De laatste tijd maakt een trainingsinstituut radioreclame voor een training in het schrijven van offertes. Ze zeggen dat, als je hun training volgt, al je offertes opdracht worden. Normaal gesproken krijg ik niet snel kromme tenen van onnozele beweringen, maar in dit geval maak ik daar toch een uitzondering op. Wat een baarlijke nonsens!
Op basis van ruim 40 jaar commerciële ervaring, waarvan 30 jaar als communicatietrainer en auteur van 21 boeken over zakelijke communicatie, zal iedere ondernemer het met mij eens zijn dat dit een portie wensdenken is van de bovenste plank. Er zijn te veel redenen te noemen waarom offertes worden opgevraagd en misschien nog wel meer om offertes te accepteren of af te wijzen.
Waarom offertes worden aangevraagd
Er zijn heel wat redenen waarom offertes worden aangevraagd. Kijk maar naar je eigen praktijk. Laat ik voor de herkenning daarvan er een paar noemen:
1. Budgetoffertes
Men heeft nog niet de intentie om direct te kopen maar om een budget te kunnen aanvragen/reserveren voor een volgend jaar of kwartaal. Misschien vragen ze ook wel aan bij een ander en, waar er twee spelen, zal er altijd een verliezen.
2. Verplichte offertes
Veel bedrijven hebben zichzelf de plicht opgelegd om voor iedere investering die ze willen doen drie offertes aan te vragen. Dan vallen er dus per definitie twee af. Dat is dus 66,6% kans op een misser.
3. Openbare aanbestedingen
Als je op een aanbesteding inschrijft, krijg je vaak te horen hoeveel bedrijven een offerte hebben uitgebracht. Je zal misschien het beste voorstel op tafel hebben gelegd, maar of je ook scoort is nog de vraag. Dat hangt van veel factoren af.
4. Concurrentie offerte
Het is een bekende zakelijke praktijk om bij concurrenten offertes aan te vragen. Een vorm van geoorloofde ‘bedrijfsspionage’. Dus als je in je onwetendheid een offerte voor de ‘vijand’ opmaakt, zal je beslist niet scoren.
5. Digitale offerteaanvragen
Er zijn talloze manieren om via digitale media offerteaanvragen uit te lokken. Dat do je misschien al via een Adwords campagne, een chatprogramma, een aanvraagformulier via je website, Instagram etc. Uit mijn eigen praktijk het volgende recente voorbeeld: Onlangs gaf mijn boekhouder aan er mee te willen stoppen en via LinkedIn maakte ik daar melding van. Resultaat: >4500 views en >25 reacties. Ik heb er 24 moeten teleurstellen.
6. Ongevraagde offertes
Het kan zijn dat je informatie hebt gekregen dat iemand een probleem heeft waar jij een oplossing voor hebt. Onbekend maakt onbemind en je hebt dus geen garantie om te scoren.
De bekendste faal- en succesfactoren
Er zijn misschien nog wel meer factoren te bedenken die een rol spelen bij het accepteren of afwijzen van een offerte. Kijk maar eens naar de top 10 van de faal- en succesfactoren:
1.Te laat reageren op een aanvraag
2. Niet of te laat opvolgen van offertes. Passieve houding.
3. Het verkeerde aanbieden
4. Te veel variaties aanbieden
5. Geen keurmerk (Bv. Geen ISO als dat gevraagd wordt)
6. Slechte referenties (Kijk op Trustpilot hoe je ervoor staat)
7. Niet bereikbaar (Contactgegevens niet goed zichtbaar op je website)
8. Slecht verzorgd (Beroerde lay-out en taalgebruik)
9. Prijs (Te hoog of te laag om geloofwaardig te zijn)
10. Leveringstijd (Te traag, te vlug!)
De redenen waarom je offertes wel worden geaccepteerd, vallen binnen dezelfde reeks van faalfactoren. Ja, via training kun je leren om daarmee rekening te houden, te leren van de fouten die je eerder maakte en daarmee een aantal zekere faalfactoren vermijden. Maar, dat geeft nog steeds geen enkele zekerheid dat je met iedere offerte scoort. Zou dat wel zo zijn, dan heb je geen training nodig maar dranghekken om al die aanstormende klanten in het gareel te houden of een flinke extra bezetting op je callcenter.
Wie (goed) schrijft, blijft!
Het zal duidelijk zijn dat als je beweert dat je mensen kunt leren om iedere offerte in een opdracht om te zetten, is natuurlijk een fabeltje. Ieder instituut die dat beweert maakt gebruik van ‘alternatieve waarheden.’
Het voorgaande neemt niet weg dat de meeste offertes aanzienlijk kunnen worden verbeterd en er manieren zijn om de hoeveelheid offertes die je voor Jan met de korte achternaam maakt, tot een minimum kunt beperken. Hoe?
Dat kun je lezen in mijn boek ‘Wie (goed) schrijft blijft!’. Het is een stuk goedkoper dan een training. Als ik de lezers van dit boekje mag geloven, schijnt het te helpen. Om erachter te komen of dit ook zo is, valt op drie manieren te ontdekken! Lezen, begrijpen en toepassen!
Over de auteur: Phil H. Kleingeld is auteur, ghostwriter en columnist, Onder de naam Rent-a-Penverzorgt hij workshops in hedendaagse digitale en analoge communicatievormen waaronder sociale media. Phil is daarnaast spreker en auteur van 24 boeken op het gebied van zakelijke communicatie zoals netwerken, verkoop, telefonische communicatie, relatiebeheer, time management, marketing en schriftelijke communicatie.
Een van de specialisaties van Phil is het verzorgen van workshops over sales gerelateerde onderwerpen als Neuroselling, Storytelling en Offertes omzetten in opdrachten.
Over de auteur:
