In een poll onder lezers van managersonline bracht ik de belangrijkste tijdrovers in beeld. Wat maakt dat we minder productief zijn dan we zouden willen? Vandaag nummer 4 van de ranglijst, ons eigen uitstelgedrag. Wat kunnen we daaraan doen?
Goed nieuws
Uitstellen is één van de tijdrovers die we zelf veroorzaken. We kunnen er niemand de schuld van geven, behalve onszelf. Dat is dus ook direct het goede nieuws: zelf veroorzaakte tijdrovers kunnen we aanpakken. Alle tijdrovers uit dezelfde categorie:
Ongeorganiseerd kantoor
Uitstellen
Geen ‘nee’ kunnen zeggen
Faalangst
Werken aan je tijdrovers
Als je productiever wilt zijn en meer uit je dag wilt halen, zul je voor jezelf moeten erkennen dat je soms zelf de boel in de weg zit. Juist dat erkennen helpt je al een eind op weg. Realiseer je ook dat je die tijdrover ergens voor nodig had: het leverde je iets op. En ben je bereid dat op te geven?
Je kantoor organiseren
Chaos is een tijdrover van jewelste. Het kost veel tijd om dingen te zoeken en de rommel leidt je af: het praat tegen je. En omdat je daardoor steeds geconfronteerd wordt met een los eindje, spring je van de hak op de tak. Kijk eens op en rond je werkplek of de dingen op een logische plaats staan. Zit er ‘flow’ in? Staan er misschien dingen op je bureau die je al een eeuwigheid niet meer gebruikt hebt? Realiseer je dat je tas een transportmiddel is en dat je kast een opbergplek is. Daar tussenin is je bureau een plaats om zaken te verwerken. Voor alles is een plaats: ruim op, gooi weg, schep orde!
Niet meer uitstellen
Uitstellen is iets wat we allemaal doen. Vaak zijn het saaie, moeilijke, vervelende of ‘domme’ taken die uiteindelijk toch wel gedaan moeten worden. Als je jezelf hierin herkent, overweeg dan eens het volgende:
Verbind een deadline aan de taak en hou je daaraan
Beloon jezelf. Bijvoorbeeld: ‘als ik dit af heb, download ik een nieuw album van iTunes’, of ‘ik maak dit af en eet dan een broodje buiten de deur’.
Spreek een follow-up af met een collega of de secretaresse, om jezelf te dwingen te doen wat je beloofd had.
Doe vervelende klusjes aan het begin van de dag, dan heb je het maar gehad.
Soms ‘nee’ zeggen
We hebben allemaal wel eens meer werk dan we kunnen behappen. Dan helpt het als je ‘nee’ kunt zeggen. Want wie toch meer werk aanneemt dan ‘ie aankan, levert in op kwaliteit. Het helpt je dus als je alleen dát doet wat je redelijkerwijs aan kunt.
Met ‘nee’ zeggen hoef je iemand niet persé te schofferen. Je zou ook een alternatief kunnen aanbieden. In elk geval beter dan altijd maar gewoon ‘ja’ zeggen, kun je het volgende proberen:
‘Ik help je graag, maar ik maak eerst dit even af. Zal ik om … bij je komen?’
‘Sorry, maar ik kan er nu even niets bij hebben. Ik bel je als ik tijd over heb’.
‘Bedankt voor je vertrouwen, maar ik krijg het vandaag niet in mijn planning. Sorry!’
‘Sorry, ik kan je niet helpen. Heb je het al aan … gevraagd?’
‘Dat zou ik wel kunnen, maar dan moet ik waar ik nu mee bezig ben laten liggen. Is dat van jou belangrijker?’
Fouten durven maken
Faalangst is een serieuze tijdrover, maar hij is niet zo makkelijk te (h)erkenen. Faalangst kan je volkomen verlammen. Daarmee zit je niet alleen je resultaat in de weg, maar het kan ook je ontwikkeling volkomen afstoppen. Wees eerlijk: je hebt uiteindelijk ook fietsen geleerd…
Als je faalangst erkent en je wilt ervan af, probeer dan eens het volgende.
Zet alle mogelijke resultaten van je taak op een rijtje. Wat zou er kunnen gebeuren?
Leer positief te denken. Daarmee vergroot je je zelfvertrouwen.
Onderzoek het worstcase scenario. Er zou inderdaad een ramp kunnen gebeuren en het kan heel rationeel zijn om daar angst voor te ontwikkelen. Maar de effecten zouden ook best eens kunnen meevallen.
Durf te erkennen dat je wel eens fouten maakt. Een fout is ook een kans om van te leren. Eén van de meest onlogische denkbeelden in de politiek vind ik, dat een bestuurder die fouten maakt zou moeten opstappen. Dan denk ik: ‘die heeft zojuist een hele dure cursus gevolgd, iets belangrijks geleerd en dan stuur je hem weg!’
Kick-in-the-@$$
Zoals ik al aangaf, is het durven opgeven van je zelfveroorzaakte tijdrovers een kwestie van eerlijk zijn. Je kunt beter en sneller presteren, maar kennelijk had je het nodig om daar ‘iets’ vóór te zetten. Als je dat durft op te geven, hoeft dat dus nu niet meer. Go for it!
Over de auteur:
