Onbekendheid met documentmanagementbeleid kost miljoenen
13 oktober 2009 -
In Europa wordt jaarlijks circa veertien miljard euro uitgegeven aan documentmanagement. Slechts 43 procent van de Nederlandse bedrijven hebben een beleidsmatige strategie voor documentmanagement. Daarmee laat de resterende 57 procent kansen liggen om kosten, tijd en energie te besparen. Dit heeft invloed op de winstgevendheid en flexibiliteit van de onderneming.
Dit blijkt uit het marktonderzoek ‘Ricoh Document Governance Index’ van Ricoh Europe, dat werd uitgevoerd door Coleman Parkes Research. Dit onderzoek is gehouden in Nederland, België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Duitsland, Spanje en Italië, onder ruim 300 respondenten die als directielid werkzaam zijn in middelgrote tot grote ondernemingen in de financiële dienstverlening, consultancy, telecommunicatie/nutsbedrijven en media.
Vereenvoudiging
Een heldere strategie voor documentmanagement, of het uitbesteden hiervan, vereenvoudigt documentenstromen in bedrijven. Het digitaliseren en beheren van documentstromen biedt zowel op de korte als lange termijn voordelen zoals kostenverlaging, verminderde impact op het milieu, verhoogde gegevensbeveiliging en efficiëntere archivering.
Kostenbesparing
Hoewel 84 procent van de ondervraagde Nederlandse directieleden erkent dat verbeteringen in documentmanagementbeleid kostenbesparingen met zich mee brengen, is het de realiteit dat dit slechts sporadisch plaats vindt. Ongeveer een kwart (27 procent) van de respondenten zegt af ten toe te kijken naar de kosten en maar liefst 23 procent van hen kijkt hier zelfs nooit naar. Het is opmerkelijk dat deze bevinding aantoont dat bedrijven een potentiële besparing van maximaal 30 procent onbenut laten. Deze besparing beperkt zich niet tot kosten, maar komt ook voort uit het productiever maken van medewerkers en het ontwikkelen van een meer duurzame onderneming.
Gefragmenteerde verantwoordelijkheid
Het rapport toont ook aan dat de verantwoordelijkheid voor documentmanagementbeleid gefragmenteerd is binnen Europese organisaties. De Nederlandse respondenten zeggen dat er binnen hun ondernemingen meerdere personen verantwoordelijk zijn voor de documentomgeving. Uit deze groep stelt 43 procent vast dat er binnen hun directies überhaupt geen interesse is voor documentbeleid, waarmee nergens in het Europese bedrijfsleven de voordelen van een strategie voor documentmanagement zo veronachtzaamd wordt als in Nederland. Volgens 66 procent van de Nederlandse ondervraagden is deze verantwoordelijkheid verdeeld over een divers aantal afdelingshoofden, zoals HR-managers, officemanagers, en verkoop- en marketingmanagers.
Belang van documementmanagementbeleid
Simon Sasaki, CEO van Ricoh Europe: "De huidige economie maakt het stroomlijnen van de onderneming steeds belangrijker. Bedrijven worden zich steeds meer bewust van de directe voordelen van een goed documentmanagementbeleid, maar uit dit onderzoek blijkt dat de meerderheid van Europese bedrijven geen beleidsmatige documentmanagementstrategie geïmplementeerd heeft. Door geen documentmanagementbeleid te voeren, zullen bedrijven nadelen blijven ondervinden van te hoge uitgaven, te lage productiviteit, bedrijfsrisico’s en een grote impact op het milieu. Om de voordelen van documentmanagement te realiseren is het raadzaam de verantwoordelijkheid hiervoor toe te wijzen aan een directielid en zowel de directe als lange termijnvoordelen voor de organisatie te onderkennen."
Inderdaad dienen bedrijven zich te realiseren dat een goed georganiseerd en ingericht documentmanagement kansen biedt. Als voormalig medewerker van een afdeling Informatiebeheer in gemeente X heb ik mij terdege gerealiseerd, dat afdelingen die zich bezig houden met de organisatie te bedienen van een effectief ingerichte informatiehuishouding, vaak ondergeschoven 'kindjes' zijn.
Door directie wordt vaak laconiek gedaan over hoe je je informatie zo goed mogelijk op de al of niet in kaart gebrachte bedrijfsprocessen inricht en hiermee kosten- en tijdsbesparing teweegbrengt. Het is vaak een gevecht om leden van het management te overtuigen en in beweging te zetten.
Eén van de belangrijke oorzaken hiervan is dat er nog steeds te vaak een gebrek aan personeel in dit vakgebied aanwezig is dat pro-actief, dynamisch en innovatief werkzaam is om het belang van documentmanagement in hun organisatie duidelijk kenbaar te maken.
Advies hierin is om altijd op de voorgrond te treden teneinde gelijke tred te houden met de ontwikkelingen op het gebied van recordsmanagement en de organisatie en specifiek het management te overtuigen.
De gefragmenteerde verantwoordelijkheid maakt het inderdaad erg lastig om verbeterslagen door te voeren. Geen enkele manager voelt zich verantwoordelijk of krijgt te maken met versnipperde budgetten waar hij weinig invloed op heeft.
De voorzieningen voor documentverwerking zijn faciliterend, dus zouden door facilitair en door ict opgepakt moeten worden. Deze hebben echter weinig feeling met documentverwerking.
Het kan voor de directie wel aantrekkelijk zijn documentverwerking op de agenda te plaatsen bij een van de managers. Tenminste als hij kostenreductie, duurzaamheid of procesverbetering wil realiseren!
