24 december 2009 -
Als ze de keuze krijgen, kiezen de meeste werknemers voor een eigen kantoor. Worden ze toch in een kantoortuin geplaatst, dan gebruiken ze roomdividers, planten of wat ze maar kunnen vinden om zich achter te verstoppen en hun eigen ruimte te creëren. Toch is het soms het beste om met zijn allen in een open ruimte te werken. Vooral als er geïnnoveerd moet worden.
Dat stelt Max McKeown op Management Issues. Sommige taken moeten nu eenmaal alleen gedaan worden, anderen kunnen alleen samen gedaan worden. En daar tussenin zit een groot, grijs gebied. Ook als er samengewerkt wordt, hebben mensen momenten van bezinning nodig; voor creatieve oplossingen is altijd feedback, stimulans en een gehoor nodig. Mensen zijn hier echter niet bijster goed in. Kijk maar naar conferentiezalen, politiek of zakelijk. Iedereen zit in een rij voor een lessenaar van waarachter iemand de aanwezigen toespreekt. Er zijn geen whiteboards, een werkgroepen, geen ontspanning, geen enkele mogelijkheid om de tegengestelde belangen om te buigen naar gemeenschappelijke doelstellingen.
Discussie
Kijk maar naar de Klimaattop in Kopenhagen. Deze lijkt weinig resultaat op te leveren, en de opzet van de conferentie draagt daar ook niet aan bij. Iedereen doet zijn zegje maar er is geen ruimte voor discussie. Het is misschien ook wel absurd om een doorbraak te verwachten terwijl er gebruik wordt gemaakt van een manier van bijeenkomen die al honderd jaar hetzelfde is.
Afgeschermd
In de meeste ondernemingen brengen projectgroepen weinig tijd met elkaar door. Als ze dat al doen, doen ze dat in ruimtes waarin de teamleden van elkaar gescheiden zijn door tafels met bovendien hun laptop als extra afscherming. Een strakke agenda tenslotte beperkt de tijd en de onderwerpen. De meeste aanwezigen zitten maar een beetje te dagdromen tot ze hun zegje kunnen doen en weten dondersgoed dat er ook naar hen niet geluisterd wordt.
Oobeya
Het kan ook anders. Met een oobeya. Oobeya is Japans voor ‘ grote, open ruimte’. Toyota gebruikt zo’n ruimte om grote groepen diverse mensen bijeen te brengen en samen creatieve en innovatieve productverbeteringen te bedenken. Zo’n oobeya is overigens geen vervanging voor een kantoor en is geen permanent onderkomen voor de teamleden; het is een ruimte die bij ijd en wijle gebruikt wordt om vrijuit te kunnen brainstormen. In en oobeya wordt de creativiteit gestimuleerd en zijn stoorzenders als e-mail en telefoon verboden. Aan dit concept heeft Toyota de recente innovaties te danken. Mother, het reclamebureau dat onder andere werkt voor Coca-Cola, heeft zijn eigen soort oobeya. In dit geval heeft die de vorm van een grote tafel die middenin een enorme kantoortuin staat.
Randvoorwaarden
Alleen een open ruimte creëren is natuurlijk niet genoeg. Voor bepaalde taken kan men nu eenmaal beter alleen zijn en dus moet iedereen ook zijn eigen werkplek hebben. Daarnaast moeten medewerkers in staat zijn samen te werken. Als iedereen zijn mond houdt en niet bereid is ideeën te delen helpt de grootste ruimte daar niet aan.
Mooie omgeving stimuleert
Wat overigens een universeel gegeven is: werknemers houden van een mooie werkomgeving. Hele carrièrebeslissingen worden genomen op basis van de aan- of afwezigheid van plasmaschermen, huisdieren, cappuccinomachines, tafelvoetbaltafels, nekmassages en natuurlijk licht. Dit klinkt misschien decadent, maar een mooie, plezierige werkomgeving stimuleert de creativiteit. Zo gek is het dus niet dat Microsoft mooie parken aanlegt rond haar kantoren, dat Google en Cisco hun interne muren letterlijk afbreken en dat Intel bibliotheekachtige zithoeken creëert. Een hondenvoerfabriek in Topeka heeft de verschillende ruimtes in felle kleuren geschilderd. Filmstudio’s maken gebruik van online games, Xbox Live en Second Life om ideeën te delen. Creatieve bedrijven geven hun medewerkers gameconsoles omdat ze weten dat spelletjes de creativiteit stimuleren.
Keuze
Verschillende activiteiten vereisen verschillende ruimtes. Het beste is om mensen de keuze te geven. Installeer een ruimte om bij te kletsen, ruimtes om inspiratie op te doen én plekken waar men ongestoord kan werken. Geef mensen de vrijheid het kantoor zo nu en dan te verlaten. Bureaus zijn er om formulieren in te vullen en papierwerk te verrichten, niet om te denken, creatief te zij, te leren of samen te werken.
Bron:Management Issues
Ruimte is belangrijk, maar toch niet de doorslaggevende factor bij creativiteits-vergroting. Veel creativiteit mislukt, omdat gewoon niet duidelijk is WAT het innovatie-beleid van de organisatie is. Daardoor kunnen personen, teams ed. niet hun toe te voegen waarde leveren. Voor ruimte-inrichtingen geldt hetzelfde. Ruimtes worden pas 'productief' als helder is wat je van creativiteits-ruimten verwacht tav. koffie, water, toilet, flapovers, geluids-(over)last, ontmoeting, ict-faciliteiten, netheid, licht... enz. Daar waar het innovatie/creativiteits-beleid 'open' is, zal elke ruimte zelf goed in beweging komen.
S.C.
|
|
26
-
12
-
2009
|
15
:
27
uur
Idd, creatief moet je altijd zijn, vooral als Manager, vooral als je de ruimte hebt, zal ik daar gebruik van maken.
Ferrie Veen
|
|
27
-
12
-
2009
|
11
:
14
uur
Beste S.C., ik bedoelde vooral het duidelijk maken wat het innovatiebeleid van de firma feitelijk kan en moet betekenen. Volgens mij heeft de manager daarin 2 rollen: a) vertaler van beleid en b) kritische terugkoppelaar naar directie. In die wisselwerking ontstaat dan de ruimte voor creativiteit.
S.C.
|
|
27
-
12
-
2009
|
15
:
06
uur
Ik had het niet zo letterlijk bedoeld en gezien...was meer de creativiteit in gedachten en bespreken...... Maar dan heeft @Ferry wel gelijk, zit wat in.
