Onder de lezers van managersonline.nl inventariseerde ik de meest belangrijke Tijdrovers. Op nr. 1 staat "onderbrekingen of "dingen-tussendoor". Liefst 63 procent van de lezers gaf aan dat verstoring van hun werkproces de belangrijkste ergernis is. Lees wat je eraan kunt doen!
Soms zijn dingen-tussendoor maar wat welkom: je hebt daarmee even afleiding, bent even van dat andere vervelende klusje verlost, je ziet jezelf ineens gewaardeerd, het is erg leuk of zelfs gemakkelijk. Maar het vreet tijd. En onderbrekingen maken dat je een slecht gevoel overhoudt aan je werkdag.
Dingen die tussendoor komen verplichten je min of meer je schema om te gooien. Ze hebben een hoge urgentie, dat wil zeggen dat ze ‘nu eerst’ moeten. Dat waar je mee bezig was, wordt dan onderbroken.
Je doet dan eerst het tussendoortje of je zorgt dat iemand anders ermee verder kan: het kan een doe-ding zijn of een regel-ding.
Een ding-tussendoor is zelden iets dat je zelf plant; iemand anders komt er mee aanzetten. En niet zelden word je daarmee deelgenoot van het probleem van een ander. Dingen-tussendoor worden meestal veroorzaakt door een klungelige planning van iemand anders.
Waarom is het een tijdrover
Meestal komt het ding-tussendoor binnen als iets dat ‘even’ gebeuren moet. Omdat het onaangekondigd komt, onderbreek je je werk ervoor. Dat alleen al kost je vaak een half uur (zie: Vijf handvatten om meer te kunnen doen). Als je vervolgens nog besluit om ermee aan de gang te gaan, is dat ongeplande werktijd. Bovendien vraag je je vaak achteraf: ‘moest ik dat nu doen?’.
Bij dingen-tussendoor wordt de urgentie misbruikt boven het belang: het feit dat het vandaag af moet, wordt boven de bijdrage aan jouw resultaat gesteld. Macht of je sociale verantwoordelijkheid is vaak een pressie-middel. Je houdt in de regel een slecht gevoel aan je dag over als er veel-dingen-tussendoor waren. Het zijn niet alleen tijd-, maar vooral energie-rovers. Je loopt erop leeg…
Dat is ook het geval wanneer je in eerste instantie zelf belang had bij de tijdrover: het was makkelijk scoren of een fijne afleiding, maar nu moet je toch weer door met waarmee je bezig was… en je staat op achterstand.
Remedie
Bij dingen-tussendoor stel je jezelf direct de vraag: ‘hoort dat tot mijn verantwoordelijkheden?’. Als dat niet direct het geval is, zou je in plaats daarvan de vraag moeten stellen ‘waarom moet ik dat doen?’.
Dat klinkt wat bot, dus vraag je ‘waarom wil je graag dat ik dat doe?’.
Het verschil is subtiel, maar het verschuift de discussie naar het enige aspect dat nu belangrijk is: de urgentie. Waarmee helder wordt dat de ander zijn planning niet voor elkaar had. Je zou dan ‘nee’ mogen zeggen: waarom zou een klungelige planning van een ander er aanleiding voor zijn dat jij die van jou aanpast?
Ook die soep mag je niet zo heet laten consumeren, dus je zegt dat je ‘niet nu, maar straks…’ wel tijd hebt. Als je de taken die hoog op je eigen urgentie staan, afgerond hebt. De kans is groot dat de ander alsnog zegt ‘dan doe ik het zelf wel’. Bingo!
Algemene tips
Zeg ‘nee, niet nu’ en geef aan wanneer je wel tijd hebt.
Zeg ‘nee, niet nu’ en verwijs naar iemand anders die wel tijd zou kunnen hebben.
Zeg ‘je hebt dat slecht gepland, maar ik zal je nog één keer helpen’; hou de volgende keer je been stijf.
Zeg ‘dat gaan we dan eerst maar aan mijn chef vragen’ als er pressie wordt uitgeoefend of…
Zeg ‘je hebt gelijk, dat ben ik helemaal vergeten’ en doe wat aan je eigen manier van werken!
Over de auteur:
