Een vergadering is bedoeld om te praten, bij voorkeur over zaken die ertoe doen. Vaak lukt dat, maar het komt ook voor dat de olifant in de ruimte onbesproken blijft. Iedereen weet dat die olifant er is, maar niemand zegt er iets over, en iedereen voelt zich er ongemakkelijk bij. Pas bij het koffie apparaat of in de beslotenheid van de kantoren komen de tongen los.
Het is als met de 3 aapjes. Het eerste aapje wil het negatieve niet zien, het tweede aapje weigert te luisteren en het derde aapje weigert te praten. Doelbewust gebruiken ze hun handen om zichzelf te weerhouden wél te zien, te luisteren en te praten.
Hoe trots kan je zijn als manager als je dit gedrag van horen, zien en zwijgen in stand houdt?
Bekentenis
Een directeur die ik coach kreeg een nieuwe collega. Deze nieuwe financiële directeur verbouwde vrij snel een systeem dat tot nu toe goed en simpel werkte tot een heel ingewikkelde werkwijze. Het was vast zijn bedoeling niet geweest, maar het was wel gebeurd. Steeds weer waren er kleine en grotere akkefietjes waardoor mijn cliënt zich meer aan zijn collega ergerde.
Tot zijn grote verbazing kwam de financiële directeur op een dag bij hem en bekende dat hij waarschijnlijk wat te hard van stapel was gelopen en overijverig was geweest. Mijn cliënt vertelde hoe het hem raakte dat zijn collega zich zo open uitsprak. Het effect verbaasde hem nog meer, want direct voelde hij zich ontspannen en de energie weer stromen. De actie van de collega maakte dat ze er samen uitkwamen.
Voorzichtig met open en eerlijk
Bij echt grote problemen of moeilijk lopende relaties is het belangrijk om te zeggen wat je denkt en voelt. Door te praten kan je het pad vrijmaken om constructief samen te werken. Daarmee bedoel ik niet dat je spontaan moet zeggen wat in je opkomt. Graag even nadenken over wat je zegt en hoe.
Mijn tips zijn:
• Praat over je eigen ervaring, gedachten en gevoelens. ‘Ik ervaar....’ of ‘Mijn gedachten zijn....’ of ‘Ik voel...’.
• Wees zo precies mogelijk. Dus niet: ‘Jij hebt altijd zo’n negatieve houding’, maar ‘Ik merk dat je bij project X tijdens de laatste vergaderingen als Peter iets zegt, jij je stem verheft.’ Namen en rugnummers!
• Praat vanuit een positieve spirit. Zoek een balans tussen de vinger op de zere plek leggen en luisteren en begrijpen.
• Het is soms nodig om kritisch te zijn, maar houdt het einde open en vraag naar de reden of de achtergronden.
Keuze
Natuurlijk realiseer ik me dat je jezelf kwetsbaar maakt als je schijnbaar onbespreekbare zaken bespreekbaar probeert te maken. Ik heb meerdere malen meegemaakt dat het ten koste ging van carrières. Denk dus eerst goed na en weet dat het belangrijker is ‘hoe’ je iets zegt, dan ‘wat’ je zegt. Realiseer je ook wat de consequenties zijn als je niets zegt.
Olifanten verdwijnen meestal niet vanzelf.
Ik vind dit zeker een geweldig artikel. Te meer dat ik volkomen de mening deel dat dit probleem maar a te vaak voor komt met alle gevolgen van dien soms.
Ik heb persoonlijk ook door schade en schande moeten leren dat het beter is zaken te benoemen in een positieve setting zodat de hele organisatie hier beter van kan worden en carrieres hoeven niet altijd een deuk op te lopen wat dit betreft.
Ik doe zelf een stapje terug. Tijdens de projectuitvoering 'spiegel' ik de stand van zaken en mezelf regelmatig met mijn collegea. Als interim PM krijg ik dan vaak waardevolle tips en aanwijzingen die voor de uitvoering van belang zijn. Dit is niet uit gebrek aan zelfvertrouwen maar 'Common Sense'.
Het bevorderd bovendien de collegiale interactie en ik heb gemerkt dat anderen hier ook een sport van maken door het over te nemen.
Ik wil hier niet impliceren dit te hebben uitgevonden maar ergens ben ik er ooit eens mee begonnen.
Ik sta achter de filosofie van Rene. Wat wij in ons projectteam doen, is elke drie weken een retrospectieve meeting houden. Daarin brengt het team allerlei zaken naar boven die hen stoorden de voorbije drie weken. Gaande van technische zaken tot (inter)menselijke problemen. We prioritiseren deze en voor de top 5 bepalen we tijdens diezelfde meeting nog acties om het tijdens de volgende 3 weken op te lossen of te verbeteren.
Dit concept werkt heel goed en motiveert het team ook om beter te communiceren en samen te werken. En zo krijg je als projectleider ook feedback op je eigen functioneren en kan je je manier van werken bijstellen in de richting die optimaal is voor het team.
Henk Smit
|
|
20
-
08
-
2007
|
12
:
05
uur
Vaak komen zoals hier genoemd''olifanten ''niet naar voren omdat werknemers door constructies als functioneringsgesprekken steeds meer op machtsverhoudingen worden gewezen.
(onderzoek onder een bepaalde beroepsgroep kwam naar voren 80 procent vind het ronduit demotiverend)
En open je mening /ideen verkondigen? ach.....dat is nog nooit mogelijk geweest simpel door verschil in macht, gevaar voor wraak etc
En wat denkt u, zou een manager (zeker het zeer zelfverzekerde carieere mannetje met gebrek aan natuurlijk leiderschap die vooral zijn eigenbelang voor ogen heeft)verlegen zitten om al die meningen van ondergeschikten die hij zo efficient en goedkoop mogelijk mogelijk aan het werk moet zetten?
Ad de Beer
|
|
20
-
08
-
2007
|
15
:
24
uur
Ik was even op het verkeerde been gezet. Ik dacht dat het over vergaderen ging en dan kan ik urenlang vertellen hoe leuk het is om met Fransen te vergaderen. Die praten namelijk, nadat ze veel te laat zijn aangeschoven, alleen maar over dingen die niet op de agenda staan, waarna de vergadering uitloopt en er ook niks wordt besloten.
Maar nee, het artikel gaat er dus over hoe je je irritatie over dat gedrag communiceert.
Op een Nederlander kun je kritiek uitenm, het mag ook.
Dat gaat uitstekend op de beschreven manier, al hebben sommige mensen meer aan een meer confronterende stijl van communiceren.
Als je tegen een Fransman zegt dat je zijn gedrag ervaart als irritant, dan kijkt hij je even aan en begint dan over zijn maitresse te praten (alle fransen hebben een maitresse namelijk). Dus maar herhalen, waarna hij geirriteerd raakt en zegt dat het allemaal de schuld is van iedereen op de wereld met uitzondering van hemzelf.
De confronterende manier leidt tot een heus conflict, ze worden kwaad, want de Fransoos is overtuigd van zijn perfectie.
Drie weken laten stuurt hij wel een email waarin hij aangeeft dat hij wel over je irritaties wil praten, maar hij merkt wel terloops op dat jij de schuld hebt.
Dus plan je de vergadering een uur te vroeg in, waardoor ze op tijd komen. Ga je politiek gebruiken om het niet geagendeerde onderwerp, waar je het eigenlijk over wilt hebben te bespreken. Waardoor de Fransoos blij is en jij ook.
Wat ik maar zeggen wil, de aangegeven methodiek werkt leuk in Nederland, maar is wel cultuurafhankelijk
Over de auteur:
