27 april 2010 -
Een social media policy moet eigenlijk een extensie zijn van een arbeidsovereenkomst of IT-reglement. Net zoals het gebruik van een GSM, laptop, of bedrijfsauto in goed banen wordt geleid, moeten er ook richtlijnen zijn om de toegang tot en gebruik van sociale netwerken te regelen.
Dat stelt Mic Adam, General Manager van Vanguard Leadership. Een gemakkelijke maatregel lijkt het blokkeren van social netwerken maar mensen hebben nu ook via andere wegen toegang, zoals de mobiele telefoon, en kunnen ook buiten werktijd posten. Beter goede richtlijnen dan achter de feiten aanhollen.
Vier richtlijnen
De grote lijnen van een dergelijke policy kunnen op de volgende manier samengevat worden:
1. Let op uw taal
Social Media is vooral geschreven informatie dus is het belangrijk om de volgende regel in het achterhoofd te houden: "Moet of kan dit gezegd (of gepost) worden? Door mij? Nu?" Check ook op schrijffouten. Zodra het bericht verschenen is, kan het snel de wereld rond gaan en de nodige schade aanrichten – de slogan ‘Wie schrijft die blijft’ is hier zeker van toepassing.
2. Wees verantwoordelijk
Als u blogt of informatie post, maak dan duidelijk in wiens naam u schrijft. Maak uw identiteit duidelijk en weet dat alles wat u schrijft voor of tegen u en mogelijk ook tegen uw bedrijf kan worden gebruikt. Bovendien kan het bedrijf het tegen u gebruiken.
3. Wees discreet
Het is duidelijk dat u geen bedrijfsgevoelige informatie zoals klantennamen, projecten, enzovoort moet vermelden. Zorg ervoor dat u copyrights en trademarks respecteert.
4. Voeg waarde toe
U wilt dingen delen met anderen en dat is lovenswaardig, maar houd uw doelgroep – of dat nu vrienden of klanten zijn- in uw achterhoofd zodat u niet wordt aangezien voor spammer. Breng meerwaarde en men zal u op waarde schatten.
In de grote lijn ben ik het met bovengenoemd stuk eens. Er ligt wel een probleem, en dat is het uiten van gevoelens, emoties en waarden. Zowel de oude als de nieuwe media zullen hier ook een aanpak voor moeten vinden.
Gevoelens van sympathie, spel, echtheid en vervreemding... moeten ook aan bod kunnen komen.
Een echte oplossing hiervoor ben ik nog nooit tegengekomen, terwijl dit wel van belang is.
Zie de vele blogs, mails, alternatieve meningsvorming via GeenStijl e.d.
Met het artikel omtrent social media beleid ben ik het volledig eens en breid ik het graag uit met het volgende, gezien vanuit perspectief van de werkgever :
1)Train je medewerkers in het gebruik van social media want vaak is er nog veel onwetendheid over de effecten en de mogelijkheden van sociale netwerken. Zo kunnen ongewilde dingen gebeuren en nog meer, laat je wellicht kansen liggen als bedrijf.
2)Recruteer eventueel social-networkers die een voorbeeld en vraagbaak kunnen zijn voor de anderen binnen het bedrijf. Kijk daarbij eerst binnen het huidige personeel want regelmatig kom ik personen tegen die de juiste attitude en aanpak hebben op dit gebied maar die sociale media niet in hun takenpakket hebben.
3)Neem gebruik van social media op in je functie-omschrijving voor relevante posities. Hierop kun je medewerkers verder trainen en ook waarderen omdat het onderdeel is van hun functie.
4)Stel een social media paragraaf op welke onderdeel is van de arbeidsovereenkomst. Dit kan gelijkwaardig zijn met een relatie- of concurrentiebeding en geheimhoudingsplicht.
In noodgevallen en misbruik van sociale netwerken kun je als werkgever op dit social media beleid terugvallen.
Indien je deze niet als onderdeel van je arbeidsovereenkomsten hebt opgenomen zul het bij geschillen omtrent misbruik van social media als werkgever moeilijk hebben.
Momenteel zijn we voor uiteenlopende werkgevers bezig op directieniveau relevante social media in kaart te brengen, het social media beleid mee uit te zetten en trainingen te ontwikkelen en geven voor medewerkers en recruiters.
Ook helpen we werkgevers, in samenwerking met een gespecialiseerd advocatenkantoor op gebied van arbeids- en ondernemingsrecht, een goed en werkend social media policy op te zetten en aanpassingen voor arbeidscontracten op te stellen. Per bedrijf kan dit natuurlijk verschillen.
En inderdaad, het is geen optie meer maar als werkgever naar mijn idee een bewijs van goed werkgeverschap als je je medewerkers hierin opleidt, begeleidt en faciliteert.
Want de kennis en marktkansen zijn steeds vaker juist uit de sociale netwerken te halen.
Wil u meer weten, bel gerust even via 06–50295880.
Het verbieden van het gebruik van sociale media / sociale netwerken op het werk is inderdaad niet effectief en niet meer van deze tijd. Sterker nog, het werkt zelfs contraproductief. Medewerkers gaan dan allerlei 'workarounds' verzinnen om toch maar op netwerken als Hyves en Facebook te komen.
Ook voor het werven van personeel - en zeker de generatie Y - is het een belangrijke drempel. Zo verklaarde recent een HR-manager van een bank dat de helft van de jonge sollicitanten de sollicitatieprocedure afbrak op het moment dat ze erachter kwamen dat sociale media op de werkvloer worden geblokkeerd (de betreffende bank heeft deze nu dan ook gedeblokkeerd).
Steeds meer onderzoeken tonen nu zelfs aan dat het gebruik van social media de productiviteit verhoogt. Medewerkers worden creatiever en zien sneller oplossingen voor problemen.
Een social media-beleid moet een extensie zijn van het bestaande beleid. Door de kernwaarden van een organisatie te benadrukken (waarin bijvoorbeeld respect of samenwerking een rol spelen) wordt een kader geschapen voor een effectief beleid.
Daarnaast moet medewerkers bewustzijn bijgebracht worden over de (verschillende) doelgroepen van een organisatie (aandeelhouders, klanten, leveranciers, etc). Geen van die stakeholders mag in verlegenheid gebracht worden via social media. Maar dan moeten medewerkers wel van het bestaan van die doelgroepen afweten natuurlijk.
Kennis van de werking en het effect van social media (kansen en bedreigingen) blijft de basis van een succesvol beleid.
