Als voorzitter van de vergadering is je leider geen kei, haar kwaliteiten liggen duidelijk ergens anders. Het is ‘old school’ om te denken dat zij alleen verantwoordelijk is voor het goed laten lopen van die bijeenkomsten. Neem je verantwoordelijkheid als deelnemer en kom zelf in actie. Gedraag je als een teamcoach, maar dan in Ninja vermomming.
Met kleine onopvallende interventies en weinig risico heb je toch veel invloed. Kijk er neutraal en wat naïef bij, dat blijkt te helpen. Experimenteer daar eens mee! Hieronder de typische teksten van een Ninja teamcoach.
1. Waarvoor hier besteld?
De agenda en de discussie moeten gekoppeld zijn aan het doel van de bijeenkomst en het doel van het team: wat wil je bereiken, wat wil je maken als team? Maar soms is de leider al begonnen zonder dat het doel van de vergadering of het agendapunt duidelijk is.
Probeer dan deze Ninja-tekst:
‘Mag ik even: ik heb het misschien gemist, kan je even de tijd nemen om het algemene doel van de bijeenkomst toe te lichten? Wat hebben we aan het eind van de bijeenkomst, wat hebben we daar dan aan? Dit helpt mij om focus te houden tijdens het gesprek.’
2. Afhakers
Je ziet dat collega’s afhaken, dat ze bezig zijn hun mail af te handelen, en niet bijdragen. Ninja-tekst:
‘Dit is een belangrijke kwestie die we hier bespreken, het zou ook goed zijn ieders mening hierover te horen, ik wil wel beginnen.
3. Stokpaardjes
Als één collega zijn stokpaardje bereidt en dat niet helpt, of dat één collega de discussie domineert en de leider niet ingrijpt. Ninja-tekst:
‘Dit is een belangrijk punt waar we het over hebben, en we weten nu wat Peter ervan vindt. Ik zou ook de mening van de anderen graag horen. Kunnen we een rondje maken?’
4. Verslag?
Als je merkt dat een beslissing wordt genomen die niet wordt gedocumenteerd. Ninja-tekst:
‘Het lijkt dat we net een belangrijke beslissing hebben genomen, misschien kan iemand het even herhalen zodat de beslissing goed opgeschreven kan worden, dan kunnen we er de volgende keer op terugkomen.’
5. Afsluiten
Als je merkt dat de bijeenkomst als een soort nachtkaars uitgaat, en het wel een goede vergadering was, dan wil je toch dat iedereen met een goed gevoel weggaat. Ninja-tekst:
‘Na zo’n productieve bijeenkomst zou ik het vervelend vinden om te vertrekken zonder duidelijk te hebben wat we besloten hebben en wat er nu gaat gebeuren. Kunnen we even de tijd nemen om de beslissingen die we genomen hebben en de acties even kort door te nemen voordat we weggaan.’
Het is natuurlijk makkelijk om alle verantwoordelijkheid op de schouders van de leider te leggen. Maar dat zal een Ninja teamcoach nooit doen.
Over de auteur:
