Medewerkers bepalen zelf welke technologie ze gebruiken
12 oktober 2009 -
Steeds meer medewerkers eisen keuzevrijheid over welke technologie ze voor welke werkzaamheden gebruiken. De opkomst van deze ‘technology democracy’ blijkt uit onderzoek van de Economist Intelligence Unit (EIU) in opdracht van Trend Micro. Trend Micro raadt bedrijven daarom aan zich voor te bereiden op een fluwelen revolutie onder hun personeel.
De onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd in het Econonomist Intelligence rapport 'Power to the people? Managing technology democracy in the workplace'. Normaal gesproken schrijft de IT-afdeling voor welke technologie het personeel in de gehele organisatie gebruikt. Daarnaast stippelt de IT-afdeling centraal de ICT-regels en het -beleid uit. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat steeds meer medewerkers de status quo omtrent technologie in hun organisatie ter discussie stellen. Reden hiervoor is dat ze sociale netwerken, messaging- en andere software gebruiken om hun werk te doen.
Lage bereidheid
Veel Europese bedrijven zijn echter nog niet klaar voor ‘technology democracy’. Zo verklaarde 47 procent van de Europese leidinggevenden die de Economist Intelligence Unit ondervroeg, dat het hoger management weigert medewerkers meer technologische keuzevrijheid te geven. Een vergelijkbaar aantal meldt dat het bestuur die vrijheid wel biedt, maar niet de bijbehorende trainingen voor het gebruik van bijvoorbeeld persoonlijke communicatieapparatuur en sociale-netwerkapplicaties. Dit suggereert dat de bereidheid om ’technology democracy’ door te voeren, laag is.
Controle
"Het is onvermijdelijk dat organisaties de controle over het gebruik van IT-middelen gedeeltelijk verliezen. Dit is echter geen slechte ontwikkeling zolang bedrijven de risico’s hiervan beheersbaar houden," zegt Denis McAuley Director of Global Technology Research van de Economist Intelligence Unit. "De beste zakelijke innovaties ontstaan op de werkvloer. Organisaties moeten hun medewerkers aanmoedigen hun technologische kennis hiervoor in te zetten."
Conclusies
De belangrijkste conclusies van het rapport. • Innovatie en hogere arbeidsmoraal zijn de voornaamste voordelen van technologische keuzevrijheid
Van de Europese leidinggevenden is 42 procent voorbereid op de risico’s van ‘technology democracy’, zodat ze hier zakelijk van kunnen profiteren. Volgens hen zijn innovaties op de werkvloer het belangrijkste voordeel. Werknemers krijgen eveneens meer vrijheid en verantwoordelijkheid om beslissingen op technologisch vlak te nemen. Dit leidt tot een hogere arbeidsmoraal. • De risico’s zijn beheersbaar
Leidinggevenden hebben voldoende redenen om technologische keuzevrijheid te dwarsbomen. Sommige medewerkers gebruiken Web 2.0-applicaties namelijk tijdens werktijd voor privédoeleinden. Daarbij is het voorgekomen dat er gevoelige bedrijfsinformatie ongewenst op een weblog verschijnt. Respondenten zijn het erover eens dat een lagere medewerkersproductiviteit, openbaarheid van vertrouwelijke informatie en een hogere kwetsbaarheid voor virussen de grootste risico’s zijn van ‘technology democracy’. • Het beperken van technologische chaos vereist strikte regels
Overal waar keuzevrijheid is, moeten er strenge regels zijn om te voorkomen dat dit ontaardt in chaos. Er zijn manieren om productiviteitsverlies van medewerkers en beveiligingsrisico’s te beperken. De beste zijn het houden van verplichte regelmatige personeelscursussen, het opstellen van richtlijnen en het constant upgraden van netwerkbeveiliging.
• Organisaties moeten medewerkers trainen in het gebruik van nieuwe technologieën De meeste leidinggevenden geven aan dat hun bedrijf het IT-beleid heeft vastgelegd voor het gebruik van applicaties, apparatuur en websites. Er zijn echter weinig bedrijven die deze regels voldoende onder de aandacht brengen van hun personeel: slechts 21 procent van de bedrijven biedt trainingen aan voor het gebruik van persoonlijke communicatieapparatuur. Slechts zeventien procent biedt dit aan voor sociale-netwerkapplicaties. Nog zorgelijker is dat niet meer dan een vijfde van de organisaties van plan is dergelijke trainingen in de toekomst te gaan aanbieden. • IT-decentralisatie kan nodig zijn om beveiligingsrisico’s te beheersen
De EIU vroeg deelnemers wat zij verwachten van meer technologische keuzevrijheid. De respondenten denken dat elke afdeling verantwoordelijk wordt voor haar eigen IT-beveiliging. Daardoor kan de IT-afdeling zich richten op overige activiteiten, zoals firewallbeheer, andere aspecten van netwerkbeveiliging en het op de hoogte blijven van de nieuwste externe bedreigingen.
Internetgeneratie Anthony O’Mara, vicepresident EMEA van Trend Micro: "Het EIU-onderzoek laat zien hoe de technologische werkomgeving al begint te veranderen nu de internetgeneratie zich langzaam opwerkt in het bedrijfsleven. Het is zeker dat de IT-omgeving en -regelgeving blijven veranderen. Het is nog niet zo lang geleden dat een bedrijfse-mailaccount als een privilege werd beschouwd. Tegenwoordig is een baan zonder zakelijke e-mailbox moeilijk voor te stellen. Mensen beginnen zelfs te klagen dat e-mailafhandeling te veel van hun werktijd in beslag neemt. Misschien gebeurt er in de toekomst wel hetzelfde met sociale netwerken – vooral intra- en extranetwerken die communicatie en innovatie nog meer gaan bevorderen."
Beleid
Rik Ferguson, Solutions Architect EMEA bij Trend Micro: "Het onderzoek bewijst dat er behoefte is om de focus te verplaatsen van pure netwerk- en systeembeveiliging naar meer ‘technology democracy’. Tegelijkertijd is het nodig data te beveiligen, die mensen rondsturen naar en van een groot aantal verschillende apparaten. Het is belangrijk om beleid te formuleren vanuit het oogpunt van risicobeheersing in plaats van alleen een verbod op te leggen. Soms blokkeren organisaties de toegang tot bepaalde technologische bronnen. In dat geval moedigen ze hun personeel aan om creatieve manieren te bedenken om de regels te omzeilen. Daardoor lopen bedrijven alleen maar meer risico doordat gevaren uit hoeken opdoemen, die ze niet in de gaten houden."
