19 mei 2009 -
Een inbox is erg privé. Vraag je iemand hoe hij die ingericht heeft en wat er zoal inzit, dan is dat net zoiets als vragen wat voor ondergoed hij of zij draagt. Om die reden is het ook bijna not-done om iemand te vertellen hoe hij zijn inbox in zou moeten delen.
Psycholoog David Silverman geeft daarom tips op basis van zijn eigen e-mailmanagementsysteem.
1. Vermijd scrollen
"Mijn inbox is mijn takenlijst. Er passen ongeveer 20 e-mails op het beeldscherm. Worden dat er meer, dan heb ik het gevoel dat ik de controle kwijt raak. Zodra ik moet gaan scrollen, zorg ik er dus voor dat ik zoveel mogelijk e-mails afhandel."
2. Kom meteen in actie
"Lees de e-mail en doe er iets mee. Reageer, verwijder of bewaar de e-mail in een speciale map."
3. Sla taken voor een ander apart op
"Ik vind het al moeilijk genoeg om mijn eigen to-do lijst bij te houden, dus zodra een e-mail betrekking heeft op iets dat een ander moet doen, sla ik die op in een aparte map. Dat geldt met name voor die vreselijke forwards."
4. Bewaar slechts één e-mail per onderwerp
"Als er veel heen en weer gemaild wordt over een onderwerp, bewaar ik alleen de meest recente mail hierover in mijn inbox. De rest gooi ik weg of sla ik op."
5. Bewaar alles dat geen junkmail is "Soms is het moeilijk in te schatten welke e-mail belangrijk is en welke niet. Dat mailtje met die dansende banaan kunt u waarschijnlijk veilig weggooien, maar dat mailtje van de tandarts kan nog wel eens van pas komen. En aangezien ik toch vele gigabytes opslagruimte heb, kan ik het evengoed bewaren."
6. Maak maar een paar mappen aan
"Bijna alles dat ik bewaar gaat in één map. Als je teveel mappen hebt, kost het je nog enorm veel tijd om alle e-mails te organiseren en kost het vaak net zoveel tijd om een bepaald mailtje terug te vinden. Ik vertrouw daarom volledig op de zoekfunctie van mijn e-mailprogramma."
7. Ruim elke dag op
"Ik poets mijn tanden toch ook twee keer per dag? Ik loop dus elke dag een keer door mijn e-mail om te kijken wat er weg kan."
8. Bewaar niets langer dan een maand
"Als ik niet weet wat ik met een bepaalde e-mail aanmoet of er gewoon niet aan toe kom, laat ik hem hoogstens een maand in mijn mailbox zitten. Daarna is het duidelijk: of ik doe er iets mee of ik gooi hem weg."
Aanvullend op de acht tips (bijna 100% mijn eigen methodiek) en de feedback hierboven:
- Inbox bevat alleen email waarmee ik nog iets moet doen. Eerdere emails van een emaildraad naar archief.
- Elk behandelde email komt in archiefmap Archief 2009 Ontvangen
- Elk verstuurde email komt in archiefmap Archief 2009 Verstuurd.
- Indien ik email stuur waarop ik reactie of actie van een ander verlang, stuur ik mezelf een BCC. D.m.v. een outlook rule komen deze emails automatisch in de map Openstaande Vragen. Deze map check ik dagelijks.
- Na afhandeling van email in Openstaande Vragen verhuisd deze naar de archiefmap Archief 2009 Afgehandelde vragen
- Is mijn (zakelijke) email omgeving vol, dan verplaats ik oude emails (maand of ouder) naar een Outlookbestand met dezelfde mappen indeling (Archief 2009 Ontvangen, ...Verstuurd, ... Afgehandelde Vragen).
- Zet wel de automatische archivering van Outlook uit als je bovenstaande gaat doen.
Verder nog:
- Pas elke email map aan qua koppen (welke en volgorde). Voeg b.v. bij Verstuurd de kop Aan toe. Hierdoor makkelijk te sorteren op Van, Aan, Onderwerp en (Datum) Ontvangen.
- Houd je zoveel mogelijk aan de regel bij toezenden van emails. Aan betekent ik richt me tot jou (jullie) en vraag iets, wil iets of laat iets weten. CC betekent altijd ''ter kennisgeving - geen reactie vereist''.
Ik gebruik email nu al zo'n 10 jaar op bovenstaande manier en is heel bruikbaar omdat het EN overzicht EN rust biedt en oude emails altijd vindbaar zijn.
Jim Boere
|
|
19
-
05
-
2009
|
21
:
26
uur
Wat ook handig is:
- D.m.v. een rule kun je alle email waarbij je in cc staat (en die je dus in principe enkel ter kennisgeving krijgt) direct in een aparte folder laten binnenkomen. Alleen emails die echt aan jou gericht zijn komen nog in je Inbox. Op die emails onderneem ik aktie, de map cc's check ik slechts een paar keer per dag om te weten wat er speelt.
- De Task funktie kan ook heel handig zijn om zaken te delegeren. Je kunt een taak omschrijven (bijvoorbeeld naar aanleiding van een binnengekomen email) en hem direct toewijzen aan een collega of iemand binnen je team.
Groet,
Jim
Rob
|
|
19
-
05
-
2009
|
08
:
22
uur
Ik heb in mijn mailbox 26 mappen (alfabetische mappen) aangemaakt. In deze alfabetmappen maak ik - naar behoefte - per (hoofd)onderwerp een submap aan. Bijvoorbeeld: alles over 'active aging' in een map met die naam in hoofdmap 'A'.
In dit systeem bewaar ik zowel ontvangen als verzonden mail.
Door eenzelfde mappenstructuur in mijn documentmap aan te houden, is het vinden van relevante stukken heel eenvoudig geworden en kost het slechts weinig tijd.
Nog wat tips:
- maak afspraken hoe je met email omgaat (niet op het laatste moment, geen cc-tjes aan iedereen, enz.);
- beperk het aantal mails dat je zelf stuurt
- plan een paar momenten per dag om je email te behandelen en kijk niet elke keer of je een nieuwe email hebt
Houd vol!
Voor meer overzicht: www.anskeplante.nl
Redmar
|
|
19
-
05
-
2009
|
12
:
11
uur
Een handige tool om te gebruiken is XOBNI een handige search tool en laat tevens zien op welke tijdstippen mensen e-mailen en of ze LinkedIN account hebben en nog vele andere mogelijkheden!
Dat maakt naast een goede indeling de structuur helemaal af.
- deel je mails op in ''wachten'' (e-mails die een actie van anderen verwachten) en ''actie'' (e-mails die een actie van jou verwachten)
- daarnaast heb je nog een archief dat je naar wens kan indelen met een dozijn categorieën; hierin komen alle afgehandelde e-mails
