Veel managers verzuchten dat er gewoon niet genoeg uren in een dag zijn om een vinkje te kunnen zetten bij de laatste taak van hun 'to-do-lijstje'. De hoeveelheid e-mails neemt virale vormen aan, zeeën van tijd lijken verloren te gaan door het gebruik van sociale media, mensen storen je steeds als je net lekker op dreef bent, blijven te lang hangen ondanks alle hints die je geeft om het kort te houden, om maar eens een paar tijd vreters te noemen. Er is meer!
De telefoon zorgt voor onderbrekingen, post moet behandeld worden, klachten aangehoord en opgelost, tijd wordt verspild in files en met nutteloze of uitlopende vergaderingen, computers werken niet zo snel als je wilt en oh ja, hoe vaak en hoe lang ben je niet op zoek naar de juiste informatie op het internet of een document op je computer? Je hebt het zorgvuldig opgeborgen, maar waar?
Nou ja, vul het zelf maar verder aan waarmee je allemaal zo druk bezig bent. Als je het niet weet wordt het misschien tijd om het zakelijke 'huishoudboekje' eens een week bij te houden wat je allemaal doet; dat kan soms heel verhelderend werken! Zeker als je achter iedere activiteit een aanduiding zet die aangeeft hoe belangrijk die activiteit achteraf gezien eigenlijk was. Niet zelden kom je dan tot de conclusie dat het grootste gedeelte van de werkzaamheden eigenlijk een hele lage prioriteit hadden.
In vijf stappen op tijd thuis
Als oplossing, voor iedereen die tijd tekort komt, raad ik aan de volgende vijf vragen op verschillende plaatsen zichtbaar op te hangen, neer te zetten en/of als regelmatige melding in je smartphone, laptop of tablet op te nemen. De vijf vragen zijn:
Moet ik dit nu doen?
Ja, het zijn vijf vragen, want je legt gewoon iedere keer dat je het zinnetje uitspreekt de klemtoon op een ander woord.
Vraag 1: Moet ik dit nu doen?
Er lopen veel mensen met een 'niet-lullen-maar-poetsen-mentaliteit' rond. Dit zijn de doeners die gelijk aan de slag gaan en zichzelf niet even de tijd gunnen eerst even na te denken alvorens aan een taak te beginnen. Door de klemtoon op het eerste woord te leggen stel je jezelf de vraag of de taak waaraan je wilt beginnen echt moet worden gedaan. Zit er dwang achter? Roept iemand dat iets moet? Sommige taken zijn niet waard om gedaan te worden; laat staan goed. Dus, wees kritisch en neem, alvorens ergens aan te beginnen even de tijd om een duidelijk antwoord te krijgen op deze vraag.
Vraag 2: Moet ik dit nu doen?
Vooral managers en eigenaren van bedrijven hebben er een handje van alles zelf te willen doen. Zij redeneren vaak als volgt: 'Tegen de tijd dat ik aan een andere heb uitgelegd hoe iets gedaan moet worden, heb ik het zelf al even snel gedaan.' Dit is geen steekhoudende redenering want op die manier houden zij zich met taken bezig die ook door anderen gedaan kunnen worden; taken waarvoor ze niet zijn ingehuurd of waarvoor ze te duur zijn! Delegeren is hier dus het sleutelwoord. Delegeren betekent mensen verantwoordelijkheden geven waardoor ze kunnen groeien en waardevoller worden voor de organisatie. Bovendien, door te delegeren krijgt de manager/eigenaar meer tijd voor andere belangrijke taken.
Vraag 3: Moet ik dit nu doen?
De prioriteitsvraag! Het is hier al eerder gezegd, sommige taken zijn niet waard gedaan te worden; laat staan goed. Het is dus belangrijk jezelf af te vragen welke taken belangrijk zijn en direct gedaan moet worden, welke belangrijke taken over een langere tijd kunnen worden ingepland, welke routineklussen geen uitstel verdragen en welke routineklussen van de lijst kunnen worden geschrapt. Begin aan de belangrijke zaken die geen uitstel verdragen en ga daarna door met de routine taken die direct gedaan moet worden. De belangrijke zaken die uitstel kunnen verdragen kunnen dan worden ingepland op een later tijdstip en vraag u eens af welke routineklussen geschrapt kunnen worden. Dat zijn er vaak meer dan u denkt!
Vraag 4: Moet ik dit nu doen?
Hier gaat het om planning. Velen maken de fout een niet realistische inschatting te maken van de tijd die nodig is om een klus goed te doen. Afspraken of vergaderingen lopen vaak uit en als die dan te strak achter elkaar gepland worden, gaan er problemen ontstaan. Neem dus dagelijks even de tijd je taken te plannen en neem tussen de diverse taken een buffertijd op van 15 tot 20 minuten omdat er altijd wel een activiteit van rechts komt; dan is inherent aan het leven waarin zich nu eenmaal vooraf niet aangekondigde zaken voordoen die je aandacht vragen.
Nog even een aanvullende tip: De haast van een ander behoeft niet jouw haast te zijn. Niet assertieve mensen moeten oppassen niet te vaak 'ja' tegen een klus te zeggen terwijl ze weten dat daar in hun planning nu geen tijd voor is. Vooral de frequente 'ja-zeggers' lopen eerder vroeger dan later het gevaar een burn-out te krijgen. Je bent dus gewaarschuwd als je jezelf hierin herkent! Zeg 'nee' met uw planning in de hand. Een aanvullende regel is de tweeminutenregel. Als je niet meer dan 2 minuten nodig hebt voor een bepaalde taak, doe die dan maar gelijk!
Vraag 5: Moet ik dit nu doen?
Uitstel is een van de meest bekende problemen. Vaak worden die veroorzaakt door het uitstellen van rotklussen tot het tijdstip dat de deadline echt niet meer verder kan worden opgeschoven en dan wordt er weer naar huis gebeld met de bekende mededeling dat het wat later wordt. Begin de dag met een 'rotklus' omdat je daarna met veel energie aan de overige taken kunt beginnen. Begin dus niet jezelf te belonen met een kop koffie voordat je aan het werk gaat maar doe dat na die 'rotklus'. Kijk daarbij nog even naar de vierde vraag? Doe het nu!
Door elke keer weer de hier genoemde vijf vragen te stellen, op privé of zakelijk vlak, voorkom je onnodige stress en blijf je de baas over de beschikbare tijd, in plaats daarvan een slaaf te zijn. Aan jou de keuze!
150 extra tips!
Op zoek naar meer tips op het gebied van Time Management? Dan breng ik graag de 16e druk van het compleet herziene boek 'Schat, het wordt wat later' onder je aandacht. Het is vanaf 1 maart 2018 beschikbaar.
Over de auteur: Phil H. Kleingeld is auteur, ghostwriter en columnist, Onder de naam Rent-a-Penverzorgt hij workshops in hedendaagse digitale en analoge communicatievormen waaronder sociale media. Phil is daarnaast spreker en auteur van 24 boeken op het gebied van zakelijke communicatie zoals netwerken, verkoop, telefonische communicatie, relatiebeheer, time management, marketing en schriftelijke communicatie.
Een van de specialisaties van Phil is het verzorgen van workshops over sales gerelateerde onderwerpen als Neuroselling, Storytelling en Offertes omzetten in opdrachten.
Over de auteur:
