Voortgangsbewaking bezorgt projectmanager de meeste hoofdbrekens
14 juli 2009 -
Projectmanagers hebben het meest moeite met het bewaken van de voortgang van hun project. Daarnaast vinden veel managers het lastig om het verloop van het project te communiceren met collega's. Dit blijkt uit een rondvraag onder bezoekers van de beurs Overheid & ICT en uit aanvullend onderzoek onder klanten van Mindjet.
Mindjet signaleert dat het uitlopen of zelfs mislukken van projecten vaak het gevolg is van te weinig inzicht op de daadwerkelijke voortgang. Meer dan 60 procent van de ondervraagden noemt dit als hoofdreden. Een beter overzicht van tijdsplanning en de status van taken binnen een project zou al veel verschil maken. Daarnaast blijkt dat de afstemming tussen teamleden veelal te wensen overlaat. In 40 procent van de gevallen wordt dit als grootste uitdaging aangedragen. Projectmanagers slagen er lang niet altijd in om de voortgang te delen met anderen, waardoor niet iedereen op de hoogte is van de status van een project.
Effectief vergaderen
Er is tevens navraag gedaan over de effectiviteit van vergaderingen. Hieruit blijkt dat een vergadering pas echt effectief wordt als aan het eind de actiepunten nog eens kort worden doorlopen en taken aan bepaalde personen worden gekoppeld. Vervolgens zijn vooraf een duidelijke agenda en doelstellingen afspreken goede maatregelen om zo veel mogelijk rendement uit een vergadering te halen.
Hilary de Rover, country manager Nederland van Mindjet: "Veel projecten lopen nog altijd vertraging op of mislukken helemaal. Wij hebben dagelijks contact met betrokkenen en uit die gesprekken blijkt regelmatig dat beheer en interne afstemming vaker een rol spelen dan externe factoren. Door het beheer inzichtelijker te maken, kunnen projecten dus al veel beter verlopen."
Projectmanagement valt of staat met acceptatie en steun vanuit de lijnorganisatie. Zonder dit kan zelfs een goede projectmanager de case niet succesvol afronden. Planning en voortgangsbewaking moet ingebakken zijn in de lijn, die is en blijft namelijk verantwoordelijk.
