De economie loopt als een trein. Ruim 400.000 banen wachten op mensen die er (nog) niet zijn. Het gevolg is dat ondernemers en zzp’ers overuren maken om het hoofd te kunnen bieden aan het aanbod.
Van een verkopersmarkt zijn we in een kopersmarkt terecht gekomen (Niet alleen in de makelaardij!) en dan word je vroeg of laat geconfronteerd met de vraag: ‘Zeg ik ja of nee tegen een nieuwe klant/opdracht/klus? Er zitten toch al te weinig uren in een dag om al het werk wat ik nu heb af te krijgen!’
Keuzes hebben consequenties en zijn afhankelijk van de gedragsvoorkeur. De een wordt gillend gek omdat ze geen nee kunnen zeggen, de ander raakt veel tijd kwijt omdat er te snel beslist en te weinig aandacht aan details werd besteed. Weer anderen raken in de problemen als hun werkindeling wordt aangetast of als klanten weglopen omdat het te lang duurt voordat er een beslissing wordt genomen.
De consequentie van elke gedragsvoorkeur kan zijn:
Onvoldoende tijd voor je familie, vrienden en zakelijke relaties.
In het ergste geval het verbreken van relaties.
Onvoldoende tijd voor jezelf om tot rust te komen.
Steeds meer stress.
Gebrek aan nachtrust.
Mogelijke burn-out.
Lichamelijke ongemakken.
Vanwege toenemende druk verlies van kwaliteit (zeker in de dienstverlening)
Tijd laat zich niet managen
Je kunt tijd niet vertragen, versnellen of stilzetten. ‘Timemanagement’ draait om zelfmanagement. Hoe goed ben je in staat om beslissingen te nemen, in een werkomgeving die jouw stempel draagt, om de genoemde consequenties te voorkomen? Voor iedereen verloopt dat proces anders en het succes daarvan is grotendeels afhankelijk van iemands voorkeursgedrag.
Als je wel eens een cursus ‘timemanagement’ hebt gevolgd, word je veelal geconfronteerd met een eenheidskoek hoe je de knelpunten zouden kunnen oplossen.
Laat ik wat voorbeelden geven waarom die niet werken:
Kijk eens rond in het atelier van een beeldend kunstenaar. Wees niet verbaasd dat het op jou overkomt als een chaotisch geheel. Als je kijkt hoeveel tijd ze verliezen met het zoeken naar dingen zou je gelijk adviseren om orde in de chaos te brengen en alles een vaste plek te geven. Stel dat je dat zou kunnen doen, dan ‘vermoord’ je mogelijk het creatieve proces; zelfs als er wordt gezocht. Want, wat is daar zo erg aan als er een mooi kunstwerk uit voortkomt?
Loop eens bij boekhouders naar binnen. Alles ligt meestal in militaire slagorde en hun archief is enorm. Er wordt niets weggegooid: ‘Want je weet maar nooit wanneer je het nog eens kunt gebruiken’. Dat zij in jouw ogen misschien tijdverliezen door dingen dubbel te doen en veel tijd kwijt te zijn aan hun ‘Pietje-precies-houding’, zorgt meestal voor het krijgen en houden van controle. Controle die zij nodig hebben voor gemoedsrust.
Toen ik het kantoor van een succesvolle ondernemer binnenstapte, zag ik overal bergen papieren liggen en talloze ‘souvenirs’ om bezoekers te laten zien met wie en waar er allemaal zaken werd gedaan. Toen ik voorstelde mijn offerte te bespreken, was ik benieuwd hoeveel tijd hij nodig zou hebben om dat tevoorschijn te halen. Tot mijn stomme verbazing liep hij doelbewust naar een van de vele stapels toe en viste het daar zonder probleem tussenuit. Zo snel als hij mijn voorstel wist te vinden, zo snel als hij beslissingen nam die soms, door zijn haast, verkeerd uitpakten. Zat hij ermee? Nee, wat dat laatste had hij nodig om betere beslissingen te leren nemen en de creativiteitsmotor van nieuwe brandstof te voorzien.
Kortom, een opgeruimd bureau heeft voor de een duidelijke voordelen terwijl dat bij anderen niet het geval is. Het proces om fouten te voorkomen zal voor mensen met een ‘boekhoudersgedrag’ worden verwelkomd, terwijl dat juist voor ‘creatievelingen’ stress zou kunnen opleveren. Daarom is timemanagement onzin. Onzin die te veel en te lang herhaald is.
Vijf recepten voor zelfmanagement
Tegen iemand zeggen dat roken niet goed is voor de gezondheid, is aan dovemansoren gericht. Het effect zal eerder zijn dat er argumenten worden aangedragen om te volharden in de verslaving. Om tegen mensen met een hoog sociaal profiel, die o.a. moeite hebben met het nemen van beslissingen en waar ‘nee’ niet in hun woordenboek staat, te zeggen dat ze sneller moeten beslissen en vaker nee moeten verkopen, zal met instemming worden begroet. Verwacht alleen niet dat er actie wordt ondernomen. Introverte mensen erop wijzen dat ze wat opener moeten zijn naar mensen en zeggen dat ze meer op de grote lijn moeten letten in plaats van tijd te verliezen aan details, is voor hen tegennatuurlijk.
Veranderingsprocessen beginnen pas nadat er bewustwording tussen de oren is geboren, aangevuld met directe acties. Dat laatste zal voor de een met grote stappen gaan, bij een ander via kleine stapjes. Om het bewustwordingsproces op gang te brengen, schrijf ik meestal vijf recepten voor in de vorm van vijf vragen: ‘Moet ik dit nu doen’. (Leg de klemtoon bij iedere vraag op een ander woord.)
Moet = Zit er echt dwang achter? De haast van de één hoeft nog niet jouw haast te zijn! Ik = Delegeer. Er zijn echt mensen die dingen beter kunnen dan jij. Gun een ander ook om wat nieuws te leren. Dit = De prioriteitsvraag. Niet alles verdient de hoogste prioriteit. Communiceer de deadline! Nu = Direct, later of nooit! Doen = Waar ben ik n eigenljk mee bezig?
Over de auteur: Phil H. Kleingeld is auteur, ghostwriter en columnist, Onder de naam Rent-a-Penverzorgt hij workshops in hedendaagse digitale en analoge communicatievormen waaronder sociale media. Phil is daarnaast spreker en auteur van 24 boeken op het gebied van zakelijke communicatie zoals netwerken, verkoop, telefonische communicatie, relatiebeheer, time management, marketing en schriftelijke communicatie.
Een van de specialisaties van Phil is het verzorgen van workshops over sales gerelateerde onderwerpen als Neuroselling, Storytelling en Offertes omzetten in opdrachten.
Over de auteur:
