Onlangs heb ik Jim Collins in Atlanta horen spreken over het vitaliseren van organisaties. Een buitengewoon inspirerende boodschap met een aardige suggestie: verbeter de effectiviteit van professionals en organisaties door iedereen aan te raden een Not-To-Do list te hebben. In deze blog meer over hoe je met een Not-To-Do list kunt werken en met welk profijt voor managers en eigentijdse kenniswerkers.
Gemiddelde versus best presterende kenniswerker
De gemiddelde productiemedewerker heeft bijvoorbeeld een target om 100 productie-eenheden per uur te realiseren. De best presterende productiemedewerker presteert mogelijk circa 20% beter en de slechts presterende 20% minder. Deze vorm van industrieel denken bepaalt nog te vaak het referentiekader van managers die denken dat het verschil tussen de gemiddelde prestatie van een professional en de beste prestatie er niet zo veel toe doet. Het is ook om die reden dat er in de managementliteratuur niet veel aandacht wordt besteed om de gemiddelde prestatie van alle professionals consequent en ieder jaar met bijvoorbeeld 5% te verhogen. Terwijl dat, ook in het industriële tijdperk, een behoorlijke slok op een borrel zou schelen.
In de huidige kenniseconomie presteert de beste kenniswerker ten opzichte van de gemiddelde kenniswerker misschien wel tot 100 keer beter. Er zijn immers vrijwel geen fysieke beperkingen meer. Neem als voorbeeld de snelheid waarmee wordt gelezen. Een niet geoefende lezer kan tussen de 80 – 100 woorden per minuut lezen. Terwijl de best presterende professionals 350 – 2800 woorden per minuut kunnen lezen. Dat is wel een verschil dat er toe doet.
Not-To-Do list
Ieder mens heeft effectieve en niet effectieve gewoonten ontwikkeld. Dat geldt ook voor kenniswerkers op het werk. In veel organisaties is het tegenwoordig zo dat van kenniswerkers een herkenbare en meetbare output wordt verwacht. Stel dat deze duidelijkheid een gegeven is. Hoe kun je dan, in samenwerking met de kenniswerkers (of met je team), nadenken over ineffectieve gewoonten, die ertoe bijdragen dat onnodig veel tijd wordt gespendeerd aan de verkeerde zaken? Of dat de te realiseren targets te laat worden gehaald? Of dat er onvoldoende efficiënt met de bestaande middelen wordt omgegaan?
Het is handig om met een team na te gaan welke ineffectieve gewoonten zijn ontstaan. Welke patronen zijn te onderkennen. En hoe bijvoorbeeld een gezamenlijke Not-To-Do list kan worden opgesteld, zodat iedereen elkaar daar op kan aanspreken.
'Best practices' van ineffectieve gewoonten:
• Streven naar perfectie;
• Afspraken niet nakomen;
• Altijd smoezen gebruiken om je falen te verdoezelen;
• Niet accountable zijn;
• De te realiseren targets bepalen minder dan 80% van je handelen per dag;
• Uitstellen is meer gewoonte dan uitzondering;
• Geen besluiten nemen;
• Iedere mail onmiddellijk beantwoorden;
• Relevante mails negeren of veel te laat beantwoorden;
• Niet realistisch plannen;
• Geen ‘Neen’ kunnen of willen of durven zeggen;
• Gericht zijn op de interactie met collega’s binnen de organisatie en niet op de te realiseren targets;
• Denken in problemen;
• Niet of onvoldoende prioriteren;
• Niet of onvoldoende flexibel kunnen zijn;
• Op iedere (sociale) prikkel onmiddellijk reageren.
7 tips voor het maken van een Not-To-Do list met een team
1. Inventariseer per teamlid de top drie van meest ineffectieve gewoonten.
2. Stel gezamenlijk vast welke negatieve effecten de ineffectieve gewoonten hebben en reken uit wat dat de organisatie of het team kost.
3. Maak gebruik van de wet van Pareto (20/80 principe) om een top vijf van ineffectieve gewoonten vast te stellen.
4. Vertaal deze top vijf in een Not-To-Do list voor het team.
5. Maak concrete afspraken om elkaar feedback te geven over het benutten van de Not-To-Do list.
6. Reken vanaf het begin uit welke opbrengsten je kunt verwachten en bepaal op deze manier de opbrengst na een maand, een half jaar en een jaar.
7. Vergeet niet het geboekte succes te vieren en begin weer met nummer 1.
Heb jij nog voorbeelden van een Not-To-Do list? Voor jezelf? Voor je collega’s? Of voor je manager? Of heb je nog 'best practices' van ineffectieve gewoonten? Aarzel niet om suggesties te mailen.
· Architect van toekomstbestendige oplossingen om mensen & organisaties meetbaar met 70:20:10 oplossingen beter te laten presteren.
· Auteur van boeken met het doel hrd te versterken zoals '70:20:10 naar 100% performance', ‘Kostbaar Misverstand; van training naar business improvement’ en ‘Liever (g)een training’.
· Samen met Charles Jennings en Vivian Heijnen heb ik het 70:20:10 Institute opgericht om dit gedachtegoed in cocreatie met onze collega's in de wereld te verspreiden en te verbeteren.
Mijn nummer 1 op de lijst zou zijn: "stop met het negatief bekijken van je eigen handelen."
Ten eerste is het mateloos demotiverend om naar al je negatieve handelingen te kijken.
Ten tweede mis je dan de mogelijkheid om aan je positieve eigenschappen te werken.
Mijn nummer 2 op de lijst zou zijn: "Richt je op je sterke kanten en probeer die verder te ontwikkelen."
Het is motiverend. Je hebt sneller resultaat. Je hebt er meer plezier van. Het is leuker om te doen. En je komt veel minder weerstand tegen.
Daarbij lijkt mij zo'n not-to-do-list toch sterk op een poging om perfect te zijn. Terwijl de werkelijke winst altijd weer schijnt te zitten in het je medewerkers en collega's benaderen als mensen. Maar misschien nog veel belangrijker, jezelf als mens zien.
Dat betekent natuurlijk niet, dat je voorzichtig met ze om moet gaan en ze moet ontzien. Het betekent wel dat je elkaar benaderd vanuit je mens zijn met al je sterktes en zwaktes.
Dus misschien is de sterkste lijst wel een Not-to-do-to-do-list. Een afwisseling van dingen die je niet wilt doen, omschreven als dingen die je wilt doen. Dus perfectie nastreven, zonder perfect te willen zijn. Je dag leuk indelen, zonder op alles te reageren. Je concentreren op je taak en iedereen van tevoren waarschuwen dat je ongestoord wilt werken.
En tot slot je weet nooit op welke manier een schijnbaar negatieve ineffectieve handeling een positief effect heeft. Zeker niet als je vanuit een negatieve instelling naar alles kijkt. Op die manier zie je nooit het positieve dat uit gedrag voortkomt.
Jos Arets
|
|
18
-
06
-
2007
|
20
:
27
uur
Streven naar perfectie is een goed voorbeeld van een minder effectieve gewoonte. En het werken met een Not-To-Do-list heeft wel degelijk zin om geautomatiseerd gedrag op het spoor te komen. Net zoals bij de ontwikkeling van een gezonde of ongezonde leefstijl veel gedrag onbewust verloopt (gewoontevorming) heeft iedere professional last van minder effectieve patronen in zijn gedrag - minder effectieve gewoonten. Deze gewoonten opsporen en waar mogelijk veranderen is zeker de moeite de waard. Daar worstelen veel professionals mee en teams kunnen een heel stuk effectiever worden. Dit is niet te verwarren met de terechte stelling van Markus Buckingham dat het ontwikkelen van sterkten zinvoller en effectiever is dan het compenseren van zwakten. Met ineffectieve gewoonten kun je beter stoppen. Afleren dus.
N. Dragt
|
|
18
-
06
-
2007
|
23
:
00
uur
Ik heb hierbij eigenlijk twee punten.
1. Wanneer is gedrag ineffectief?
2. Wat is er op tegen om elkaars zwakten te accepteren en elkaar aan te vullen?
Bij het eerste punt geldt toch eigenlijk, dat ik iets ineffectief vind bij mezelf of anderen, omdat ik denk dat er een effectievere methode is. Hoewel het vaak vooral een behoefte aan een effiëntere methode is. De effectiviteit van gedrag wordt toch vooral bepaald door de kwaliteitseisen die ik of anderen stellen. Dus andere kwaliteitseisen leiden automatisch tot een andere beoordeling van de effectiviteit van het gedrag.
Bij het tweede punt komt bij mij het idee boven, dat ik perfectie moet bereiken op veel verschillende gebieden. Onder andere door ineffectieve gewoonten af te leren, wat bij mij toch het gevoel oproept dat ik er nieuwe effectievere gewoontes voor in de plaats moet leren.
Die perfectie wordt echter bereikt door het nastreven van bepaalde eisen voor kwaliteit. Is het dan niet handiger om te kijken naar de eisen die ik stel en die te beoordelen op hun waarde, dan mijn gewoontes?
Betekent natuurlijk weer wel een diepgravendere zoektocht en dat is natuurlijk weer niet efficiënt.
Ergo gaat het bij effectiever gedrag, dan eigenlijk niet over efficiënter gedrag?
Gaat een Not-to-do list dan niet eigenlijk over tijdsbesparing in plaats van gewoontes afleren?
Betekent dat dan eigenlijk niet, dat onze kwaliteitseis het besparen van tijd is?
Is dat wel de juiste kwaliteitseis die we moeten stellen als het gaat om ontwikkeling?
Zou onze ontwikkeling niet gestuurd moeten worden door kwaliteitseisen als: meer weten, beter weten waar ons weten van toepassing is, beter toepassen van wat we weten, diepgravender inzicht hebben in wat we weten en toepassen en het creëren van groei voor alle aanwezigen?
heer C Harmsen
|
|
20
-
06
-
2007
|
09
:
04
uur
De vraag van meneer/mevrouw N. Dragt "gaat het bij effectiever gedrag eigenlijk niet over efficiënter gedrag" is zeer relevant. Ik geef al jaren trainingen op dit vlak en weet uit ervaring dat de twee begrippen constant door elkaar worden gehaald. De vraag wanneer gedrag ineffectief is, is voor velen lastig te beantwoorden omdat het refereert aan het doel van dat gedrag. Waarom doe je het? Wat wil je ermee bereiken? Nog een stapje verder: wat draagt het bij aan het doel van afdeling? Het doel van de organisatie?
Wanneer deze vragen achterwege blijven verengt time-management al gauw tot een training in efficiënt gedrag: meer doen in minder tijd. Daar schieten we per saldo maar bar weinig mee op.
Conclusie: de not-to-do list die Jos Arets propageert is een uitstekende startvraag om de effectiviteit van gedrag te toetsen. Er kan mee worden voorkomen dat we heel efficiënt onze tijd verknoeien met onzinnige of overbodige activiteiten.
Fatin
|
|
21
-
06
-
2007
|
18
:
46
uur
Moet hier om heel eerlijk te zijn, een beetje om lachen. Dit bericht behandel ik dan ook met humor. Als iedereen dat wel of niet (lees wel en wel) goed vindt.
In hoeverre is men op de hoogte, dat de mens immuun is voor de woorden; Niet, nooit en geen?
Dus zo'n lijstje met de dingen "niet te doen", is een hond een bot voorhouden! Met andere woorden, versterkt dat juist de ongewenst ervaringen.
Ehhhh, daar was de "weten-schap" inmiddels ook al achter! Of stonden er, in het bericht naar buiten, ook de woorden; "Niet, nooit, geen" vermeldt? Misschien kan ik voor zeven uur nog een persbericht in sturen voor de krant van morgen!
Research........
heer Cor Poels
|
|
22
-
06
-
2007
|
21
:
46
uur
"Niet doen" creerst averechts resultaten. Het uitgangsgegeven, een lijst met "don'ts"is een prima start, om vervolgens er dmv constrastering van nagemoeg alle woorden een "do's" lijst ervan maken. De focus verschijft van vermijden naar bereiken.
Focus=werkelijkheid, ook al is deze nog niet dé werkelijkheid.
Over de auteur:
