Over planning, control, communicatie en vooral doen
26 maart 2010 -
We leven in een tijd dat met één druk op de knop alle gewenste informatie beschikbaar is. Up-to-date verwerkt, dus volledig, betrouwbaar en tijdig. Ondenkbaar dat veel managers nog steeds klagen over gebrek aan overzicht. Onwenselijk bovendien, stelt Anske Plante van Anske Plante Professional Organizing.
Bij deze biedt ze een handreiking voor oplossingen: niet duur, niet makkelijk, wel eenvoudig. Begin bij het begin: planning, control, communicatie en vooral doen.
Rennen, vliegen, vallen en weer opstaan....
Haast, we moeten steeds sneller. Alles om ons heen gaat steeds sneller. Er verandert steeds meer. Binnen organisaties verandert ook vaak van alles. Dat kan het idee geven dat we achter de feiten aanhollen, dat we niet altijd precies meer weten waar we naar toe gaan en het overzicht verliezen. Tijd om pas op de plaats maken.
Vallen en weer opstaan
Vallen en weer opstaan kost energie. Langzaam maar zeker op het doel afgaan is effectiever. Een sporter werkt met een doel voor ogen. Alles, maar dan ook alles, is gericht op realisatie van dat doel. Niets wordt aan het toeval overgelaten. De coach zal voortdurend meten hoe de voortgang is, om heel gericht bij te kunnen sturen. Een bedrijf kan het zich ook niet veroorloven om te vallen en weer op te moeten krabbelen. Alles in het bedrijf moet gericht zijn op de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Voortdurend moet worden bijgestuurd. Om te kunnen bijsturen, is het nodig om tijdig juiste en relevante informatie te krijgen.
Overzicht aanbrengen
Pas op de plaats maken en overzicht aanbrengen begint dus met de vraag wat het doel is waarna men streeft. Het doel zorgt ervoor dat de medewerkers zich kunnen richten op de zaken die belangrijk zijn (die meehelpen om het doel te realiseren) en dat ze kunnen stoppen met zaken die geen bijdrage leveren aan het doel. Het vaststellen en realiseren van een doel vraagt om het constant maken van keuzes, stellen van prioriteiten (wat doe we nu en wat doen later) en plannen van het werk (in relatie tot de doelstellingen). Ofwel: planning en control.
Planning en control
Planning en control is het richting geven en het op koers houden van een organisatie. Planning en control is geen doel op zich. Het is een middel om telkens de vraag te stellen "liggen we als organisatie nog op koers" en om ook daadwerkelijk te kunnen bijsturen. Planning en control zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder planning geen control, maar zonder control ook geen planning. Tip: houd constant zicht op het hoofddoel van planning en control, namelijk het op koers houden van de organisatie.
Plannen
Plannen is zowel een werkwoord als een proces. Het werkwoord geeft aan dat plannen geen eenmalige afgeronde gebeurtenis is. Plannen is een actie die constant vraagt om een reactie. Het proces geeft aan dat plannen niet een activiteit is die op zichzelf staat, maar dat het bestaat uit meerdere activiteit. Om een proces te realiseren zijn ook meerdere zaken nodig: mensen die bepaalde activiteiten uitvoeren; kaders die zijn gesteld (normen, randvoorwaarden); activiteiten die moeten worden uitgevoerd om bepaalde resultaten te behalen; middelen om de activiteiten uit te kunnen voeren (bijvoorbeeld cijfers); resultaten, dit is hetgeen een proces uiteindelijk oplevert.
Het planning- of begrotingsproces dat zo rond de zomermaanden weer van start gaat, is heel wat omvangrijker en complexer dan het even in elkaar sleutelen van de begroting door de controller.
En belangrijk kenmerk van een proces: u kunt pas starten met een volgend proces als het voorgaande proces goed is afgerond. Als het planningsproces niet goed is afgerond, kunt u dus ook niet starten met de control. Tip: houd het eenvoudig en maak concrete en haalbare plannen
Praten
Wat wordt gemist in het rijtje van zaken die nodig zijn om een proces te realiseren, is communicatie. Hieronder een aantal tips:
• Neem niet alleen de tijd om uitgebreid te praten over de doelstellingen, maar ook over de vertaling van de doelstellingen in de concrete begrotingscijfers.
• Spreek elkaar ook aan op normen, kaders en randvoorwaarden. Deze zijn er niet voor niks. Houd u er dus aan.
• Als kaders en voorwaarden worden overschreden, bespreek dit dan. En verbind er ook consequenties aan.
"De best presterende bedrijven beschouwen communicatie als topprioriteit," aldus Kathryn Yates, directeur communicatieadvies van Watson Wyatt. "Ze gebruiken communicatie om managers te informeren en de werknemerbetrokkenheid te verhogen en zo de neuzen in één richting te krijgen wat betreft klantbehoeftes en bedrijfsdoelstellingen".
Plannen alleen werken niet Als het plan niet heel concreet en nauwkeurig wordt vertaald in gedrag dat nodig is om het plan te kunnen realiseren, zal er niets gebeuren. Dan blijft het een mooi plan. De begroting is dus niet zomaar een optelling van bedragen, maar er liggen concrete acties onder. Deze acties moeten ingepland worden gedurende het jaar. Er moeten beslissingen worden genomen om de acties te kunnen realiseren.
Tips:
1. Plan de acties in, zodat ze gerealiseerd kunnen worden;
2. houd de voortgang in de gaten en stuur bij als dat nodig is;
3. bespreek wat niet volgens de planning is en besluit tot bijsturing of tot andere actie; 4. houd u samen aan de regels van het spel;
5. doe het gewoon;
6. houd vol;
7. toon wilskracht.
Ik kan me niet aan de indruk onttrekken dat hier weer het wiel opnieuw wordt uitgevonden. Naast de welbekende Ms Excel en Ms Project hebben we ook nog zoiets als de fenomenale bascamp, iets wat ook een fenomenaal intranet based programma is.
Als dit een tool is voor de privé markt ipv de zakelijke markt dan kan ik me er wel iets bij voorstellen.
