23 november 2009 -
Op vrijdag 27 november 2009 vindt voor de tweede maal E-mailloze Vrijdag plaats. Mensen en bedrijven worden opgeroepen om die dag geen of zo weinig mogelijk e-mails te versturen. Met deze Nationale E-mailloze Vrijdag wil initiatiefnemer Gunnar Michielssen mensen en bedrijven bewuster laten omspringen met elektronische post.
E-mail dreigt ten onder te gaan aan zijn eigen succes. Het aantal e-mails blijft schrikbarend groeien ten koste van de efficiëntie en het persoonlijk contact. Ook het psychologisch welzijn lijdt zwaar onder het e-mailverkeer: alsmaar vaker wordt de e-mailterreur gezien als de oorzaak van overmatige stress, burn-out en erger… Door de opkomst van BlackBerry’s en soortgelijke toestellen waarmee e-mails de klok rond kunnen worden verstuurd en gelezen, neemt het probleem alleen nog maar toe.
Bewustwording en kennismaking
Op de Nationale E-mailloze Vrijdag moeten belangrijke en dringende boodschappen zoveel mogelijk telefonisch of rechtstreeks worden overgemaakt. "Collega’s die elkaar nog nooit gesproken hebben, worden zo verplicht kennis te maken. Een dag zonder e-mail breekt de werkroutine en maakt medewerkers bewust van hun eigen gedrag," aldus initiatiefnemer Gunnar Michielssen. "Elk bedrijf zou e-mail minstens één dag per jaar moeten bannen. Daarom roepen we op om op vrijdag 27 november geen e-mails te lezen of te verzenden."
Psychische druk
Lijkt dit overdreven? Gervais Pellissier, Chief Financial Officer van France Telecom, verklaarde onlangs dat de stortvloed aan elektronische berichten wel eens mee de oorzaak kon zijn van de reeks zelfmoorden die het bedrijf sinds enkele maanden teistert. "In welke mate e-mail bijdroeg aan het probleem was niet duidelijk, maar niemand kan ontkennen dat de France Telecom-medewerkers onder hoge druk staan door de nieuwe elektronische media," aldus Pellissier.
Financiële consequenties
Bedrijven lijden ook op financieel vlak onder de e-mailoverload. Het Amerikaanse onderzoekbureau Basex schat dat inefficiënt e-mailgebruik de Amerikaanse economie dit jaar zo’n 900 miljard dollar zal kosten. Dat verlies is vooral een gevolg van het grote aantal triviale en nutteloze mails en van de recuperatietijd die we nodig hebben om het werk te hervatten na elke kleine onderbreking.
Videotips voor een betere e-mailhygiëne "Voor sommigen kan een Nationale E-mailloze Vrijdag een extreme reactie lijken. Toch is het haalbaar, want we hebben zoveel andere communicatiemiddelen ter beschikking dat het absurd is te denken dat één dag zonder e-mail het einde van de wereld betekent," aldus Gunnar Michielssen. "Het tegendeel is waar. Het is een ideale strategie om mensen de meerwaarde van andere media als telefoon of direct contact te laten herontdekken."
Naar aanleiding van de Nationale E-mailloze Vrijdag maakte Michielssen tien korte instructievideo’s met tal van tips die medewerkers leren efficiënter te leren omspringen met elektronische media en e-mail in het bijzonder. De video’s kunnen hier gratis bekeken worden.
Beetje vreemd, je hebt toch ook niet een dag dat je geen reguliere post verstuurd/ opent.
Je moet het de pijn aanpakken bij de oorzaak en mensen die nutteloze mailtjes sturen hier op aanspreken.
Ik bedoel, per post krijg je ook reclamefolders, die gooi je toch ook rechtstreeks de prullenbak in zonder ze eerste te openen en te lezen?
Maar serieus: e-mail gebruik kan nog steeds een heel stuk beter in Nederland. Hieronder wat ideeën.
Sta er voordat je e-mail verstuurt even bij stil hoe iemand een reactie zou moeten geven en bedenk zo of e-mail het beste medium is. Even langs lopen is vaak effectiever. Bonustip: de hoeveelheid mail die je ontvangt staat in relatie tot hetgeen je verstuurt ;)
Destilleer taken uit e-mailberichten die je ontvangt en zet deze op een aparte takenlijst. Maak van je inbox geen todo-systeem. Met een taak in een takenlijst zie je in één regel wat je moet doen terwijl je een paar dagen later de hele e-mail weer moet lezen voor hetzelfde effect.
Vervolgens open je je inbox veel minder vaak per dag en is de e-mailloze vrijdag geen enkel probleem.
Eens dat er bewust met e-mail omgegaan moet worden, maar om er nou een e-mailloze vrijdag van te maken is weer zo lekker betuttelend. Want nog los van het feit of iets dergelijks een succes wordt, levert het niet het gewenste resultaat. Gestructureerd werken en time management toepassen kan wel helpen om de stortvloed aan e-mails niet je leven te laten beheersen.
Je kunt hier niet vroeg genoeg mee beginnen (op school dus al!), want je hebt er je hele leven profijt van. Mocht het daar al te laat voor zijn, er zijn genoeg cursussen die je er bij kunnen helpen.
Jørgen
|
|
23
-
11
-
2009
|
09
:
49
uur
Dit is wel zeer eenzijdig. Alleen de nadelen van e-mail verkeer worden belicht en om nou het Franse Telecom als voorbeeld op te dienen, daar is wel meer mis dan alleen wat te veel e-mail. Wat ik mis zijn de voordelen, snelle uitwisselingn van info en data. Ik denk dat de winst daarvan vele malen groter is dan het verlies, anders waren we er lang mee gestopt. En stress van e-mail? Gewoon drie keer per dag checken, dan kom je meer tot rust.
