17 april 2009 -
Een to-do-lijstje waar meer dan vijf dingen op staan heeft geen zin. Dat zegt Dick Harrington,voormalig CEO van Thomson Reuters, op 6minutes.be. Als u uw to-do-lijstje beperkt tot minder dan vijf dingen, verzet u bergen en bovendien helpt het u de hoofd- van de bijzaken te onderscheiden.
Zet alles op je to-do-lijst! Haal het uit je hoofd en zet het op papier. Your mind is for getting an idea, not for holding it (David Allen).
Alles wat je in je hoofd laat zitten, raak je kwijt of het stoort je op momenten dat je er niet aan wilt denken. Dat kost tijd en energie.
Ik denk dat je uitstekend beide systemen kan combineren.
Getting things done (GTD) van David Allen is een perfect systeem om alles uit je hoofd te hebben en nooit meer dingen te vergeten. Ik werk hier nu een maand mee. Resultaat: leeg bureau, lege kasten en een leeg hoofd en toch niets meer vergeten. Maar het meest belangrijke is rust in je hoofd en weten wat je nog moet doen.
Ik werk overigens met GTD op basis van een speciale outlook plugin.
Het systeem van Thomson Reuters kan hierop een goede aanvulling zijn als focus van de dag.
Naast alles wat in de lijsten staat gebeurd er gedurende de dag veel. Telefoontjes, mailtjes mensen die wat vragen etc. Soms vergeet je dan wel eens de dingen die belangrijk zijn af te werken.
Ik maak dan ook vaak nog even op papier een aantal punten die ik die dag echt wil of moet afwerken. Gewoon als visuele reminder door de dag. Deze komen uit de lijst van GTD
Ik ben deze methode in nederland ook nog tegengekomen als de eierdoos theorie. ( stop elke dag 3 eieren in je eierdoosje voor de volgende dag. Dit staat dan voor 3 taken van minimaal een half uur die je de volgende dag echt wil afwerken.
Ik denk dat we moeten uitkijken dat een Time management stug en onwrikbaar wordt. Het is een hulpmiddel en geeen dwangmiddel.
Ja... maar let op: Harrington is (was) CEO. Vijf dingen op je dagelijkse ToDo lijst is in dat geval heel véél. Een topmanager moet niet veel DOEN, hij moet zorgen dat anderen kunnen werken. Eén echte doe-taak is voor een CEO al veel.
Een middle-manager zou ook geen vijf doe-dingen op zijn lijst moeten hebben, hij moet delegeren. Eén tot twee uitvoerende taken (die al gauw anderhalf uur vergen) is het maximum: hij houdt anders geen tijd over voor zijn mensen.
Wees dus kritisch in wat je op je dagelijkse ToDo-lijst zet!
Met enthousiaste groet,
John Vrakking | daVinci - Orde op Zaken
Ik sluit me erbij aan om alle to do's op je onnline to do list te zetten (Asana / Trello). Die taken hoeven niet allemaal vandaag af, jij bepaalt (of je opdrachtgever natuurlijk). Als jij alle acties daar netjes in bijhoudt kun je nooit meer acties vergeten en ben je nooit acties 'kwijt'. Hoeveel mensen noteren acties op post its, in notitieboekjes en in de takenlijst van Outlook? Gebruik 1 tool en gebruik die consequent.
