Projecten zijn in veel organisaties de manier om grootse plannen aan te pakken. Een belangrijk onderdeel van een project is de planning. Hoe realistisch zijn de meeste planningen? In de USSR waren ze pas goed in plannen.
Toen de USSR nog bestond had 1 op de 7 families een auto. Als je een auto kon kopen moest je er jaren op wachten. Het verhaal gaat dat een man een auto bestelde en het hele bedrag op tafel legde. De 'verkoper' achter de balie zei: 'Bedankt, ik zal zorgen dat je de auto krijgt. Kom over precies 10 jaar terug, dan staat hij hier voor je klaar.' De koper wil weten of hij de auto in de ochtend of in de middag op kan halen. 'Wat maakt het uit, het is pas over 10 jaar.' 'En of dat uitmaakt, de loodgieter komt die ochtend!
Volgende keer beter
Planningen van grote projecten lijken zelden realistisch. Kijk naar de grote infrastructurele en ICT projecten. Ze lopen altijd uit. Een project van 1 jaar wordt gerust na 3 jaar pas opgeleverd. Altijd hoor je dan het bekende rijtje met oorzaken: geen goed plan, onvoldoende heldere eisen/wensen, eisen die veranderen tijdens het traject, de stuurgroep, de nieuwste technologie, maar wel met kinderziekten, de mission/scope creep, gebrek aan commitment enz. Na onderzoek wordt het voornemen uitgesproken hier in het vervolg beter op te letten.
Win-win?
Maar ik zie vaak nog iets. Daarvoor moet je terug naar de start van het project. Twee mensen zitten om de tafel. Een opdrachtgever en een projectleider/aanbieder. Allebei zitten ze te knijpen. De opdrachtgever wil het snel, en tegen de laagste prijs. De projectleider wil de klus, belooft snel te leveren, en biedt de laagste prijs. Ze gaan voor een té sportieve planning en volgens mij weten ze dat ook, maar daarover geen woord. De opdrachtgever trekt een grote broek aan naar de organisatie. Een mooi onderhandelingsresultaat. De projectleider heeft er een mooi project bij en weet dat het bij vertraging niet zomaar stopt.
Afloop bekend
Het lijkt een toneelstukje waarin beiden hun rol spelen. De opdrachtgever speelt de rol van de zakenman, en de projectleider incasseert op de momenten die eigenlijk al tevoren vastlagen in het script. Geen leuk toneelstuk, niet om in te spelen, niet om naar te kijken.
Ten koste van wie en wat?
Voor de managers in de organisatie zijn die grote projecten een last. Zij staan erbij, kijken ernaar, en worden geacht hun rol mee te spelen. Steeds opnieuw moeten ze hun medewerkers uitleggen dat er weer vertraging is en dat op het laatste moment weer extra inzet nodig is.
Zien jullie het ook als een spel met alleen maar verliezers? Hoe maken we hier een einde aan?
Fijn dat iemand dit eindelijk aan de kaak stelt! Er worden miljoenen verspild met deze praktijk, en helaas vaak onze eigen belastingcenten. Denk maar aan de Noord-Zuid-lijn, Het stedelijk museum, de fyra, etc.
De remedie zit volgens mij bij de opdrachtgever, voor de laagste prijs gaan is duurkoop. Ga voor kwaliteit en zekerheid. Desnoods een boete voor de projectleider als het niet op tijd klaar is. Dan kijken ze wel uit om met een te krappe planning te komen.
Michiel
|
|
27
-
02
-
2013
|
20
:
21
uur
Boetes zijn mijns inziens het slechtste middel. Daarmee jaag je van moment 1 iedereen de loopgraven in en wordt het project gestuurd op de KPI die de boete uitdeelt. De enige manier om projecten binnen tijd en budget op te leveren is door er samen aan te werken. Gezamenlijke doelen en als een team opereren.
Over de auteur:
