Onder de lezers van managersonline.nl inventariseerde ik de meest belangrijke Tijdrovers. Op nr. 2 staat "e-mail". We worden geacht 24/7 onze e-mail te lezen en daarop actie te ondernemen. Hou eens op!
Kern van het probleem
Het probleem rond e-mail is dat e-mailprogramma’s kennelijk altijd ‘open’ moeten staan. Bij de eerste generatie e-mailprogramma’s moest je ‘e-mail ophalen’. Tegenwoordig hebben de programma’s een instelling waarbij je dat automatisch kunt laten gebeuren. Ook de smartphone kent een automatische instelling: daar heet het ‘push e-mail’, een beschrijving die het karakter ervan goed omschrijft. Maar het kan ook uit, al weten velen dat niet. En wie het wél weet, laat zich vaak leiden door een dwingende organisatiecultuur: als je niet binnen een uur reageert op een bericht, word je gebeld door de afzender…
Waarom is het een tijdrover
Bij wie Outlook altijd ‘aan’ heeft, gaat e-mail als bron van taken altijd maar door. Het is daarmee één van de kanalen waarop ‘dingen-tussendoor’ binnenkomen. Wie dus al een dagplanning weet te maken, ziet die binnen de kortste keren overhoop getrokken door de eerste de beste e-mail. Sommigen laten van hun e-mail een bijzonder verplichtend karakter uitgaan. Outlook wordt daarmee een dwingeland die allerlei kleine taakjes naar binnen drukt, die toch vooral snel afgewikkeld moeten worden. De werkplek wordt als een snelbuffet, waarbij de frietbakker voor elke nieuwe bestelling die van de vorige klant aan de kant schuift.
Remedie
Zet de instelling ‘automatische mail ophalen’ in Outlook of wat je daarvoor in de plaats gebruikt dus uit. In plaats daarvan haal je op vaste tijdstippen je e-mail binnen. Daar wen je zelf (en jouw relaties) snel genoeg aan. Stel dat je ’s morgens vroeg, tussen de middag en aan het eind van de dag je e-mail leest: dan krijgen je relaties altijd binnen vier uur een antwoord. Zou moeten kunnen, toch?
Algemene tips
Zet ‘automatisch e-mail ophalen’ uit. Vergeet niet dat ‘e-mail verzenden’ nu ook handmatig moet gebeuren (in Outlook F9).
Communiceer dit aan je relaties; je zou onderaan je e-mails (in je handtekening) een berichtje daarover kunnen opnemen. Bijvoorbeeld: ‘ik lees mijn e-mail elke werkdag om 8:00, 12:00 en om 16:00 uur.’
Richt je dagplan erop in dat je op deze tijdstippen je e-mail leest: maak een globale dagplanningen verfijn die na het lezen van je berichten. Is er een calamiteitenbericht? Pas dan de planning aan.
‘E-mail lezen’ is niet hetzelfde als ‘alle taken afwerken die eruit voortvloeien’; de taken die voortvloeien uit de e-mail, behandel je net als alle andere. Ze gaan netjes door de molen van prioriteren en plannen.
Maak onderscheid in welke e-mail accounts je op je tablet overneemt. Lang niet alle zakelijke berichten hoef je ook onderweg te lezen. Je kunt een standaardbericht maken waarmee je vanaf je tablet reageert: ‘ik heb je e-mail ontvangen, ik onderneem op de eerstvolgende werkdag actie’.
E-mail is een nog dwingender tijdrover dan de telefoon. Van die laatste weet inmiddels iedereen dat we kunnen doorschakelen of dat hij "uit" kan. Nu ben jij ervan op de hoogte dat dat met e-mail ook mogelijk is…
Lees ook:
- Tackel je Tijdrovers
- Prioriteiten volgens Stephen Covey
- Gratis e-course Time-Management
Ik kan me heel goed vinden in dit bericht. Regelmatig komen er e-mails binnen van klanten (desnoods via de binnendienst) welke direct met een offerte moet worden beantwoord volgens de verzender.
Wij als klantgerichte organisatie geven hier natuurlijk gehoor aan en binnen een uurtje ligt er een op maat gemaakte offerte bij de klant, om vervolgens enkele dagen of zelfs een week in zijn mailbox te verblijven.
Ook bij het nabellen van de offerte geeft de klant openlijk toe dat hij er ondanks alle haast nog geen tijd heeft gehad er naar te kijken. (''We hebben het al op een andere manier opgelost'', ''Er liggen even andere prioriteiten'', ''Belt u volgende week nog maar eens'')
Als we voortaan een mail krijgen van een klant met een dringende vraag nemen we voortaan eerst telefonisch contact op om het een en ander te inventariseren. Ook als we pas een dat later bellen blijkt de haast allemaal wel mee te vallen.
Laat je dus inderdaad niet gek maken, het heeft 9 van de 10 gevallen echt niet zo'n haast.
Eric
|
|
24
-
10
-
2013
|
08
:
26
uur
Ik denk dat e.e.a. ook te maken heeft met een zekere vorm van zelfdiscipline. Ook in mijn organisatie wordt veel (eigenlijk alles) middels e-mail gecommuniceerd en persoonlijk vind ik dat heel prettig; zaken liggen meteen zwart op wit vast en of ik daardoor mijn dagplanning laat verstoren is aan mij. Alternatief is dat men niet mailt, maar belt, of, nog erger, binnenloopt en dan ben je eigenlijk veel meer verplicht om direct een antwoord te geven.
Ik moedig mensen altijd aan te mailen voor kleine en niet al te dringende zaken en ik bepaal dan zelf de prioriteit van die mails.
Over de auteur:
