28 april 2009 -
Dalende omzetten en onzekere toegang tot kredieten definiëren de huidige economie. Hierdoor wordt liquiditeitsplanning cruciaal voor de zakelijke markt. Volgens experts bij Open Text Corporation moeten organisaties er zeker van zijn dat zij de volledige controle hebben over hun geldstromen. Alleen dan kunnen zij kosten verlagen.
Het is daarom belangrijk om de crediteurenadministratie en de strategische waarde ervan binnen een organisatie onder de loep te nemen.
Papieren processen
Terwijl de meeste grote organisaties beschikken over krachtige financiële systemen, zoals SAP, wordt het merendeel van de factuurverwerking – in totaal 90 procent - nog steeds via papieren processen uitgevoerd. Volgens Tom Walker, de portfolio manager Accounts Payable oplossingen bij Open Text, zijn bedrijven van oudsher gewend aan papieren factuurverwerking. Doordat er geld in overvloed was, werden deze processen nooit verbeterd aangezien factuurverwerking niet als core business van de organisatie werd beschouwd.
Meerwaarde
In de huidige economische situatie is de meerwaarde van de overstap naar elektronisch factuurbeheer groter dan ooit, doordat het management veel meer controle over de geldstromen nodig heeft en elektronisch factuurbeheer ook nieuwe mogelijkheden biedt voor kostenbesparingen. "Gezien het kritieke belang van het genereren van adequate geldstromen, kijken organisaties op dit moment verder dan de traditionele manieren zoals het verhogen van de omzet of het verlagen van kosten. Invoice Management is één van de opties die veel wordt overwogen," aldus Walker. "Hiermee kunnen we informatie centraliseren en krijgen we zicht op de status van de facturen vanaf het moment dat ze binnenkomen. Dit overzicht biedt een nieuw krachtig middel voor het beheren van de uitgaande geldstroom."
Gunstige termijnen
Een van de kansen ligt volgens Walker in de mogelijkheid om te onderhandelen over gunstige betalingstermijnen. Met papiergebaseerde, traditionele systemen ligt de factuurverwerkingstijd gemiddeld rond de drie weken. De gemiddelde verwerkingstijd met een invoice management oplossing bedraagt daarentegen slechts één tot twee dagen. Dit betekent dat een organisatie kan onderhandelen over lagere tarieven in ruil voor snellere betalingen. Bij een korting van twee procent levert dit voor een miljardenconcern al gauw een besparing op van meerdere miljoenen euro’s op jaarbasis. Dit kan daarnaast ook compensatie bieden in geval van een substantiële omzetvermindering.
Geldbehoefte
Aangezien het steeds moeilijker is geworden om geld te lenen is het van vitaal belang om duidelijk inzicht te hebben in de geldbehoeften zodat tijdig aan leveranciersverplichtingen kan worden voldaan. Invoice Management oplossingen helpen de organisatie tevens bij het snel en accuraat afronden van financiële rapporten; dit vergroot het vertrouwen van geldschieters en investeerders. Naast de aanpak van de directe problemen – zoals de hoge kosten en het tijdrovende aspect van factuurverwerking – biedt Invoice Management organisaties ook een basis voor continue procesverbetering. "Via een Invoice Management systeem beschikt men over de belangrijkste prestatie-indicatoren die helpen bij het vinden van manieren om de efficiëntie te verbeteren zodat workflows worden verkort. Business rules kunnen zo aangepast worden dat uitzonderingen in processen geminimaliseerd worden," aldus Walker. Het implementeren van factuurbeheersystemen wordt met de snelle betalingen, mogelijkheden om inkomsten te genereren via kortingen en lange termijn efficiëntieverbeteringen een steeds logischere keuze om toegevoegde waarde te creëren.
