Bedrijfswinsten dalen bij slecht ingerichte financiële processen
8 juli 2010 -
Zwakheden in financiële processen resulteren in extra kosten en zelfs voor volledig onbetaalde facturen. Door onvolkomenheden in facturen en miscommunicatie tussen interne afdelingen wordt 35 procent van de leveranciers niet betaald, en weet 24 procent niet dat hun rekeningen om dezelfde reden niet zijn voldaan.
Dit blijkt uit wereldwijd onderzoek van Basware onder 550 debiteurenadministraties. 26 procent van de debiteurenadministraties hebben zelf wel eens de verkeerde leverancier betaald. Deze hoge mate van inefficiëntie wordt veroorzaakt door menselijke fouten, waardoor de vraag naar gedegen controles en geautomatiseerde verbeteringen vanzelfsprekend lijkt.
Foute facturen
Met gemiddeld 93.000 facturen die per jaar worden verwerkt, zeggen de ondervraagden dat ongeveer zeven procent- dit komt neer op 6.000 facturen – fouten bevat. Een gebrek aan communicatie tussen de debiteurenadministratie en de afdeling Inkoop worden door 24 procent van de organisaties in het onderzoek aangestipt als de oorzaak van fouten in de debiteurenadministratie. Slechts 40 procent van de facturen zijn gebaseerd op ordernummers. En waar ordernummersvoorkomen, heeft 32 procent van de financiële afdelingen problemen om de overeenkomstige factuur er tegenaan te houden.
Korting en boetes
Wanneer het op betalen aankomt, heeft 30 procent van de ondervraagden geen gebruik gemaakt van vroege betalingskortingen; 27 procent heeft extra moeten betalen voor te late betalingen. Ondanks deze gegevens gelooft 59 procent dat de debiteurenadministraties een positief effect op de winstgevendheid hebben.
Toenemende druk
Met een directe controle over de cashflow staan financiële professionals onder toenemende druk om de controles te verbeteren, kosten te drukken en procesefficiëntie te verbeteren. En hoewel 60 procent van de ondervraagden van mening is dat verdere automatisering betaling- en rekenfouten doet verdwijnen en 62 procent van de ondervraagden denkt dat automatisering de winstgevendheid vergroot, wordt de automatisering van het purchase-to-pay proces gedeeltelijk (en niet integraal)doorgevoerd. Het automatiseren van financiële- en inkoopprocessen resulteert niet alleen in een verkorte verwerkingstijd en de daaraan gekoppelde kostenbesparingen, maar het biedt ook meer inzicht en controle over wie het geld uitgeeft en wat zij mogen kopen – hetgeen uiteindelijk leidt tot verbeterde zakelijke processen en kapitaalmanagement.
Noodzakelijke stappen
Het onderzoeksrapport geeft ook aan welke stappen nog genomen moeten worden om een moderne en efficiënte debiteurenafdeling op te zetten. 44 procent van de ondervraagden is ervan overtuigd dat digitale facturen in de komende vijf jaar de papieren facturen volledig vervangen zullen hebben. Veel afdelingen en medewerkers vertrouwen nog volledig op handmatige papiergebaseerde processen, en daarom is er nog veel werk te verzetten.
Automatisering
Jörgen Hensgens, Vice PresidentBasware Benelux, licht toe: "Het onderzoek geeft aan dat de debiteurenadministratie, de 'machinekamer' van de corporate cashflow, nog heel ver is verwijderd van een geautomatiseerde en foutvrije omgeving. Volgens ons onderzoek duurthet gemiddeld achttien dagen voordat een factuur via de debiteurenadministratie is verwerkt. Door het proces te automatiseren, kan dit in slechts een fractie van de tijd plaatsvinden. Door langdurige processen missen organisaties vaak kortingen voor snelle betalingen en houden ze zo kostenbesparingen organisatiewijd tegen. Bedrijven kunnen deze processen niet negeren en moeten nadenken over systeem en procesverbeteringen als een continue investering die order in de chaos brengt met hoge winstmarges en te vermijden fouten."
