1 april 2009 -
Slecht nieuws moeten brengen is nooit leuk. Een goede voorbereiding is ook hier het halve werk. 6Minutes.be vatte zeven tips samen uit het boek 'Difficult Conversations' van . Douglas Stone, Bruce Patton en Sheila Heen.
1. Bereid u voor
Slecht nieuws brengen is nooit leuk, niet voor de ontvanger en ook niet voor de boodschapper. Bereid u daarom goed voor.
2. Stel het niet uit
Val met de deur in heus. Om de hete brij heen draaien heeft geen enkele zin. Een lange inleiding maakt het alleen maar moeilijker om to the point te komen.
3. Geef alvast alle argumenten, zowel voor als tegen
U mag hierbij opsommingen gebruiken. ‘En ik weet dat je hard gewerkt hebt en dat je hier pas twee jaar werkt en dat ik je misschien beter voor had moeten lichten over onze verwachtingen’, enzovoort.
4. Ga niet in op de schuldvraag
Wie de schuldige is (als die er al is) doet er niet toe. Kijk daarentegen samen naar de toekomst en mogelijke oplossingen om de situatie voortaan te voorkomen.
5. Vat samen
Vat na afloop de argumenten van de tegenpartij kort samen en vraag uw gesprekspartner hetzelfde te doen. Zo weet u zeker dat de situatie voor beide partijen duidelijk is en er geen misverstanden ontstaan.
6. Bereid u voor op emotionele reacties
Boosheid, schreeuwen, huilen: u kunt het allemaal verwachten. Wees voorbereid en bedenk alvast hoe u hier mee om zal gaan.
7. Werp een blik in de toekomst
Begin over de situatie over een aantal maanden of jaren. Dat toont vaak hoe relatief de hele kwestie is.
Bron:Harvard Business Review, 6Minutes
Bij een goed slecht-nieuwsgesprek gaat het er om dat je ruimte hebt voor de emoties van de ander. Deze gaat wellicht de ''waarom''vraag stellen vanuit teleurstelling en niet omdat hij/zij de waarom wil weten(de argumenten komen toch niet echt binnen. Alle argumenten zou ik dan ook niet adviseren. De ontvanger is na het krijgen van het slechte nieuws hooguit in staat om 2 argumenten tot zich te nemen. Ook is het zo dat als je meer argumenten geeft de ontvangen meer ruimte gaat ervaren om het slechte nieuws te weerleggen/ ontkrachten.
Martijn
|
|
2
-
04
-
2009
|
11
:
03
uur
Bereidt u niet alleen voor op de emotionele reactie maar durf er naar te informeren of signaleer deze en benoem ze.
Hilde Clement
|
|
31
-
12
-
2009
|
12
:
54
uur
Slecht nieuwsgesprek gebeurt steeds volgens een vast stramien.
1.De melding van het slecht nieuws. Hou dit kort, zakelijk maar correct en respectvol. Geef geen verontschuldigingen, stel de melding niet uit en draai niet rond de pot.
2.Geef de ander tijd om de boodschap te bevatten. Geef de ander de nodige ruimte om te ventileren en zijn/haar emoties te uiten. Wees voorbereid op alle mogelijke reacties gaande van apathie naar woede. Zie deze uitingen als normale verdedigingsmechanismen op het vernemen van het slechte nieuws en niet als een persoonlijke aanval op jou. In deze fase is een empathische houding noodzakelijk waarbij je enkel luistert - en dit niet enkel naar wat de ander zegt maar vooral naar de onderliggende emoties. Ga tijdens deze fase zeker niet in het verweer; dit maakt de zaak alleen maar erger. Veranderen van een zakelijke houding naar een inlevende houding op enkele minuten tijd is niet evident.
3. Actiegerichte fase. Wanneer de ander de boodschap begrijpt en kan laten doordringen zal hij/zij vragen beginnen te stellen. Wat nu? Hoe moet het nu met...?Zorg ervoor dat je in deze fase de melding niet teniet doet door bijvoorbeeld het slechte nieuws te minimaliseren of de toekomst rooskleurig voor te stellen. Ga samen op zoek naar antwoorden en oplossingen voor de problemen die de ander verwoordt. Besef dat een slecht nieuwsmelding niet altijd in één gesprek kan. Het is mogelijk dat fase drie verder moet besproken worden in een ander gesprek.
4. Afscheid nemen. De manier waarop je afscheid neemt zal de houding van de ander tegenover jou en de organisatie meebepalen.
