Slecht voorbereide collega’s zijn bron van irritatie voor managers
5 oktober 2009 -
42 procent van de Nederlandse managers vindt een op de vijf vergaderingen onnodig. De grootste irritatiefactor is de slechte voorbereiding van de collega’s (47 procent).Dit blijkt uit een onderzoek van Robert Half onder ruim 5.000 managers in twintig landen.
De slechte voorbereiding op vergaderingen leidt ertoe dat de meetings niet het juiste effect sorteren: elkaar op effectieve wijze informeren en op de hoogte houden. Vergaderingen worden hierdoor onduidelijk, langdradig en uiteindelijk overbodig. Andere irritatiefactoren die genoemd worden zijn het ontstaan van teveel discussie tijdens een vergadering waardoor de focus van de meeting verloren gaat (41 procent) en de aanwezigheid van mensen die er niet bijhoren (32 procent).
Specifieke vergaderdagen
In hetzelfde onderzoek werd ook gevraagd of er specifieke dagen zijn waarop geen afspraken of vergaderingen worden ingepland. In Nederland gebeurt dit slechts in 24 procent van de gevallen. In Oostenrijk (57 procent) en Brazilië (58 procent) daarentegen zijn deze zogenaamde ‘no meeting’ dagen veel gebruikelijker. Van de Nederlandse ondervraagden die ‘ja’ hebben geantwoord, zegt 34 procent dat de ‘no meeting’ dagen veel productiever zijn.
Lekker uitzieken
Een ander bekend fenomeen in Nederland is de term ‘lekker uitzieken’. Slechts zestien procent gaat bij ziekte toch werken, maar de rest blijft thuis uitzieken. In veel van de ons omringende landen ligt dit percentage stukken hoger. Duitsers (55 procent) en Engelsen (54 procent) gaan toch werken als ze ziek zijn. De reden hiervoor is de angst dat teveel ziektedagen tegen hun gebruikt kunnen worden. In beide landen ligt dit percentage op 52 procent.
Volledig mee eens waarbij ik mede wil benadrukken dat buiten de reeds genoemde irritatiefactor van overmatig en niet ter zake doende discussies ook de herhalingscyclus (om de hete brei heendraaien) en de langdradigheid bij wat is nu wit of wat is nu zwart mij bijzonder irriteert.
Ik ben benieuwd hoeveel bedrijven een vergaderhandleiding hebben gemaakt voor nieuwe collega's. Als docent communicatie heb ik gemerkt dat stagiaires nooit voorbereid werden op het voeren van een vergadering. Op school was er wel aandacht voor maar het zou zeker ook deel moeten uitmaken van een bedrijfscultuur. Effectiviteit heeft ook veel met sturing te maken.
