Waarom is het toch zo moeilijk om de juiste prioriteiten te stellen onder tijdsdruk? Wat veroorzaakt onze wazige blik als het gaat om de keuze tussen kwaliteit en leverbetrouwbaarheid? Want er is nooit tijd om iets echt goed te doen, maar er wordt wel tijd gemaakt om het achteraf over te doen. De waan van de dag maakt ons zijwindgevoelig.
Leverbetrouwbaarheid hoog in het vaandel
Wie zijn afspraken niet nakomt, staat als onbetrouwbaar te boek. Als we de klant beloofd hebben dat ‘ie het morgen krijgen zal, moet en zal het vandaag met stoom en kokend water de deur uit. ‘Kostte wat kost’, soms letterlijk. Niet zelden namelijk moet er extra capaciteit worden ingekocht en dat houdt in dat een project nauwelijks nog bijdraagt aan de marge. Het alternatief is om capaciteit uit andere projecten te trekken, maar dan veroorzaakt het ene planningsprobleem het volgende.
Kijk vooruit, kijk terug
Projectmanagement is niet anders dan een praktische toepassing van Time-Management. Ook dat is ingericht met Doelen, Prioriteiten en Planning. En slecht time- of projectmanagement kost handenvol geld. Bedrijven die daar wel sterk in zijn, hebben niet alleen een gezonde marge maar staan ook als betrouwbare partners aangeschreven. Goed projectmanagement staat of valt met twee cruciale stappen: de initiële planning en de evaluatie.
Nuchter beredeneerd komt dat hier op neer: maak je planning, stuur bij als het fout gaat en hou daar de volgende keer rekening mee. Die laatste vooral is een stap die vaak wordt overgeslagen in gevallen waar er, hoe ironisch, geen tijd voor is…
Vijf cruciale stappen
Wat is nodig voor goed projectmanagement?
- Formuleer Projectdoelen SMART en zeker de middelen (tijd, geld, medewerkers)
- Herleid zorgvuldig de volgorde van de afzonderlijke stappen en maak een netwerkplanning
- Geef de projectleider niet alleen de verantwoordelijkheid voor het einddoel maar ook de bevoegdheid om op resultaat te sturen. Zorg voor draagvlak in de organisatie
- Zorg voor een Kick-off met projectmedewerkers én sleutelfiguren uit de organisatie
- Evalueer het project en leg leerpunten (positief en negatief) vast
Durf het ook anders te doen
Tot slot nog een alternatief. Waarom zou je je klant niet om uitstel vragen? Wie op tijd belt (!) en een goed argument heeft, maakt een goede kans. Uiteraard maak je de klant niet blij, maar als je hem de alternatieven voorhoudt maak ik me sterk dat ‘ie eerlijkheid en kwaliteit zwaarder zal laten wegen dan je zogenaamde leverbetrouwbaarheid.
En nog een alternatief: als je vroeg in het project in de gaten krijgt dat er iets fundamenteel mis is, trek dan aan de noodrem. En heb het lef om een project af te blazen, als dat verstandig lijkt. Dat levert één mislukking minder op en tijd om een ander project goed te doen!
Over de auteur:
