Nauwkeurige verlofadministratie levert flink wat geld op
25 maart 2010 -
De verlofadministratie voor 2009 is alweer enige tijd afgesloten, dit betekent dat het tijd wordt om de verlofrechten voor 2010 te berekenen. Wat veel organisaties niet weten, is dat de verschillende verlofsaldo’s (vakantiedagen, adv-dagen en tijd-voor-tijduren) niet vanzelfsprekend bij elkaar op kunnen worden geteld.
De diverse verlofsoorten hebben een verschillend wettelijk karakter en daarom moet er met iedere verlofsoort anders worden omgegaan. SD Worx Nederland zet de verschillende verlofsoorten op een rij en geeft advies over het voeren van een nauwkeurige verlofadministratie.
Vakantiedagen
In de wet is geregeld dat vakantiedagen een verjaringstermijn hebben van vijf jaar, gerekend na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak op vakantiedagen is ontstaan. De verjaringstermijn is ingesteld zodat medewerkers de mogelijkheid hebben om langdurig verlof op te nemen. Werkgevers kunnen hierdoor te maken krijgen met een veelvoud aan opgespaarde dagen, een zogenoemd verlofstuwmeer. Daarnaast moet er bij uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen bij het einde van een dienstverband en bij tussentijdse betaling van de bovenwettelijke vakantiedagen (art. 7:641 BW), vakantietoeslag (acht procent) worden betaald.
Adv-dagen
Het recht op adv-dagen is – anders dan vakantiedagen – niet geregeld in de wet maar in de cao, individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden. Adv-dagen zijn bedoeld om het verlies van arbeidsplaatsen tegen te gaan en nieuwe werkplaatsen te creëren.
Een belangrijk verschil met de vakantiedagen is dat niet opgenomen adv-dagen aan het einde van het verlofjaar komen te vervallen. Daarnaast hoeven opgebouwde, (nog niet-genoten) adv-dagen bij het einde van een dienstverband niet worden uitbetaald tenzij beide partijen dat expliciet zijn overeengekomen. In principe kunnen tijdens ziekte geen adv-dagen worden opgebouwd en over adv-dagen wordt geen vakantietoeslag betaald.
Tijd-voor-tijduren
De tijd-voor-tijdregeling is vastgelegd in de cao, individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden en houdt in dat overwerk in de vorm van tijd wordt vergoed. Vaak is er in de tijd-voor-tijdregeling een bepaling opgenomen over de termijn waarbinnen deze uren opgenomen moeten worden. Worden de uren niet binnen deze termijn opgenomen, dan vervallen ze niet maar worden ze uitbetaald. Over deze uren wordt geen vakantietoeslag betaald.
Een heldere verlofadministratie loont
Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat de diverse verlofsoorten een andere benadering vragen. Sabrina Ritzen, HR-consultant bij SD Worx Nederland, geeft aan wat de voordelen zijn van een heldere verlofadministratie. "Voor elke organisatie is het belangrijk om een goede verlofadministratie bij te houden. Zo ontstaan er geen discussies over de opgebouwde en opgenomen verlofuren. Daarnaast is het belangrijk dat elke verlofsoort die binnen de organisatie wordt gehanteerd ook daadwerkelijk geadministreerd wordt. Te vaak zien we in de praktijk dat de verschillende verlofsoorten als één en dezelfde worden beschouwd. Hierdoor weet de werkgever niet wat de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen zijn, wanneer vakantierechten verjaren en over welke verlofuren er nu wel of juist geen vakantietoeslag moet worden betaald."
Rekenvoorbeeld
Ritzen illustreert bovenstaande uitspraak met een rekenvoorbeeld. "Stel dat een bedrijf met 50 medewerkers geen onderscheid maakt tussen het wettelijk regime van de verschillende verlofsoorten en hier ook geen afspraken over heeft vastgelegd. Alle verlofuren worden meegenomen en samengevoegd in het volgend verlofjaar. Ervan uitgaande dat in deze organisatie het gemiddeld uurloon 15,50 euro is en medewerkers gemiddeld 2,5 adv-dagen niet opnemen, dan zorgt dit voor een onnodige kostenpost van ruim 15.500 euro voor het nieuwe jaar. Niet opgenomen adv-dagen komen immers aan het einde van het verlofjaar te vervallen. Daarnaast worden verlofuren ieder jaar duurder. Ze worden afgerekend tegen het laatstverdiende loon, wat beduidend hoger kan liggen dan enkele jaren daarvoor. Bovendien wordt, doordat alle verlofsoorten bij elkaar "geveegd" worden, over elk uur vakantietoeslag berekend bij het (tussentijds) afrekenen van de verlofuren, terwijl dit alleen over de vakantie-uren verplicht is."
Kortom, een nauwkeurige verlofadministratie loont, voorkomt dure fouten en geeft zowel de medewerkers als de werkgever waar hij recht op heeft.
