tijd en nog meer geld.
Hoe vaak maakt u mee dat een omvangrijk project volgens afspraak wordt afgerond?
Taboe Niet lang geleden hebben we een internationale bank mogen helpen bij een groot ICT-project. Mensen uit allerlei landen werden ingevlogen voor de kick-off. Al snel bleek ons dat zij niet geloofden in het project. Het was een publiek geheim dat het project binnen de gestelde randvoorwaarden niet zou slagen. Dat was alleen niet het onderwerp van gesprek. Het motto van de kick-off was: ‘Het is een enorme uitdaging en we gaan ervoor’.
U vraagt, maar of wij draaien? Dit maak ik vaker mee. De mensen die de opdracht uitvoeren weten vaak redelijk precies wat wel en niet kan. Als je als opdrachtgever een optimistische start wilt maken, is het moeilijk daar het gesprek mee aan te gaan. Je weet immers dat dat optimisme en extra energie broodnodig zijn om tot resultaten te komen. Dus wat mij betreft kunnen opdrachtgevers alles vragen wat hen nodig lijkt. Maar daarna volgt wel het spel van vraag en aanbod.
Als je een project krijgt aangeboden heb je drie mogelijkheden; aannemen, weigeren of onderhandelen. Een opdrachtgever mag alles vragen, en een opdrachtnemer hoeft niet alles aan te nemen. Wat mij betreft zouden opdrachtnemers vaker ‘Nee’ moeten zeggen. Ik zie teveel managers trekken aan projecten waar ze helemaal niet in geloven. Kostbare energie gaat verloren aan ‘missions impossible’.
Waarschijnlijk was het voor iedereen beter geweest als de Belastingdienst een aantal van die belangrijke, maar op het laatste moment verstrekte opdrachten had teruggegeven.
Als je dan al een groot en complex project aanneemt, bijv. op het gebied van ICT of andere infrastructuur, hoe kan je als manager een strakke planning afgeven? Terwijl de praktijk daar helemaal geen aanleiding toe geeft, viert opportunisme hoogtij. Keer op keer lopen dit soort projecten anders dan verwacht, en is er de confrontatie met complete verrassingen. Waarom zou je garanties afgeven voor een zekerheid die toch niet bestaat? Is het niet veel beter om te zeggen: ‘Dit is op dit moment het beste plan dat we kunnen maken, en ik weet dat het een fout plan is, maar ik weet nog niet waar de fouten zitten’.
Moed Realistisch plannen vraagt een dappere opstelling van alle betrokken partijen. Maar hoe goed zijn managers in de onderhandelingen met elkaar over projecten? Willen opdrachtgevers wel realistische planningen, of willen ze liever voor de gek gehouden worden?
Jaren geleden sprak ik Joop van Lunteren, indertijd directeur van de belastingdienst. We zaten samen met Jan Baan in een forum tijdens een discussiebijeenkomst voor een business club. We hebben toen een felle discussie gehad met BaaN over de mogelijkheden van ICT, maar met name over de arrogantie van veel ICT bedrijven die op iedere vraag het standaard antwoord: ''ja, de kunnen we'' geven.
En daar ligt het probleem nog steeds. Deze week heb ik weer met enkele bedrijven gesproken die door een aankoop van ICT zwaar in de problemen waren gekomen. De ICT bedrijven blijven maar oplossingen beloven, maar creeëren nog steeds meer problemen dan oplossingen.
Ligt dat ook aan de managers? Voor een deel wel. Want wie nu nog steeds gelooft dat door de implementatie van ICT systemen de bedrijfsprocessen beter gaan lopen komt bedrogen uit. Verbeter eerst de bedrijfsprocessen en ga daarna, waar nodig en zinvol, automatiseren. Dat bespaart geld, veel geld.
Laat daarnaast de onderhandelingen met ICTers doe door mensen die de terminologie begrijpen en die door de zakken gebakken lucht heen kunnen prikken.
Voor de meeste bedrijven in het MKB is een procesoptimalisatie en een ICT oplossing met eenvoudige Office tools als Acces en Excel veel beter dan al die dure ERP systemen. Maatwerk op basis van MS office is goedkoop en veel efficienter in gebruik.
Een oplossing voor de problemen bij de belastingdienst zie ik ook niet zo. Ik heb jaren geleden al geroepen dat het een puinhoop zou gaan worden omdat men de ICT leidend maakt en niet de processen.
Ron Ladage
|
|
6
-
03
-
2008
|
11
:
05
uur
Het is niet eens opvallend dat de genoemde voorbeelden er twee de overheid betreffen.
Het bedrijfsleven gaat hier toch wat anders mee om, ze proberen bovenop de kosten te zitten en sturen dus sneller bij. Ook onze politiek bemoeit zich te veel met hun ondeskundigheid met dit soort zaken.
Toen het politieke besluit was genomen dat de belastingdienst bijna alle betaal zaken van het UWV en van de zorgsector moesten overnemen, waarschuwde de top van de belastingdienst de minister van Gezondheid dat dit problemen ging geven. Maar de politiek weet alles beter, dus gewoon doen.
Een tunnel wordt te vroeg opgeleverd, onder druk van de politiek en tevens moet die tunnel voldoen aan de Europese regels van veiligheid, ook bedacht door honderden politieke vertegenwoordigers uit Europa.
Tevens is al jaren bekend dat ITC mensen en “gewone” mensen elkaar niet verstaan.
Verder is het zaak dat wanneer je een aanbesteding doet, je alles vast moet leggen en vooral tijdspaden vast legt, met de verwachte stand van zaken.
Achteraf zit je met de schade en sta je in het traject bij de “milestone” dan weet je wat er gereed moet zijn.
Helaas heeft de overheid weinig verantwoordelijkheid t.o.v. de burger, wordt een project 2 keer zo duur, dan verhogen we b.v. belasting op de auto of we verzinnen verpakkingsbelasting op het voedsel.
Helaas kan ik niet mijn buren aanspreken, wanneer ik als kleine zelfstandige me verreken met een opdracht.
Het probleem is niet de ITC, maar de mensen die de afspraken slecht vastleggen.
Ad Beer
|
|
6
-
03
-
2008
|
18
:
33
uur
@Ron
Ik ben het voor een deel met je eens, op een ding na.
je stelt dat ICT mensen en ''gewone'' mensen elkaar niet verstaan. Als de ICT mensen nu beseffen dat de gewone mensen en dus ook de gewone mensen taal er al was voordat de ICT ontstond, dan komen ze er misschien achter dat ze beter de woorden kunnen gebruiken van de gewone mensen. Jargon is ofwel een uiting van onmacht danwel misplaatste arrogantie
De klanten van de ICT moesten eens, net als in het bedrijfsleven van de ''gewone'' mensen claims gaan leggen als de ICT zijn afspraken weer eens niet nakomt. Dan zal er wel het een en ander veranderen.
De ICT is nog steeds de sector van het beloven van de hemel op aarde. Iets wat de toren van Babel ook beoogde te realiseren. Ook daar werd de spraakverwarring het begin van het einde.
Dat de overheid haar incompetentie steeds maar weer vertaald in belastingverhogingen voor de ''gewone'' burger, daar kunnen we wat aan doen, gewoon niet op de PvdA stemmen.
Over de auteur:
