Hoe reageert u op stilte – de ergste reactie die u kunt krijgen?
12 juli 2010 -
U kent het wel: u krijgt geen enkele reactie op een e-mail, een telefoontje, een offerte, een voorstel. Dat kan behoorlijk vervelend zijn. Effectieve feedback is helder en duidelijk. Stilte kan alles betekenen en daarom tot grote onzekerheid leiden. Stilte is daarom e ergste, schadelijkste feedback die u kunt krijgen.
Dit stelt Peter Bregman, CEO van Bregman Partners op Harvard Business Review. Waarom worden we zo onzeker van het uitblijven van een reactie? Omdat we weten dat mensen liever geen negatieve boodschappen brengen. Als iemand niet reageert, zal dat dus wel zijn omdat hij of zij geen zin heeft om ons slecht nieuws te brengen. Of omdat diegene ons niet mag en niets meer met ons te maken wil hebben. Anders zou hij of zij toch wel iets hebben laten horen?
Miscommunicatie
Natuurlijk is dit vaak niet de reden van de stilte. Maar ja, miscommunicatie ontstaat zelden via wat gezegd wordt, maar vooral door wat er niet gezegd wordt. Hoe meer en hoe langer er niets gezegd wordt, hoe meer ruimte er ontstaat voor misverstanden.
Onzekerheid en stress
Het is een moeilijk te negeren probleem: vervelende stiltes vallen namelijk voornamelijk tussen mensen die veel samen werken (als iemand die we niet kennen niet reageert, kunnen we dat makkelijker loslaten). Een manager en een werknemer. Een werknemer en een klant. Twee mensen van verschillende afdelingen die samen aan een project werken. Het is zo’n groot probleem omdat stilte tot zoveel onzekerheid leidt. We weten niet of de ander echt denkt dat we niks van ons werk gebakken hebben. We weten niet of die ander ons inderdaad niet mag. En dus blijven we in het duister tasten en dat maakt stiltes zo vervelend. Als we wisten wat er aan de hand was, konden we daar iets mee. Maar omdat we het niet weten, wachten we af en schieten we in de stress.
Drie stappen
Hoe kunnen we het best reageren op stilte als loslaten geen optie is (of we dat gewoon niet kunnen). Drie stappen:
1. Erken voor uzelf dat u niet weet wat de stilte inhoudt
Ga de reden niet zelf invullen, hoe verleidelijk dat ook lijkt.
2. Vertel de ander dat u niet weet wat de stilte betekent
Vraag hem of haar om een reden.
3. Wat hij of zij ook zegt, doe of het de waarheid is
Vertelt de ander dat hij/zij het druk had en verder niet, vraag dan rustig wanneer u een reactie mag verwachten.
Zelfvertrouwen
Veel mensen durven niet te vragen naar de betekenis van de stilte omdat ze bang zijn dat ze dan kwetsbaar overkomen. Het tegendeel is waar. Als u geen reactie krijgt, kan het zomaar gebeuren dat u de ander blijft bestoken met telefoontjes en mailtjes. Dat komt pas kwetsbaard over. Het is juist een teken van zelfvertrouwen om iemand om duidelijkheid te vragen. Het geeft aan dat u niet bang bent voor het antwoord.
Laatste waarschuwing
Maar wat als u nog steeds geen antwoord krijgt? Stuur na twee onbeantwoorde e-mails of voicemails een allerlaatste bericht waarin u zoiets zegt als ‘Ik wil je niet stalken, maar ik probeer het nog één keer. Laat me even weten of je het hier nog over wilt hebben. Als ik niets van je hoor, ga ik ervan uit dat je daar niet in bent geïnteresseerd en laat ik je verder met rust." Zo’n laatste bericht trekt vaak wel de aandacht. Maar krijgt u ook nu geen reactie, laat het dan los in de wetenschap dat u alles geprobeerd hebt. Stuur in geen geval nog een bericht na dit laatste bericht!
Leer communiceren!
En wat als u zelf degene bent die al die berichten krijg, inclusief dat laatste, en niet reageert? Ga communiceren! Als u niet weet wat u moet zeggen, zeg dat dan, maar laat de ander niet in het ongewisse. Zeg desnoods dat u op de kwestie terugkomt zodra u meer tijd heeft.
Een tip om te voorkomen dat u die persoon wordt die zich in stilte hult: houd een lijst bij van mensen met wie u contact onderhoudt. Loop deze lijst eens per week door en als u iemand tegenkomt met wie u al een of twee weken geen contact hebt gehad, stuur dan even een mailtje. Dit kost slechts enkele seconden en de ander weet dat hij nog op uw radar staat.
Helemaal mee eens. Het is een teken van kracht om te vragen waarom er geen antwoord komt. Verder is het zo dat mailtjes wel eens in een spamfilter blijven hangen , of dat berichten om andere redenen blijven hangen. Als er om onverklaarbare reden geen antwoord komt, vraagt dit om een antwoord. Door zelf contact op te nemen, kunt u er wellicht achter komen waarom geen contact wordt opgenomen. Deze kennis is wellicht ook voor andere klantcontacten van belang.
Coach
|
|
3
-
08
-
2013
|
09
:
29
uur
Mee eens dat vragen het beste en het krachtigste medium is. Bij geen antwoord na drie keer loslaten. Ik heb vaker de ervaring dat dit gedrag zou kunnen horen bij een passief agressieve persoonlijkheid. Dit is bij uitstek het type mens waar ik met een grote boog omheen ga.
