Vijf redenen om uw administratieve processen te managen
6 februari 2009 -
Elke manager en ondernemer zou moeten weten wat administratieve organisatie inhoudt. Veel problemen met klanten komen namelijk voort uit een slechte administratieve organisatie. U kunt dat verhelpen met effectief procesmanagement.
BusinessCompleet geeft vijf redenen om te beginnen met procesmanagement:
1. Efficiëntie
Door administratieve handelingen bij elkaar in een proces te beschouwen ziet u waar verbeteringen mogelijk zijn en kunt u – zonder overuren - achterstanden voorkomen.
2. Kwaliteit
Kwaliteit staat voor Volledigheid, Tijdigheid en Juistheid. Een veel voorkomend probleem is het zoekraken van stukken of dossiers. Ook hier helpt het door het proces in zijn geheel te beschouwen en alle werkzaamheden op elkaar af te stemmen.
3. Risicobeperking
Voor bedrijven in branches die onder een of andere vorm van toezicht staan is het letterlijk van levensbelang te weten met welke klanten en leveranciers zij zaken doen. Banken mogen geen geld aannemen als het bedoeld is om wit te wassen. Handelaars lopen risico als de goederen die zij verhandelen gestolen zijn. En het is algemeen bekend dat in winkels het meeste door eigen personeel wordt gestolen. Hoe wapent u zich tegen dat soort risico’s? Bestanden van het Kadaster, BKR en Handelsregister helpen bij het screenen van klanten. Dat moet dan wel consequent gebeuren. Wilt u risico’s met klanten, leveranciers én toezichthouders voorkomen, dan moet u dergelijke werkzaamheden in processen beschrijven en zorgen dat het personeel zich eraan houdt.
4. IT Hoe vaak komt het niet voor, dat organisaties één of zelfs meerdere pakketten voor een taak in huis hebben, waarvan maar een fractie wordt gebruikt? Wanneer organisaties hun eigen processen beschreven hebben, helpt dat bij het selecteren van de juiste software.
5. Effectiviteit
Hoe weet u dat u de juiste dingen doet voor uw klanten? Door het ze te vragen! Het vergt daarna nog wel wat energie om de antwoorden te verwerken in uw bedrijfsvoering. Meestal gaat het om veranderingen in uw administratieve organisatie, soms aan uw producten.
Bron:BusinessCompleet
En niet vergeten op te passen voor social engineers. In het kader van bedrijfsspionage zit de zwakste schakel nog altijd tussen het toestenboord en stoel. Een wet bescherming bedrijfsgegevens zou er moeten komen!!! (Klik hier)
