Tien manieren om vergaderen tot een minimum te beperken
30 oktober 2002 -
Vergaderingen en bijeenkomsten hebben de neiging ingesleten patronen te worden. Een eenmalige bijeenkomst wordt geïnstitutionaliseerd tot periodiek overleg en natuurlijk is iedereen daarbij weer aanwezig. Vervolgens blijkt dat hoe lager het nut van de vergadering, hoe langer deze duurt.
Hoe kan het anders:
1. Stel een doel Is het besluitvorming, een brainstorm of informatief?
2. Schrijf op wat de bedoeling is Leg in de de uitnodiging vast welke doelstellingen moeten worden bereikt.
3. Nodig sleutelfiguren uit En verder niemand.
4. Begin op tijd Ga niet wachten op laatkomers. Stop ook op tijd.
5. Maak aantekeningen Zorg dat het besprokene wordt vastgelegd.
6. Hou de vaart erin Dreigt een onderwerp een heet hangijzer te worden, kom er dan op een ander tijdstip op terug. Bijvoorbeeld in klein comité.
7. Hou het kort Liefst niet langer dan een uur.
8. Wees duidelijk wie beslist Is de groep besluitvormend of slechts adviserend en informerend. Wees daar duidelijk over. Vergaderingen hoeven niet democratisch te zijn.
9. Blijf weg en delegeer Als u niet bij de vergadering hoeft te zijn, delegeer het dan en doe zelf nuttigere dingen.
10. Luister Slechte bazen beleggen vergaderingen om zichzelf te horen praten.
