Stel u hebt met een verkoper gesproken en samen besloten dat hij alles keurig netjes in een offerte verpakt. Het grote moment is aangebroken. U ontvangt de offerte en dan slaat de schrik u om het hart. In de offerte praat de verkoper meer over zichzelf dan over u. Na korte tijd legt u met een diepe zucht de offerte op uw stapeltje nog te doen. De kans is groot dat u het vergeet. Zelf trapt u natuurlijk niet in deze val, toch?
Als ik offertes zie dan kom ik soms de meest vreemde dingen tegen. Bedrijven kletsen eindeloos over zichzelf. Anderen beginnen met de voorwaarden onder de neus van de ontvanger te drukken. En dan heb je natuurlijk ook nog de simpele prijsopgave, zonder enige deugdelijke toelichting.
Speel in op de vragen van de klant
Wanneer iemand een offerte ontvangt roept dat onwillekeurig een aantal vragen bij hem op, bijvoorbeeld:
- Hebben ze onze wensen begrepen?
- Past de oplossing bij ons?
- Is het haalbaar?
- En: wat kost het?
De eerste vraag die op hun tong ligt is zeker niet 'zou het een leuk bedrijf zijn om zaken mee te doen?' of 'Ik ben benieuwd welke voorwaarden ze aan de deal stellen!'
Als u zelf een offerte schrijft, praat u zo min mogelijk over uzelf. Verplaats het 'ik-verhaal' naar de bijlagen. Het is leuk om te lezen (nou ja), maar zeker niet noodzakelijk. Voorwaarden zijn zeker belangrijk. U moet ze meesturen in verband met de rechtsgeldigheid van de overeenkomst. Gelukkig kunt u ze netjes in een bijlage verpakken. Verwijs er op het akkoordblad naar. Dat is voldoende.
Een heldere structuur
Een offertestructuur geeft richting aan het denkpatroon van de klant. Nog belangrijker: een goede structuur biedt de klant houvast voor het nemen en motiveren van zijn besluit.
Beschouw de offerte als een verkoopverhaal op papier. Het is zowel voor uw contact als eventuele meebeslissers belangrijk dat ze een goed onderbouwd voorstel ontvangen.
Wat schrijft u in de offerte
De klant is op zoek naar een herkenbaar verhaal. Hij wil antwoord op zijn vragen. En vooral veel aandacht. Daarom moeten de volgende punten er beslist in.
De aanleiding. Beschrijf wat de aanleiding voor de klantvraag is.
De situatie bij de klant. Geef een korte analyse van de situatie bij de klant.
De vraag (= behoefte van de klant). Hier beschrijft u wat de klant wil verbeteren.
De voorgestelde aanpak/oplossing. Hier beschrijft u het product of de dienst dat u aanbiedt in het kader van de door de klant gewenste verandering.
De benodigde investering. Uiteraard wil de klant weten wat het kost. Dat spreekt voor zich.
De vervolgstappen. Wat gaat er gebeuren nadat de klant voor akkoord heeft getekend?
Dit is slechts een elementaire offerteopzet. Maar het is duidelijk wie er centraal staat in dit verhaal: de klant en zijn probleem en de oplossing die het best bij hem past. Want dat is waar de klant naar uitkijkt: aandacht voor zijn zaak en niet de uwe.
Tip. Wilt u snel meer resultaat met offertes? Dan is de online training 'Scoren met offertes' een prima idee. U leert binnen korte tijd alles over klantgerichte offertes schrijven en deze offertes effectief op te volgen. Bovendien krijgt u persoonlijk advies. Meer weten...
Michel Hoetmer helpt ondernemers en verkopers nieuwe klanten te werven en meer te verkopen via praktische verkooptrainingen. Wilt u wekelijks praktische verkooptips ontvangen? Meld uzelf aan voor de gratis verkooptips van SalesQuest.
Over de auteur:
