Is uw intranet voorbereid op de griep? Tien checklistpunten.
8 september 2009 -
Is uw organisatie werkzaam in meerdere landen of werelddelen? Dan is de kans helemaal groot dat u dit najaar te maken krijgt met de gevolgen van de Mexicaanse griep (varkensgriep genoemd in de rest van de wereld). Uw intranet kan een bijdrage leveren aan de maatregelen van uw organisatie om zich daarop voor te bereiden.
Intranetten zijn zeer geschikt om werknemers snel te informeren over ontwikkelingen van buitenaf die van invloed zijn op het functioneren van de organisatie. In het geval van een grieppandemie is dat niet anders.
Be prepared
Door het nalopen van de onderstaande checklist kunt u als intranetmanager uw intranet tijdig en optimaal inzetten als hulpmiddel bij het bezweren van een personeelscrisis binnen uw organisatie. Better safe than sorry, nietwaar?
Bedrijfskritieke checklist
1. Kan uw personeel het intranet vanuit huis benaderen?
2. Is uw intranet uitgerust met voldoende online collaboration tools zodat teams ook thuis kunnen doorwerken, mocht dat nodig zijn?
3. Is het (senior) management team voorbereid om (zowel technisch als psychologisch) te communiceren met werknemers via blogs en online chat-applicaties?
4. Heeft uw organisatie de beschikking over extranetten of andere online oplossingen waarmee u zaken kunt blijven doen met uw belangrijkste klanten?
5. Zijn al uw managers uiterust met smartphones zodat zij altijd toegang hebben tot hun email, documenten en het intranet?
6. Is er een mogelijkheid of voorziening om snel met een grote groep managers ineens te kunnen communiceren (tekstberichten, instant messenger, Twitter)?
7. Zijn alle kritieke Human Resource processen ook online beschikbaar zodat de belangrijkste administratieve taken door het personeel ook thuis afgehandeld kunnen worden?
8. Heeft uw personeel de beschikking over real-time chat tools voor hun dagelijkse communicatiebehoefte?
9. Heeft uw organisatie trainingsmaterialen in de vorm van pod- en videocasts in voorbereiding, zodat nieuwe werknemers snel ingewerkt zijn?
10. Bent u binnen uw organisatie al gestart met het communiceren van het feit dat er mogelijk vanuit thuis gewerkt moet gaan worden? En weten alle werknemers dat het praatje met collega's bij de koffieautomaat voor een langere periode niet langer tot de mogelijkheden behoort?
In de praktijk
Benieuwd hoe deze checklist in de praktijk toe te passen is? British Telecommunications heeft aan de hand van bovenstaande lijst haar intranet aangepast met de volgende doelstellingen in het achterhoofd:
• Informatie over de griepepidemie moet eenvoudig te vinden zijn;
• De infomatie moet prominent in beeld maar mag niet afleiden van andere content;
• De informatie moet vooral geplaatst worden op die gedeeltes van het intranet waar gebruikers nieuws en links naar richtlijnen verwachten;
• De richtlijnen omtrent de griepepidemie moeten eenvoudig te volgen zijn;
• Toegang tot de richtlijnen moet er zijn voor iedereen, overal;
• Er moet een mogelijkheid zijn om feedback te geven en ervaringen te delen.
