Vier tips om de vooringenomenheid uit vergaderingen te halen
29 april 2010 -
Het maken van strategische beslissingen tijdens vergaderingen wordt vaak ondermijnd door vooringenomenheid. Dan Lovallo en Olivier Sibony stellen op Forbes dat managers zich bewust moeten zijn van deze onderliggende krachten en ze in goede banen moeten leiden om betere beslissingen te nemen.
1. Zorg dat de juiste mensen aanwezig zijn
- Zorg dat het managementteam divers is en bestaat uit mensen met verschillende achtergronden, functies, risicobereidheid en interesses. Ook interne critici zijn cruciaal, mensen die feedback durven te geven. Hier is onderling vertrouwen voor nodig en de bereidheid andere wegen te bewandelen. Het implementeren van beslissingen die uit een ander gezichtspunt voortkomen is immers vaak moeilijker dan als ze uit compromissen ontstaan, maar vaak zijn deze oplossingen wel beter.
- Zorg voor bijdrages op basis van expertise, niet op basis van functie. Nodig een expert uit om een presentatie te geven.
- Is het moment van beslissingen nemen gekomen, zorg dan dat er zo weinig mogelijk aanwezigen zijn. Doe dit bij voorkeur met een klein team dat vaker samen besluiten heeft genomen. Op deze manier ontstaan er geen zinloze discussies omdat een manager bijvoorbeeld bang is ten overstaan van zjn ondergeschikten zijn gezag te verliezen. Werkt dit team langer samen, dan ontstaat er bovendien steeds meer onderling vertrouwen.
2. Geef huiswerk op
- Zorg dat iedereen de juiste, voldoende en onafhankelijke feiten heeft.
- Vraag om alternatieven en ‘out of the box’-ideeën, bijvoorbeeld door deskundigen in te schakelen.
- Laat verschillende teams verschillende hypotheses testen.
3. Creëer de juiste sfeer
- Vraag de aanwezigen om hun input, wees bereid van gedachten te veranderen op basis van nieuwe input, streef naar een sfeer van gelijkwaardigheid.
- Stimuleer het delen van persoonlijke ervaringen en interesses. Op die manier komen onderliggende angsten en vooroordelen vaak boven tafel. Als die eenmaal bekend zijn, kan eraan gewerkt worden.
- Stimuleer het uiten van twijfel en erken dat mensen nu eenmaal van mening kunnen verschillen.
- Scheid een afwijkende mening vanaf het begin van persoonlijke kwesties; gebruik humor om de spanning te ontladen.
4. Leid het debat
- Zorg ervoor dat iedereen van tevoren weet dat het doel van de vergadering is om een beslissing te nemen, evenals de criteria die u hanteert om die beslissing te nemen.
- Meet de stemming: vraag deelnemers om hun initiële standpunt op te schrijven, gebruik stemtechnieken of vraag de deelnemers om lijstjes met hun voor- en nadelen omtrent het besluit.
