De implementatie van een social media policy in vijf stappen
6 mei 2010 -
Of u nu sociale netwerken toelaat op kantoor of niet, richtlijnen zijn nodig. Want of u nu wilt of niet: medewerkers nemen deel aan sociale netwerken. Er zijn nogal wat verhitte discussies over het opstellen en implementeren van zo'n social media policy. De discussie gaat van ‘wie moet die richtlijnen opstellen’ en ‘wat moet er in staan’ tot ‘hoe moet je die implementeren’.
Mic Adam, general manager van Vanguard Leadership noemt vijf stappen om een social media policy te implementeren:
1. Bewustmaking
Dit lijkt een evidentie, maar de praktijk leert dat het voornamelijk de marketeers zijn die zich van sociale media bewust zijn. Andere medewerkers (administratieve krachten bijvoorbeeld) leren al doende en dat is de belangrijkste valkuil voor het maken van de fouten die zo nu en dan de pers halen. Het informeren van ALLE werknemers binnen uw bedrijf is daarom een must.
2. Inventariseren
Wanneer bedrijven wordt gevraagd waar hun medewerkers actief zijn, dan is het antwoord steevast: LinkedIn, Facebook, Hyves en Twitter. De praktijk leert echter dat dit nog maar het topke van de ijsberg is. Men vergeet vaak de multimedia- of blogplatformen. Houdt ook hier rekening mee bij het opstellen van uw social media policy.
3. Schrijven
In deze fase van gaat u de richtlijnen opstellen waaraan iedereen zich dient te houden bij het deelnemen aan social media. Marketing neemt de leiding maar werkt nauw samen met Human Resources, IT en de gebruikers. Ook het managementteam moet hier actief bij worden betrokken.
4. Training
Nu u weet waar de medewerkers actief zijn en er richtlijnen zijn, is het efficient organiseren van trainingen een fluitje van een cent!
5. Monitoring
De laatste stap in het proces is een goede monitoring opstellen. Deze monitoring gaat zich richten op drie facetten: het merk, het bedrijf en de medewerkers. Een regelmatig status update zal er voor zorgen dat u op koers blijft en efficiënt gebruik maakt van social media.
Ik ben bang dat dit artikel volledig de mist in zal gaan in de praktijk. Vooral binnen Nederland en de Nederlandse regelgeving. In Nederland is een ieder vrij om te zeggen en te schrijven wat iemand verkiest.
Het is ontegenzeggelijk van belang dat een werkgever wellicht de moeite zou kunnen nemen werknemers te wijzen op de negatieve kant van het gebruik van social networks en blogs. Ik zie niet in hoe dat dan vervolgens nog eens zou moeten kunnen worden gecontroleerd. Het is immers niet aan een werkgever te controleren wat ik in mijn vrije tijd aan het doen ben.
Wanneer ik me op een dusdanige negatieve wijze uit zou laten over mijn werk of opdrachtgever? Dan denk ik dat er grond tot gesprek zal zijn maar verder? Het artikel op zich is natuurlijk wel weer een eyeopener in de zin dat ook werknemers zich bewust moeten blijven dat diens gedragingen op het internet ook door de goe-gemeente kan worden gelezen.
Helaas zal de uitleg niet voor iedereen zijn weggelegd omdat je altijd mensen zult blijven houden die, en heel terecht me dunkt, een beroep zullen blijven doen op diens individuele vrijheid. Wel zouden houding en uitlatingen, wanneer de naam van een werkgever in het geding dreigt te komen, besproken kunnen worden.
Social media Policy? Wellicht een aanrader maar dan wel vrijblijvend ingericht.
Dat ''monitoren'' lijkt me een haast onmogelijke zaak, mensen twitteren ook in hun vrije tijd en gebruiken synoniemen. Verspilde moeite denk ik, regels en afspraken zijn goed, maar ik denk dat het beter is om op de werknemers te vertrouwen dan om al hun twitter en blog gedrag na te gaan checken.
