Onder de lezers van managersonline.nl inventariseerde ik de meest belangrijke Tijdrovers. Op nr. 3 staat "vragen van collega’s". Guido Thys zegt daarover "Those who say it cannot be done should not interrupt those who are actually doing it". Maar wat doe je eraan?
Definitie
Collega’s met vragen kunnen behalve binnenlopen ook gebruik maken van de verschillende communicatiekanalen. Verder kunt u ze ook nog treffen bij de koffieautomaat, na een vergadering of onderweg op de gang. Het gaat hier in principe om ongeplande overlegmomenten: die verstoren uw ritme en planning.
Waarom is het een tijdrover
Alle ongeplande communicatie haalt uw planning onderuit. ‘Heb je even’ luidt niet zelden een praatje in van een half uur, waar ook nog eens twee uur werk uit voortvloeit. Wie dit al eens ondervonden heeft, heeft de neiging om zichzelf onzichtbaar te maken. Door het aanwezigheidsschildje op ‘uit’ laten staan, voice-mail aan te zetten, niet in de kantine lunchen… Maar door uzelf te verstoppen maakt u de zaak alleen maar erger. Communicatie wordt steeds ongestructureerder en verstoort daardoor steeds vaker uw ritme.
Remedie
Communiceer zelf duidelijker. Zorg dat u van uw interne en externe relaties precies weet waar ze raakvlakken met u hebben en wat u van ze kunt verwachten. Wie zitten er in mijn netwerk en waarover moeten we communiceren? Alle vragen die niet direct betrekking hebben op uw relatie, vallen daar dus buiten.
Algemene tips
Breng in kaart wie in uw relatienetwerk zitten en over welke vraagstukken en projecten u afstemming moet hebben.
Breng in kaart aan welke structurele overleggen u moet deelnemen om deze afstemming af te dekken. Overweeg serieus om aan andere overleggen niet meer deel te nemen.
Zie welke afstemming nog moet worden bereikt die niet in overleggen gevangen is.
Breng in kaart wie u buiten deze structuren regelmatig aan uw vestje trekken. Neem zelf initiatief: ga dagelijks of wekelijks uw klantjes proactief langs. U ontneemt ze daarmee hun loopje naar u toe. Doordat u mensen buiten uw kantoor ontmoet, kunt u ook weglopen wanneer u dat uitkomt.
Verwijs hardnekkige binnenlopers naar een spreekuur: ‘niet nu, maar om half vier ben ik je man’.
‘Aanwaaiers’ en ‘binnenlopers’ verstoren uw ritme en halen u uit uw concentratie. Dat is fnuikend voor uw productiviteit. Maak informatie voor ieder die dat nodig heeft, toegankelijk. Zorg dat anderen niet van u afhankelijk zijn.
Over de auteur:
