13 oktober 2009 -
Werken op kantoor betekent: veelvuldig gebruik moeten maken van e-mail. De keerzijde hiervan is dat iedereen te maken krijgt met zeer irritant e-mailgedrag van collega’s die niet in de gaten hebben dat ook elektronische post aan etiquetteregels gebonden is.
Dudley B. Dawson, journalist bij The Examiner, zet zeven hardnekkige e-mailzondes op een rij.
1. Uw titel(s) vermelden in de handtekening Al uw titels en diploma’s op deze manier standaard verwerken in elke e-mail die u stuurt, komt erg pretentieus over.
2. Clipart aan uw e-mail toevoegen
Vaak gedaan door administratief medewerkers en hr-medewerkers. Ze denken oprecht dat de ontvanger dit leuk vindt en dat zij er een leuk, positief imago aan overhouden. Vaak werkt dit echter eerder averechts.
3. Overdreven gebruik van smileys en uitroeptekens of andere leestekens
De dader is vaak een jonge vrouw. Zij hebben ergens op school geleerd zich uit te drukken middels veelvuldig gebruik van leestekens. Een uitroepteken betekent dat je slechts een beetje opgewonden bent, met vijf zeg je dat je helemaal uit je dak gaat. Vraagtekens worden op dezelfde manier toegepast. En als e-mail een manier zou bevatten om alle stipjes op de ‘i’te vervangen door hartjes, zou deze groep er absoluut evenveel gebruik van maken als van smileys.
4. Een vCard aan uw e-mail toevoegen
Dit heeft nooit gewerkt en zal dat ook nooit doen. Het komt een beetje wanhopig en onzeker over.
5. Veelvuldig gebruik van de ‘prioriteit hoog'-optie en/of leesbevestiging
Het consequente en vooral onnodige gebruik van deze functionaliteiten is vooral een probleem onder projectmanagers. Uiteindelijk trekt niemand zich meer iets aan van een mailtje dat gemarkeerd is als ‘topprioriteit’ en echt belangrijke e-mails krijgen dus geen aandacht meer. Krijgt u weer eens een mailtje dat onnodig gemarkeerd is, stuur de ontvanger dan deze link . Wat betreft het verzoek om een leesbevestiging: als u continu en overdreven bang bent dat uw e-mail niet gelezen wordt, zoek dan professionele hulp. U zou wel eens een minderwaardigheidscomplex kunnen hebben.
6. Grote attachments sturen
Helaas is het gebruik van shared servers nog niet goed doorgedrongen. Veel mensen vinden nog steeds dat een document dat bij de e-mail hoort, ook fysiek aanwezig moet zijn bij die e-mail. U kunt echter ook een link sturen naar de plek waar die informatie online staat. Ook het zippen van bestanden is abacadabra voor de meeste mensen.
7. Alleen de onderwerpregel benutten
Dit komt het meest voor bij jongeren. Vaak wordt de hele boodschap middels onbegrijpelijke afkortingen in de onderwerpregel gepropt, alsof het een Twitterbericht betreft. Nog erger is de oudere generatie die dit gedrag overneemt in de overtuiging dat dit de nieuwe manier van communiceren is.
