Op de projectmanagementschool leren we precies hoe het allemaal moet: het einde van het project komt na het begin, je kunt het maar beter zo goed mogelijk voorbereiden en het is verstandig het geheel in kleine overzichtelijke stukjes op te delen. Logisch, he? Waarom verprutsen we dan nog steeds twee derde van alle projecten, groot en klein, altijd en overal?
Het kan geen kwaad om af en toe met een helikopter boven onze samenwerkingsverbanden te gaan hangen en eens goed uit onze doppen te kijken. Het voordeel van een hoge observatiepositie is dat je gemakkelijker door mistwolken heen kijkt en eerder het grotere geheel ziet. Als het om projecten gaat aanschouw je dan hele interessante maar vooral ook hele bizarre dingen.
De zenuwachtige mens
Je ziet simpelweg de directe effecten van het opleggen van een haarfijne begrenzing in de tijd: het maakt de samenwerkende mens zenuwachtig. En als zenuwlijders vallen we terug op – laat ik het maar voorzichtig zeggen – de meer ‘elementaire’ gedragskenmerken van onze soort: hoogmoed, hebzucht, machtswellust, afgunst, gulzigheid, woede en luiheid. Zodra je dat herkent snap je al een heel stuk beter wat die mierenhoop allemaal voor wanprestaties levert. En dan heb je veel minder de neiging om de schuld bij de methode (de processen en procedures) of de machine (de computer en de techniek) te leggen.
Het prutsputje
Projectprutsen voor professionals noem ik het. Daarmee doel ik op het bijna dwangmatig verprutsen van verandertrajecten, waar je ook maar kijkt. Onze overheid spoelt miljarden euro’s per jaar door het prutsputje, het bedrijfsleven volgt dapper met honderden miljoenen aan weggegooid kapitaal. Een bizarre verspilling van geld - jazeker - want we weten toch precies wat we moeten doen? Dat leren we immers op de projectmanagementscholen van Prince2, IPMA, PMBoK, Agile of Scrum. Maar wat leren we daar eigenlijk over de zwakste schakel in ieder samenwerkingsverband, de mens? Helemaal niets!
Terug naar de basis
Daarom is zo’n helikoptervlucht zo onderhoudend en leerzaam: je leert terug te keren naar de basis. Waarom faalt twee derde van alle projecten? Als je vaak genoeg de juiste waaromvraag stelt blijven er maar vijf oorzaken over. Als je die vervolgens positief spiegelt vind je net zo makkelijk vijf oplossingen:
1. Begin niet halsoverkop aan een project!
‘Bezint eer ge begint,’ en: ‘Hoogmoed komt voor de val.’ Enthousiasme is goed, maar eindigt snel in roekeloosheid. Neem de tijd om de voorbereiding af te ronden en verwerk de evaluaties van andere projecten. ‘We zijn maar vast begonnen’ lijkt voortvarend, maar ligt aan de basis van menige catastrofe. Maak van dat verwaarloosde en overwoekerde grenspaaltje een zwaar gebarricadeerde poort in de vestingmuur tussen voorbereiding en uitvoering. Wees dapper!
2. Durf te stoppen als het misgaat!
‘Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.’ Durf S.T.O.P. te roepen! Er is nóóit een goede reden om door te denderen. ‘Stoppen is voor watjes’ wordt alleen door losers gezegd. Het vereist inzicht, moed en zelfkritiek om op je pad te durven keren. Prutsprojecten kosten kapitalen en slechts een fractie daarvan is aan de voorkant nodig om de kans op succes zo groot mogelijk te maken. Stoppen is stoer, doordenderen is fataal.
3. Pak de onvermijdelijke problemen bij de wortel aan!
‘Wrijven helpt niet, klagen ook niet.’ Problemen zijn net zo onvermijdelijk en onvoorspelbaar als het weer. Wie ze als uitgangspunt neemt, heeft een streepje voor. Het kenmerk van een professionele projectorganisatie ligt niet in de bedrevenheid van de methodologie, maar in het vermogen om de onvermijdelijke problemen in werkbare oplossingen om te zetten. Niet klagen, maar vragen. Zo komen leiderschap, volwassenheid en weerbaarheid bij elkaar.
4. Gedraag je als ondernemer!
Projecten zijn (mini)ondernemingen. Waarom zou je een project anders benaderen dan je eigen bedrijfsproces? Waarom zou je minder zorg besteden aan voorbereiding, uitvoering en afsluiting? Het enige verschil is de onverbiddelijke start- en finishdatum en de extra druk die dat veroorzaakt. Daarbinnen is het business as usual. Gebruik dus dezelfde vaardigheden die je onderneming tot een succes maken om je project tot een succes te maken en beschouw de mens als je kostbaarste bezit.
5. Evalueer, deel en vier je ervaringen!
‘Wie niet leert van zijn geschiedenis, is gedoemd deze te herhalen.’ In elk project wordt elke keer weer een schat aan nieuwe ervaringen opgedaan. Anderen kunnen daar profijt van hebben, dus waarom zou je ze niet delen? Vind het wiel niet steeds opnieuw uit, maar start elk project met de ervaringen van vorige trajecten. Perfectioneer je project! Schroom niet om het succes te vieren met de mensen die je dierbaar waren. Applausje voor jezelf en proost!
Bron: Het Perfecte Project – ‘De mens als sleutel tot succes’ – Blz. 178 e.v.
Niet de methode, niet de machine maar de mens is de sleutel tot succes. Er zijn maar drie knoppen waar je aan moet leren draaien: leiderschap, volwassenheid en weerbaarheid. Gebrek aan leiderschap corrigeer je door onze natuurlijke leiders anders te verdelen, gebrek aan volwassenheid corrigeer je door onze menselijke beperkingen te (h)erkennen en gebrek aan weerbaarheid corrigeer je door de persoonlijke leider in jezelf te stimuleren. Maar als je dit wilt doen, zul je wel in actie moeten komen.
Doe de test!
Wil je zelf wel eens weten hoe het staat met de projecten in jouw organisatie? Ga dan naar www.hetperfecteproject.nl en doe de test!
- Met de Project Matchtest bepaal je eerst of de juiste leider wel op de juiste plaats zit.
- Met de Project Prutstestbepaal je vervolgens het prutsgehalte van je projectorganisatie: wat is het volwassenheidsniveau en hoe groot is de succeskans van de projecten?
- Met het Anti-prutskwadrant bepaal je tenslotte waar je zelf staat in je project: moet je je positie koesteren, uitzitten, heroverwegen of veranderen?
In het Perfecte Project vind je daarnaast nog zeven andere manieren om prutsprojecten te ontmaskeren. Geen tijd? Te druk met symptomen bestrijden? Dan zijn het precies de juiste testen voor jou!
Het Perfecte Project is één van de best verkopende managementboeken van dit moment. Ga snel kijken op de website van www.managementboek.nl of klik hier.
Over de auteur:
