Vrijwel niemand komt er onder uit. Veel vergaderingen en verkoopgesprekken vinden tegenwoordig plaats in de virtuele wereld. Je zou na bijna een jaar denken dat iedereen daar wel aan gewend is. Maar in de praktijk valt het vaak tegen. Een advocaat was onlangs aanleiding voor grote hilariteit omdat hij een 'kattenfilter' niet weg kon krijgen en hij als sprekende kat in beeld verscheen. Tijd voor enkele nuttige tips.
Voor de bijeenkomst
Controleer of alles goed werkt. Moderne programma’s hebben een functie om microfoon, speaker en video vooraf te testen.
Toch maak ik het nog steeds mee dat mensen zitten te knoeien met het geluid. Deze mensen houden de boel op voor anderen. Bijzonder irritant.
Bij het testen: hoe vult u zelf het beeld? Kunnen mensen uw hele hoofd, nek en schouders zien? Zorg dat uw volledige gezicht zichtbaar is. Ideaal is een camerastandpunt dat ietsje hoger is dan uw positie. Denk er om dat u gecentreerd in het beeld bent en dat er aan de bovenkant enige marge is tussen uw haardos en de rand van het beeld.
Een verzorgd uiterlijk spreekt uiteraard voor zich. Het beste is effen kleding. Bonte motieven leiden alleen maar af. Zorg ook voor voldoende contrast tussen uzelf en de achtergrond.
Ga op een goede plek zitten. Een veel gemaakte fout is om met de rug naar het raam te zitten. De anderen in de meeting zien dan in het gunstigste geval een silhouet tegen hel verlichte achtergrond. Niet doen!
Kies voor een rustige plek. En met rustige plek bedoel ik ook, naast achtergrondgeluid, ook een rustige achtergrond. Als het daar een rommeltje is, straalt dat rechtstreeks op u af. Bij moderne programma’s zoals Zoom of Teams, kunt u zelf voor een andere achtergrond kiezen.
Staat uw computer, laptop of hand held stabiel? Het is voor anderen bijzonder vervelend als het beeld constant beweegt of trilt. Dat risico is het grootst met een hand held. Zet deze het liefst in een stevige houder.
Hang uw apparaat aan een draadje! Wifi is natuurlijk een prachtige uitvinding, maar de kans op storingen is een stuk groter in vergelijking tot een apparaat dat rechtstreeks is verbonden met het net.
Tijdens de bijeenkomst
Formuleer aan het begin van de bijeenkomst een duidelijk doel. En houd u daar ook aan!
Blijf recht overeind zitten. Ga niet hangen of onderuitgezakt zitten of op uw handen leunen. Dat maakt een belabberde indruk.
Bent u degene die presenteert? Dan is het delen van het scherm prima. Ook PowerPoints kunnen uitstekend werken. Maar zorg er voor dat het niet uitdraait op een eindeloze informatiediarree.
Tijdens discussies, is het beter om het scherm delen eventjes te stoppen of te pauzeren. Deze verandering is ook nuttig om mensen die last hadden van afdwalende gedachten er weer bij te betrekken.
Een ander aardig idee is om het White Board (onder andere bij Zoom en Teams) in te schakelen. Op die manier kunt u bijvoorbeeld de ideeën van anderen zichtbaar noteren (en later delen).
PowerPoint is zeker niet verboden. Beperk de hoeveelheid tekst. Zorg dat teksten groot en duidelijk leesbaar zijn. Mooie en toepasselijke illustraties maken het aangenaam om naar te kijken. Afbeeldingen zeggen vaak meer dan duizend woorden.
Zorg er voor dat iedereen zijn of haar camera en geluid aan laat staan. Niets is vervelender voor anderen om tegen een zwarte scherm aan te kijken. Als ‘dat scherm’ dan ook nog niet reageert omdat de betreffende persoon zijn microfoon op mute heeft gezet, dan zendt deze persoon een duidelijk signaal uit:
"Het interesseert me geen bal wat jullie zeggen of doen!"
Het is voor mensen lastig en vermoeiend om gedurende langere tijd geconcentreerd te blijven. Sessies van meerdere uren zijn eigenlijk uit den boze. Een mooie lengte is een half uur tot drie kwartier. Duurt het om de een of andere reden toch langer? Las dan een korte pauze in.
Rond de bijeenkomst tijdig af. Vat kort samen wat er is besproken en geef ook aan wat u vervolgens van de deelnemers verwacht.
Dit laatste wil ik ook verkopers op het hart drukken: zorg er altijd voor dat u afsluit op een volgende stap in het verkoopproces. Open einden lopen voor verkopers vaak uit op uitstel en daarna afstel van de verkoop. Zonde van de inspanningen!
Maak een checklijst van deze punten. Loop deze checklijst consequent na. Dan kan er weinig meer misgaan.
Tenslotte: online vergaderingen en verkoopgesprekken behoren ook na Corona tot de realiteit van het dagelijkse leven. Het is vaak bijzonder handig. U hoeft geen onnodige reizen meer te maken. Maar een volledige vervanging van vergaderingen of verkoopgesprekken zal het ook weer niet zijn. Gezien deze realiteit is het beter om er voor te zorgen dat u een perfecte online indruk maakt.
Michel Hoetmer helpt ondernemers en verkopers nieuwe klanten te werven en meer te verkopen via praktische verkooptrainingen. Wilt u wekelijks praktische verkooptips ontvangen? Meld uzelf aan voor de gratis verkooptips van SalesQuest.
Over de auteur:
